对高校档案资源电子信息化管理的思考探究

摘 要：大数据环境下，高校档案如何才能更好地完成好档案资源文件档案信息化的管理的角度思考，本文从以下方面思考：1应该有所选择性的将纸质档案处理成电子文件；2要注重档案文件格式的标准化、格式化；3可以采取档案资源电子化目录全文关联的管理方法。并提出以下建议：1应该注重电子档案信息资源的社会共享；2应该多向高校其他的部门学习。全面系统地对档案资源电子信息化管理，使档案利用更便捷，准确，更好的服务民生！

关键词：高校；档案资源；电子信息化；管理；探究

大数据环境下，高校档案资源作为教学科研的智力库，受到了重视和挑战。档案资源要想在高校发展中发挥更大的作用，就必须进行调整和改革，拓宽档案工作的发展思路。我们高校的档案管理工作者，如何全面系统地对档案资源电子信息化管理已经成为了一个我们应该认真研究的问题。

1高校档案资源信息化管理主要有以下优点

1、高校档案管理的信息化，能够大大提高高校档案管理人员在调档时的工作效率，从而可以更快捷地为利用者服务。如果文件档案信息化后，就可以直接在公共平台上输入与所需档案有关的信息，然后调出档案。这样不仅省时省力，而且在调档的同时，还可以知道档案是否已经被调动，这样就避免了档案部门工作的同志做一些“无用功”。

2、档案资源信息化管理不仅能够减少档案管理人员的手工操作的失误，而且可以让档案管理人员对全馆的各类档案案卷的类别进行全面的了解。我们每一个档案管理人员的精力是有限的，如果在原有的传统档案操作模式下。每个人只能对自己分管的、经手的部分档案的属性有了解，情况比较熟悉，查找起来相对比较快捷，但是对馆藏资源就不太熟悉了，寻找起来往往事倍功半，这样就无意中增加了档案管理部门的工作人数，加大了财政的高校财政的负担。但是，高校档案的信息化管理后，档案管理人员在自己拥有其他档案部门的权限下，就能够通过网络和档案管理数据库全部查找全馆的各类档案卷宗，使档案利用时更加全面及时、准确有效。

3、高校档案管理扫描信息化，可以减少纸质档案的进出，这样更便于重要档案的保存。我们都知道，在老式档案馆的工作系统中，相关部门如果需要查阅档案，就会使实体档案进出档案库数次，增加实体档案的磨损，这样就不利于实体档案的保管。而实现了档案的信息化管理之后，相关部门的查阅就可以直接提供电子档进行使用，这将对实体档案又多了一层保护。

4、高校档案资源的信息化管理，能够节省很大一部分的馆藏空间，减少不必要的空间浪费。对于一些重要而又陈旧的纸质档案，我们档案管理人员常常是无可奈何。通过现在的一些高科技技术如缩印，扫描等，我们不仅可以增加档案信息部门的储存量，而且可以提高档案的存储精度。腾出更大空间来进行其他的工作。

2 应该如何来进行高校档案资源信息化的管理呢

（一）应该有所选择性的将纸质档案处理成电子文件。

高校的档案馆信息量相对较大，哪些馆藏的纸质文件是值得我们档案工作人员进行数字化处理的呢？应该遵循以下三个原则：1、价值性原则，我们应该选择利用价值高、研究价值大的档案例如：上级批文、办学资质、合同类档案资料，进行数字化加工，这样才能让真正让有价值的档案永久保存，反复利用；2、按照濒危性的原则，对于急需抢救的档案，我们档案部门的工作者应该优先进行数字化处理；3、把握常用性的原则，对于常用性利用率高的档案，例如：高考录取名册、成绩表、毕业名册、毕业生登记表等。我们应该优先对其进行数字化加工。如果我们能够按照这三个原则对档案进行数字化地加工，就能够实现经费最大化地利用，减轻档案部门的财政负担。

（二）要注重档案文件格式的标准化、格式化。

只有做好了档案文件的标准化、格式化，在归档和管理电子文件的时候才能够事半功倍。一直以来，高校的档案管理都存在着标准化程度不高的问题。传统的文档管理都倾向于以纸质文件的形式进行存档，缺少相关的统一管理的标准，查找起来相对而言也十分麻烦。例如，在档案的安全保管、档案的保密级别等方面缺少相应标准。又如对密级档案封存、解密、使用等方面具体的规定也十分模糊，这样就会降低档案管理部门的工作人员的工作效率，并导致大量档案文件的价值无法得到应有的体现。不仅如此，由于教学档案的管理涉及到的专业多、范围广、内容杂，如果各个教学部门缺乏整体的规划，各行其是，就会给全校师生在档案管理、资料共享、数据查找等诸多方面带来极大的不便。

（三）可以采取档案资源电子化目录全文关联的管理方法。目录全文关联归档的方法，就是先将电子信息分门别类，整理成方便检索的目录信息，然后将电子原文与电子目录进行关联挂接，最后将电子信息的目录与电子信息的全文进行捆绑在一起的一种方法。它实现的具体思路是：将目录信息存放在关系型数据库中，而电子全文可以选择存放在文件服务器或数据库的二进制存储对象类中的任何一种。对于目录、全文、关联信息、背景类信息等电子信息，除了数据库电子信息外，其他各类信息都可以选择以文件服务器方式来存储。目录全文关联归档方式的优点在于能够立足于档案工作者的需求，只需搜索一部分的文字内容，就能够获得相关电子档案的有关信息。方便可行，不必获得所需电子档案的详细信息，这样就对档案的查找工作提供了方便之处。不仅如此，当档案部门的工作人员需要查看各类综合档案信息的时候，就可采取“电子信息背景应用环境”自动下载，并指出装载办法，这样就能够满足需查阅本机上没有安装运行环境的电子档案信息的需求。

3 在进行高校档案资源信息化管理的工作中，提以下建议

1、我们应该注重电子信息资源的社会共享。随着细信息时代的到来，在互联网信息技术的支持下，我们高校的档案管理部门可以通过互联网技术建设适合我们的信息资源交流平台，实现档案信息与校内各部门之间信息的资源共享。各高校档案管理部门之间和各个领域、行业之间也可以联合建设起档案资源共享的平台，真正实现信息资源的共建、共享。这样，我们只要投入较小的信息建设费用，就能够在各个区域建成开放性、数字化、集成化的信息资源共享服务的网络，逐步实现信息资源服务的整体化，这样就能够为全社会提供内容丰富、方便快捷的“一站式”信息资源的服务。当然，在建设信息资源共享平台的同时，我们也应该注意因此产生的电子档案信息的安全问题。

2、我们应该多向高校其他的部门学习，例如图书馆。档案部门的档案资源信息化管理，其实与图书馆的书籍整理有着异曲同工之妙。在图书馆建设网络电子图书馆的同时，我们也应该学习其先进经验。例如，在档案部门统一规范档案文件时，我们可以学习图书馆的索引方法，将成千上万的档案有序地进行编号，这样能够更快捷地索引所需的档案。又如，学生在去图书馆寻找书籍的方法，我们也可以运用到档案资源信息化的寻找中。首先，我们可以在档案馆查询利用电脑中自助搜索与自己所需档案相关的信息调取打印，如果需要查询实体档案时；然后，利用室老师根据提供的查询机中寻找的档号信息去库房调卷。这样，就能够让档案的寻找变得更加准确，方便。

总之，大数据环境下，档案管理进入网络化管理时代，高校档案必将走向电子信息化管理。我们需要全面系统地对档案资源电子信息化管理，才能使档案利用更便捷，准确，更好的服务民生，发挥档案的应有作用！

参考文献

[1]薛四新等《现代档案管理基础》21世纪档案信息化管理系列教材

[2]孙强《信息安全管理》全球最佳实务与实施指南[M].

[3]陈小梅郑添.浅议高校档案管理信息化建设的影响因素及策略分析[J].办公室业务2014（2）.

[4]刘要文《浅议高校档案信息化管理的必要胜》[J].管理学家2009（12）

[5].周应球《对高校档案资源开发利用的思考》[J].长沙铁道学院学报（社会科学版）第5卷第2期

作者简介

冯爱学，湖北工业大学档案馆，本科。