企业档案管理中的信息化建设路径探讨

吕文倩

[摘要]大数据时代下企业档案管理需要实现信息化建设，这样能够提升企业档案管理水平。本文首先对当前企业档案管理信息化建设现状进行探讨，分析管理过程中存在的问题，然后找到科学有效的信息化建设路径，提升企业档案信息化管理水平，满足企业档案管理工作需求，从而更好地为企业发展服务。

[关键词]企业；档案管理；信息化；信息系统

前言

当前我国许多企业对档案管理工作重视度不足，其信息化建设水平较低，不能满足大数据和互联网+时代下的企业档案管理需求，进而影响企业的快速发展。在这样的背景下，档案管理人员要转变原有的工作方法，企业也要做好档案信息系统建设，完善企业内部各类档案数据，建立数据库，为今后档案信息处理工作提供帮助。

1、企业档案管理信息化建设现状

我国企业档案信息化建设开始于上世纪九十年代，经过近30年的发展已经取得一定的成效，一些企业基本上实现了档案的信息化管理，但是还有部分企业信息化建设水平不足，无法满足信息时代下的档案管理要求，主要表现在以下三个方面：

第一，档案信息化软硬件设施配套率不高。许多企业在进行档案管理中依然习惯于手工操作，一些信息化软件和硬件设施相对落后，无法适应现代企业经营管理方式，进而阻碍企业的正常发展。比如企业没有购进或者建立自己的档案数字化系统、计算机设备维护不及时、管理系统安全度较差等问题，为企业的发展带来巨大风险。

第二，档案信息化管理制度不完善。企业在进行档案信息化建设时没有意识到管理制度的重要性，从而给档案管理带来较多漏洞，容易泄露企业的内部机密。比如一些档案管理信息化操作流程不明确，在操作时出现失误，使数据产生错误，给管理带来诸多不便，甚至来带不可弥补的损失。

第三，档案信息化管理人员素质参差不齐。目前我国许多企业档案管理人员的专业素质较差，他们大部分来自于其他工作岗位，没有经过专业化档案管理培训，对信息化操作不了解，不利于企业档案信息化管理工作的开展。还有部分管理人员管理观念陈旧，管理方法简单粗暴，精细化不足，一些信息没有录入到数据库中，无法为企业生产经营提供准确数据，影响企业的发展。

2、企业档案管理信息化建设路径

2.1建立企业档案信息系统

企业在进行档案管理时，需要建立完善的档案信息化管理系统。比如在整理、记录档案时可以依托网络信息技术，提升管理效率和管理水平，为企业各部门提供更好的档案管理服务。建立企业档案信息系统，首先要开发信息系统及配套软件，既要保证系统的信息容量，又要做好系统安全工作，实现档案管理的系统化，减少管理过程中的失误。比如硬件选择上要从质量入手，软件要从稳定性入手，遵循通用、实用、可靠、安全的原则进行信息系统建设，以保障系统建设质量。其次要提升系统的信息处理能力，使其能够结合实际录入数据定义操作模块，按照一定流程对信息进行加工处理，最终得到所需结果。最后要处理好档案信息系统个性化和通用性之间的关系，使档案管理系统能够与其他管理软件兼容，同时也要适应本企业档案管理特点，增强信息化系统的企业适应性。

2.2做好企业档案数据库建设

数据库是数据的一种集合，它能够按照一定的信息技术要求对数据进行处理，从而达到某种预期结果。企业在进行档案信息化管理时需要做好数据库建设工作，将更多数据信息纳入到数据库中，使档案信息更加完备，分析出的数据更具科学性，为企业发展提供更有利的条件。建设档案数据库时要从长远角度考虑，提升档案管理人员与信息技术人员的配合度，实现数据库的系统化发展。此外，建设人员要处理好人机交互工作，比如提升检索速度、降低查找难度、拓展数据容量等；还增强数据库运行的稳定性，避免程序错乱、服务器瘫痪等问题，为企业提供更有效、更便捷的档案管理服务。

2.3制定档案信息化管理准则

档案信息化管理过程中需要有科学的准则进行指导，以确保各项工作的顺利开展。制定档案信息化管理准则，第一要从企业实际状况出发，使准则适应本企业档案信息化管理要求，能够规范管理人员的操作行为，确保管理效率和管理质量。第二要明确档案管理操作流程，让档案管理人员熟悉信息化工作要求。比如在建档操作准则中，要求管理人员从电子档案和纸质档案两方入手，然后按照不同档案的要求进行记录、存储与保管，最后进行分类归档。第三要注重管理准则的前瞻性和开放性。比如要对档案信息化标准、技术、成果进行统一规定，使其能够适应本时期的档案信息化管理要求。同时相关人员也要做好兼容性与开放性工作，比如要实现管理与计算机、软件、网络三项工程的融合，充分吸收以往档案管理经验，提升管理准则的科学性。

2.4培养档案信息化管理人才

企业档案信息化建设中需要有专业化人才作为支撑，但现实中许多档案管理人员专业素质较低，无法满足信息化建设需求。加强专业化人才培养，首先要转变管理人员的思想，提升他们对信息化技术的认识，在工作中能够运用计算机、软件、网络实现对档案的系统化、科学化管理。其次要培養档案管理服务型人才，未来企业发展中档案管理部门会成为一种新型服务部门，以往单纯对档案的收集、整理、归档、编目、立卷的管理方式已经无法适应时代要求，档案管理人员更多的是要考虑如何为企业其它部门提供便捷的档案搜索、查询服务，提高档案用户体验和远程服务的满意度。最后要做好档案信息系统开发维护人才培养工作，开发出更专业的档案信息管理系统，增强系统的稳定性，提高企业档案管理水平。

2.5提升档案信息化安全保障

在进行企业档案信息化建设时，管理人员要注重安全保障工作，尤其是在互联网+的时代下，各种信息的交流增多，其不稳定因素也逐渐增加。做好档案信息化安全保障工作，就要从硬件设施安全、网络安全、系统安全三方面入手。硬件设施上要加强机房环境监控，发现老化线路、问题设备时要及时更换，排除安全隐患；网络安全上要做好网络环境监测，弥补系统漏洞，时时防范病毒、黑客、木马程序的攻击，将档案信息化管理网络风险降到最低；系统安全上要建立用户访问权限平台和日志文档中心，让用户通过身份验证进入系统，限制非法用户访问。日志文档的建立可以帮助管理人员追踪突发事件，提升系统的安全性，最大限度防止档案信息泄露问题的出现。

3、总结

综上所述，企业要想提升档案管理的信息化建设水平，就要建立相应的档案信息系统和数据库，制定出科学的信息化管理准则。此外企业还要培养专业化的管理人才，在档案管理过程中能够严格按照相关流程进行操作，确保档案数据的真实性和有效性，增强档案信息的安全度，为今后企业的进一步发展奠定良好基础。

参考文献

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