对区县档案馆加强档案资源建设的思考

付永革

摘要：本文针对区县档案馆存在的资源结构不合理、门类单一、征集手段单一、信息化程度不高等问题，提出改善馆藏结构；加大民生档案接收力度；创新档案征集工作方式；科学整合档案资源等建议。

关键词：档案馆档案资源特色档案

建立覆盖人民群众的档案资源体系，使档案工作的成果更多地体现到服务民生、改善民生上来，是新时期档案工作的首要任务。就档案馆而言，拥有档案资源的规模和质量，一定程度上决定了其地位和影响。鉴于此，区县档案馆应整合各类档案资源，优化馆藏档案结构，优化档案资源配置，建设门类齐全、内容丰富、载体多样、结构合理，具有突出地方特色的档案馆档案资源新体系，并带动档案工作向更高层次发展。需要说明的是本文所指的档案资源为狭义的档案资源，即国家档案资源的形成、收集和整合过程。

一、区县档案馆档案资源建设存在的问题

（一）资源结构不合理，内容欠丰富

大多区县档案馆馆藏建设目标不明确，对资源总体结构规划不清，致使馆藏档案资源从门类到内容很难全面反映区县社会发展的基本状况。一是从馆藏内容看，其内容断档，衔接不畅。例如，在新中国成立初期，由于档案机构不健全，各项管理不规范，致使一些具有查考利用价值的原本、底稿散失，甚至有些年代的档案出现空白。同时，内容不系统，不完整。一些重大活动档案内容不齐全，往往只有文字材料而没有照片、音像材料，不能全面反映活动的发展情况。二是从馆藏质量看，难以反映全区的历史面貌和社会发展的各个方面，不能满足多方利用需求。

（二）馆藏门类单一，民生档案数量有待增加

从馆藏档案门类看，主要以文书档案为主，其他门类档案所占比例较小。以平谷区档案馆为例，截至目前，馆藏档案313942卷件，文书档案159411卷件，占馆藏的50.77%；婚姻、教学、会计、科技等专门档案116652卷件，占馆藏的37.16%。另外，近年来，普通群众对民生档案的利用逐渐增多，档案馆也加强了对婚姻、房产、招工、知青、独生子女、兵役等涉及民生档案的接收力度，但仍无法满足人民群众的需求。值得注意的是，与人民群众息息相关的社保档案、医保档案、产权改革档案等民生档案馆藏更是寥寥无几。

（三）征集手段单一，档案馆资源缺乏特色

目前，区县档案馆专门从事档案征集的人员较少，征集手段单一，且存在盲目跟风现象，使得区县档案馆缺乏馆藏特色。每年征集的内容并不系统，也不深入，缺乏本地区农副产品、农家旅游、人文景观、风俗习惯等特色档案资料的征集，难以体现本地区的“独到之处”。

（四）档案资源信息化程度不高，资源整合力度不够，利用效果待提高

区县档案馆虽然建有网站，但是不能提供计算机全文检索，缺乏与公众的互动和交流，难以达到资源共享的目的。以平谷区为例，举办区县的改革开放成果展，往往要从区委、政府、宣传部等相关部门浩瀚的档案资料中寻找素材，工作量较大。如果在档案接收进馆后加大档案信息化程度，对某些专题进行深入整合，形成专业和专题数据库，会极大提高利用效果。

二、区县档案馆进一步加强档案资源建设的措施

（一）多措并举，改善馆藏结构，丰富馆藏内容

1.建立“大档案”资源体系，逐步建立结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。结合工作实际，档案馆应详细制定档案接收规划，制定档案接收方案，及时调整档案接收范围，应收尽收，进一步丰富并优化档案馆馆藏，确保应进馆的档案依法接收进馆，逐步建立内容丰富、结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。例如，2008年，平谷区档案馆重新制定档案的接收范围，将平谷中学、平谷三中、平谷五中三个中学纳入接收范围，将形成的教学档案、声像档案纳入接收范围。2012年，再次调整接收范围，将具有平谷地域特色的文化馆、文联、党史办、信息中心、植保站、张各庄村委会纳入接收范围，极大地丰富了馆藏。2015年，将组织部、宣传部、统战部、农委、法制办、610办公室六家单位从政府和区委全宗分出，成立新的全宗并纳入接收范围，有效保证了重点单位重点全宗档案的齐全完整。

2.突出地域特色，形成档案资源建设的多维立体结构。特色地域文化是了解地方历史和风土人情的重要资料，为体现综合档案馆的地域特色，应留存珍贵地域档案资料。以平谷区为例，逐步将具有平谷地域特色的新兴经济组织、社会组织纳入接收范围，培育档案信息资源增长点，突出档案馆社会记忆的特色。平谷区的桃文化、农家院文化在北京市很有特色，为留存这些地域文化资料，平谷区档案馆针对每个乡村的特点，率先提出“一乡一品”的农家文化，突出每个乡镇的特色。另外，部分民俗接待户建起档案墙，用“摆放实物，演示观摩”等方式招揽游客，区档案馆对这部分民俗档案提供建档指导，完整地留存了特色农家文化档案。

（二）加大民生档案接收力度，努力构建覆盖全区的民生档案资源体系

1.实施全区民生档案资源整合，加强馆室间的交流合作，实现各级资源共建共享。以平谷区涉及民生的土地和宅基地档案为例，大多相关档案已经接收进馆，少数散存在各村。为了更好地服务群众，区档案馆开发“农村档案管理发布平台”，把村级档案室也纳入区档案馆的资源范围，对相关档案实现信息资源共享，方便群众查阅。

2.整合区域内涉民单位档案信息资源，建立区域性民生档案资源共享体系。以区综合档案馆为“航母”来承载地区全部档案资源，将各类民生档案资源全部整合进区综合档案馆。如国税局、工商局、海关等不在档案接收进馆范围的市属单位的档案，其与各区县的生产生活息息相关，很多是涉及群众利益的民生档案，通过建立资源共建共享平台，提高档案的使用价值。

（三）创新档案征集工作方式，加大档案资源征集力度，有效丰富馆藏资源

1.开展多种形式的档案征集工作，采用多种手段，实现有效征集。平谷区档案馆专门成立了档案征集部门，开展口述档案征集、“一貌、二名、三重”（即区貌、名人、名胜古迹、重大工程、重大活动、重要事件）档案征集、“平谷教育”专项征集等活动，记录城市成长活动；充分借助政府、机关、收藏单位、民间收藏人士、社会团体的力量，形成主动记录与重点征集双轨并行的工作格局；开展有偿征集工作研究，创新档案征集工作局面。“十二五”期间，区档案馆将12000件平谷地区珍贵档案资料，如平谷旧貌照片、清代地契、平谷农林牧副渔各业照片、平谷蔡连元大鼓弹唱母片等征集进馆。

2.加强调研，全面了解本地区重要特色档案资源的分布、管理情况，建立档案登记制度，加大档案征集力度，逐步建立具有区域特色的档案资源体系。作为区综合档案馆，在正常开展档案接收的前提下，平谷区档案馆加大生态涵养区特色档案的接收力度。水务局、环保局等相关单位，会形成涉及生态建设、水源保护、环境保护等方面的文件资料，接收时要重点关注。另外，卫生环境和防疫工作也是建设生态涵养区的重要方面，全区各个乡镇和社区对卫生环境工作的重视程度越来越高，管理监督机制越来越完善，因此在梳理乡镇等基层单位的档案时，需把特色档案单独归纳、整理、保管，形成具有平谷区地域特色的档案专题。

（四）以加强数字档案馆建设为重点，科学整合档案资源，发挥档案馆主阵地作用

1.一是研发了“平谷区农村档案管理发布平台”，实现了区、镇、村三级档案信息的分层管理，涉农信息查阅服务，村级数字化档案管理等主要功能。预计到2020年，全区所有行政村将全部实现档案管理现代化。二是开发应用“平谷区基层档案室纸质档案数字化平台”。适用于平谷区各基层单位的室存纸质档案数字化应用程序，满足进馆单位纸质档案数字转化需要，为实现档案实体与数字化副本同时进馆目标提供技术支持，这两个平台的研发使用，对丰富馆藏资源起到了重要作用。

2.科学整合档案资源。逐步推进公民医疗健康档案、社会保障档案、林权档案、婚姻档案、土地流转档案、承包合同档案、土地管理档案、房产档案、重大活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、企业信用档案、社区建设档案等档案资源向综合档案馆的定期移交和统一集中管理，实现档案资源的有效整合和优化配置。