档案知识管理的管理框架研究*

2016-05-30徐辛酉

北京档案 2016年1期

徐辛酉

摘要：本文通过管理活动的基本要素设计档案知识管理的框架，并分析其特殊性，进而得出档案知识管理的主体宜根据自身的独立程度合理确定活动空间；档案知识管理的对象宜重点锁定知识含量相对丰富的档案类型；档案知识管理的价值集中于决策支撑价值和财富转化价值；档案知识管理的环境设置不宜追求统一，但应坚持原则性。

关键词：档案知识管理框架特殊性

Abstract：The article designs the frame of knowledge management of files from the basic elements of management activities and analyzes its particularity .The author thinks that： the main body of knowl edge management of files should determine the reasonable space according to their own independent degree ； the objects of knowledge manage ment of files should focus on all types of archives which contain rich knowledge ； the value of knowledge management of files should focus on decision-making support and wealth transition ； the environment Settings about knowledge management of files should not be the pursuit of unity ，but adhere to the principle.

Keywords：Archives ； Knowledge management； Frame ； Particularity

2000年，我国学者首次引入并论及实施档案知识管理的可能性，[1]引发了相关研究热潮，从“知识经济的视角间接涉及知识管理的有关内容，并对知识产权档案及其管理进行了集中研究”，[2]到甚至引发“档案思想的根本性变化”。[3]在此期间，档案界对档案知识管理实践的批判却一直不断。[4]这些批判可归纳为：将解决方案等同于档案知识管理系统；[5]将档案知识管理等同于人力资源管理；[6]或将档案知识管理等同于信息管理[7]等等。可以说缺乏系统性，是这些反思性结论的共同指向。为此，笔者拟从档案知识管理作为一种管理活动的视角，根据管理要素包括谁来管，管什么、为什么管，怎样管的分析框架，重点结合档案及档案工作的特殊性进行系统分析。

一、档案知识管理的主体如何定位

档案知识管理的主体定位并不明确，其原因在于一是档案部门一开始并未被赋予知识管理的职责，档案法规或相关规章制度并未明确提及；二是知识管理主体多元，从知识主管、知识项目管理者、知识工人到知识中心等。在这种情况下，档案部门如何保证在与其他相关主体既区别又联系中既不“失位”又不“越位”，决定其在实施知识管理中需结合自身特性找准定位。具体而言，档案部门开展知识管理，其主体定位视不同情况有不同特色。作为内设机构的企业档案室（馆），主要扮演参与或配合者的角色，以企业整体战略为导向，以盈利为最终目标。而作为独立机构的国家档案馆，其知识管理的推进更多体现出独立性和公益性，但这种独立性受制于馆藏结构，使其后劲相对不足。

（一）在认识转型的背景下确定主体定位

知识管理思想全面被认可始于20世纪90年代后期，引入我国不到20年，档案领域的引入时间更晚。作为知识经济时代的一种先进管理理念，各领域均在积极探索，档案部门也不例外。为此，档案部门实施知识管理时，首先需在观念上将自身定位为探索者，或是跟进者，而不是事实上的知识管理者。

（二）主体定位在于身份的追加

从时间维度看，企业档案馆（室）较早开展知识管理。面临知识经济的挑战，企业档案馆（室）更需充分发掘档案的知识功效，以增进“组织的适应性、组织的生存和竞争能力。”可以看出，具有知识管理者的身份，是企业档案馆（室）适应环境变化而对自己身份的一种追加，而并非放弃了原有的角色。即如有人在比较知识管理与档案管理的异同后发现，知识管理并不能取代档案管理。[8]在实际角色扮演中，也有学者调查发现：“从知识管理来看，文件、档案是组织核心的知识资源，但并不是组织知识资源的全部。”[9]这从侧面反映了企业档案馆（室）仅提供实施知识管理所需资源的一部分，也说明其更多体现出一种参与者的身份，而非“单兵作战”。所以，有学者认为，档案部门开展知识服务应定位于“参与”而不是“单干”。[10]相似的身份追加也适用国家档案馆。不同在于，其作为独立的公益性文化事业单位，它面向社会提供服务，扮演相应身份的独立性较之企业档案馆（室）更强。但是由于其馆藏结构相对单一，适应市场竞争压力相对不够，决定了其扮演角色的后劲相对不足。

二、档案知识管理的对象怎样锁定

档案不等同于知识。实施档案知识管理，就是从档案中抽取知识并应用知识，实现从档案到知识的有效转换。其中，必然涉及对档案知识管理对象的锁定问题，即如何有效抓取档案中蕴含的知识。

（一）档案具备知识属性，是使档案知识管理实施具备可行性的基础

“全面正确地认识档案的知识属性，是科学有效地管理档案这一巨大的社会知识财富和充分发挥它应有作用的必要前提。”[11]有效认识档案的知识属性，能为档案知识管理对象的锁定提供方法论基础，实现从可能到现实。一般认为，档案具备如下知识属性：档案是人类智慧的结晶，蕴含大量的知识；档案作为“组合”的概念，在其历史联系中可以发掘知识；在电子文件时代，“描述档案形成过程、结构、格式、形成背景等隐性知识可能比文件实体本身所记载的内容更有价值。”[12]更有学者指出：档案所记录的知识基本上都属于言传知识；每一个档案馆（室）所保管的档案，都具有明显的“本土知识”特征；大部分档案所包含的知识和信息内容具有内部性或保密性等等。[13]这些属性规定并引导档案知识管理的操作方向与实现路径。

（二）档案知识管理对象的锁定应有所侧重

从效益与效率的观点看，所有档案门类中数量较多的文书档案，或称为政务档案，“其实更多的只是信息记录，而非系统的知识结晶”。[14]加之档案类型众多，“其中既有可能转化为知识的有用信息，也有无知识价值的信息，其中不少信息只是因为追溯与凭证而需要留存。”[15]因此，其对象锁定不宜一概而论。鉴于此，有学者认为，“若在档案部门当中谈知识管理，似乎从科技档案的管理入手更适合，也更容易些。”[16]显然，科技档案蕴含更丰富的知识，对其优先实施知识管理具备更强的可操作性。另一方面是分布于社会各领域的专门档案，因其专业性带来的知识丰富性，因其信息结构的规范性使其实现知识挖掘更容易，这部分档案也应是知识管理对象锁定的重点。

三、档案知识管理的价值如何把握

纵观档案知识管理研究在我国的发展历程，从早期档案界对知识管理与档案管理关系的探讨，[17]到知识管理理念在档案管理活动中的具体应用。价值问题一直被忽视。“档案界对于知识管理的研究还只是停留在知识管理概念的简单嫁接上。”[18]“档案知识管理尤其是企业档案知识管理的研究，必须要注重学术界的研究与研究对象在实践中的应用及其效果之间的关系”[19]如何把握档案知识管理的价值？普遍认为，“知识管理的本质是知识的智能性转化”[20]。进一步分析发现，这种智能性转化又可归为两类：一是思想认识上，根据档案的凭证和参考作用，为相关主体决策提供有价值的信息；二是物质表现上，为生产力和财富的增长服务。也就是说，决策支撑价值和财富转化价值可视为档案知识管理的两个主要价值维度。

（一）决策支撑价值

国家档案馆主要面向社会提供知识服务，以公益性为主。为此，其决策支撑价值主要体现为社会价值或文化价值而非经济价值。其中又因政府掌管大量社会事务，为政府决策服务自然成为国家档案馆知识管理价值创造的主要指向。实际上，在国外，“大多将档案馆看做是政府决策的辅助机构之一，政府机关自然是档案馆的主要服务对象”。[21]在国内，也有学者提出把档案馆建设成思想库的构想，“可以提供档案信息咨询和知识服务。”[22]实践中，在我国辽宁省档案馆已经出现为政府决策提供档案专题信息简报的尝试。相较国家档案馆，作为内设机构的企业档案馆（室），其知识管理主要为本机构事务决策服务，以实现企业利润最大化为最终目标。

（二）财富转化价值

国家档案馆定位于公共文化事业单位，开展知识管理以精神财富的创造为主，如编纂档案史实，把储存在多份文件中的信息整合成系统知识；提供智力咨询，通过研究档案史料，为用户提供专题信息服务；参与历史或文化研究，直接贡献知识等。相较而言，企业档案馆（室）以物质财富的创造为最终目标，其价值链体现为知识共享，基于知识的竞争优势，价值创造，[23]并最终实现利润最大化等。

三、档案知识管理的环境怎样配置

狭义的档案知识管理，仅指对档案知识本身的管理，如知识获取，知识分类、知识应用等。但广义上看，还应包括与档案知识相关的其他活动，如组织设计、制度支撑、文化营造等。目前，档案学界普遍从广义角度理解档案知识管理。

档案知识管理具体应设置怎样的环境，通常借鉴经济领域相对成熟的模型，即“知识管理是人本管理、能本管理和知本管理的综合。”[24]即除对知识本身管理外，还包括围绕知识人的管理及环境营造。为此，有人借助数字档案馆的建设平台，把档案知识管理的环境配置设计为档案馆知识资源管理，以人为本的人力资源管理，学习型档案馆环境，以知识为对象的档案馆业务管理等。[25]或者在其他实践层面，提出注重档案馆人员的隐性知识开发，促进档案馆学习型组织的建立，推行面向知识的档案资源管理，建立面向知识管理的档案馆服务体系。[26]甚至总结后保管范式下的档案知识管理模式，即“以编码化知识管理模式、档案后保管范式为指导，以用户为中心、以需求为导向，通过档案知识积累、档案知识组织、档案知识评价、档案知识服务，以及相应企业文化营造、组织制度建设、人力资源管理、信息技术运用，满足用户对档案信息知识的需求，从而支持公司业务运转，推动企业战略落实。”[27]

可以发现，目前就档案知识管理的环境配置尚未达成一致意见，但均肯定了知识管理氛围营造的重要性。也可以认为，意见的不统一，自身也可能说明知识管理环境的设置并没有统一口径，仅需要在一些基本原则指导下灵活操作。而这些基本原则归纳起来，可概括为：组织文化氛围的培养，包括重视人力资源，倡导知识共享和知识服务的文化理念；面向知识管理的组织业务流程或制度设计的重组或变革；知识管理技术的采用等。

本文设计的档案知识管理的管理框架分别对应管理活动中谁来管，管什么、为什么管，怎样管的四个维度。作为一项管理活动，档案知识管理的上述框架设计清晰界定了档案知识管理实施的边界，结合实际，又使这种分析体现普遍原则指导下的具体问题具体分析。尽管档案知识管理的框架众说纷纭，但是不可否认的是，从管理活动的四要素分析，还原了档案知识管理的管理属性，是一种问题的本原性与理性回归。

*本文为广西民族大学2011年度校级科研项目（一般项目）“数字档案信息安全管理的顶层设计”（项目编号：2011MDYB029）的阶段性成果。

注释及参考文献：

[1]刘永，常金玲.知识管理与档案管理[J].档案管理， 2000（4）：6-7.

[2]雷慧.2006年～2010年我国档案知识管理研究述评[J].档案管理，2011（5）：64.

[3]丁华东.档案学理论范式研究[M].上海：世界图书出版公司，2011：225.

[4]翁美飞.知识管理叫好难叫座[J].科技咨询导报，2006（2）：49.

[5]瞿晓静.企业选择知识管理解决方案应避免的五个误区[J].图书情报工作，2005（1）：87-89.

[6]付兵红，彭礴.知识管理认识的误区[J].华东经济管理，2005（3）：65.

[7]王海英，王树芬.浅析知识管理的误区[J].科技情报开发与经济，2005（10）：181.

[8]贾玲，刘彤，周晓林等.知识管理不能取代档案管理——再论档案管理与知识管理的关系[J].档案学研究，2015（2）：75-79.

[9]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58.

[10]周毅.政府信息公开进程中的现行文件开放研究[M].北京：群言出版社，2007：227-228.