如何提高档案管理的科学化水平

袁晓坤

[摘要]档案管理制度不完善，软件应用得不到统一，工作人员素质水平偏低以及领导干部重视程度低，是现阶段档案管理工作中存在的主要问题。文章针对此类问题探讨了有效的解决方案，并提出加快制度完善，建立科学的管理体系等建议，帮助提升工作完成质量。

[关键词]档案管理；科学化；管理水平

一、目前我国档案管理存在的问题

1、档案管理的制度不够完善

档案管理任务开展形式过于散漫，针对基层工作人员尚未形成完成的制度体系。缺少有力的约束，出现信息资料丢失等安全问题也不能在短时间内解决，这一现状直接影响到档案管理任务的开展。虽然随着经济的发展，我国的档案管理也在不断地实现信息化、科学化，但是由于各种原因，我国档案管理的信息化水平、科学化水平不高，其中的原因就是档案管理的制度不够完善。比如各地所使用的档案管理的制度和规范都是不统一的，所以导致不同地区的档案信息很难整合在一起。

2、企业所使用的档案管理软件不统一

开展档案管理过程中，需要借助信息化设备来完成，在编写好的计算机软件中，工作人员将信息录入到其中，根据使用需求进行搜索、备份、存储。档案管理的大体流程都相同，但管理工作开展过程中，所使用到的软件并不统一，也常常会出现软件故障造成的信息丢失。通过存储备份能够将信息复原，但常常出现故障也会对工作开展效率造成影响。也因为我国档案管理的制度不够完善，甚至是不同的企业所使用的档案管理软件也不统一，所以目前我国档案管理存在的问题之一就是企业所使用的档案管理软件不一致。也正是因为这个原因，从而导致我国人员的档案信息无法得到很好的共享，从而无法很好地提高我国档案管理的科学化水平。

3、档案管理人员的专业素质不高

缺乏专业的档案管理人才，也是造成管理质量下降的主要原因。普遍存在的现象是基层工作人员对信息化设备操作不熟练，出现问题后也不能及时处理，增大了管理环节的风险。目前我国档案管理存在的最大问题之一就是档案管理人员的专业素质不高，要提升我国档案管理的科学化水平，首先就要确保我国档案管理人员的专业素质。因此导致我国档案管理的科学化水平不高的原因之一就是我国档案管理人员的专业不高。比如，大部分的档案管理人员都不是档案管理专科毕业的，甚至有的档案管理人员是完全没有相关的档案管理工作经验或者知识的。

4、领导干部重视程度不足

虽然档案管理工作已经在大部分基层单位中开展，但并没有得到领导干部的足够重视。基层档案人员是根据制度标准来完成任务，自我约束能力差，如果领导在布置日常任务期间，内能渗透加强档案管理的理念，工作期间很容易出现严重的失职问题。档案中的信息不能得到有效更新，一些人员奖罚或者调动已经在现实中真实发生，但档案中仍然记录原始的内容，造成了资料信息失真，档案管理工作依然在进行中，实际效果并不明显。这不仅造成了资源浪费，也会增大企业的运营风险。

二、解决我国档案管理存在问题的办法

1、完善我国的档案管理制度，提高档案管理的科学化水平

要提升我国档案管理的科学化水平，就要完善我国的档案管理制度，完善我国的档案管理制度包括三个方面的内容，一是要从宏观角度出发，根据各种法律法规来完善各个档案管理部门的相关法律法规，从而提高档案管理部门的规范性和统一性。二是要加强档案管理的责任制制度，提高档案管理人员对于档案管理的重视，从而督促他们更好地完成档案管理工作，比如完善档案管理部门的人员责任制，落实各个档案管理人员的工作职责，从而更好地确档案管理工作的完成。三是完善档案管理的监督和审核，档案管理部门的上级领导应该加强对档案管理工作的监督和审核，严格地对待档案管理工作，从而更好地完善我国档案管理的制度。所以，要提升我国档案管理的科学化水平，就要完善我国档案管理的制度，从法律法规、部门制度等方面来着手提高档案管理的管理效率。

2、加快档案管理的信息化建设，提高档案管理的科学化水平

因为目前我国档案管理信息化建设存在的问题之一就是企业所使用的档案管理软件不统一，所以要提升我国档案管理的科学化水平，就要加快我国的档案管理信息化建设，加强各个企业之间的档案信息共享。加快档案管理的信息化建设，不仅可以有效地提高档案管理的工作效率，还能确保档案信息的完整性，所以国家应该加强对档案管理的硬件设施的资金投入，完善档案管理部门的档案管理设施，从而更好地实现信息化。还有，档案管理部门还应该借助信息化技术来建立完善的电子档案，网络信息共享平台，即使不同企业所使用的档案管理软件不同，也能通过网络信息共享平台来共享相关的档案信息，从而减少档案管理过程中档案信息收集的时间，提高档案管理的工作效率。所以要提高我国档案管理的科学化水平，就要加快我国档案管理的信息化建设，完善各种电子档案以及网络信息平台。

3、提高档案管理人员的专业素质，提高档案管理的科学化水平

档案管理人员的专业素质对于提高我国档案管理的科学化水平有着非常重要的作用，所以在进行档案管理的科学化建设的过程中，就要提高对档案管理人员的专业素质。提高档案管理人员的专业素质有两个途径，一是从招聘着手，二是从培训着手。首先，要提高档案管理人员的专业素质，就要提高档案管理人员的招聘要求，确保档案管理人员的专业素质，比如增加招聘过程中的考察环节，对面试人员进行笔试、面试以及实操的考察，从而更好地提高档案管理的综合素质。其次是从培训着手，随着信息技术的发展，档案管理的方法也在不断地发展，所以档案管理部门就要对档案管理人员进行定时的专业培训，比如每年都要对档案管理人员进行两次的培训，也就是每半年对档案管理人员进行专业的培训，培训的老师应该是专业的档案管理人员，可以从档案管理人员中进行挑选。

4、加强档案管理体系的建立

档案管理工作需要完善的制度体系，不同使用方向的档案在管理过程中也会出现制度差异。基层工作人员要明确这一特征，不断的总结工作经验，同时也要对存在的风险隐患因素做出总结，这样能够便于针对不同使用需求来制定管理计划，工作开展期間也不会受到风险因素影响，造成档案内的重要信息丢失。档案管理并不是将全部信息都录入到计算机设备中，而是在前期工作中对信息进行筛选，避免无用信息影响档案管理的进度。建立完善的体系，能够帮助约束基层工作规范性，违规操作的问题也能得到解决。

小结

在档案管理工作中，档案管理人员必须坚持以科学为管理理论，充分引进现代化科学技术，使档案管理工作朝着科学化、规范化道路发展，不断提升档案管理工作效率及员工综合素质，提升档案管理科学化水平，从而为广大用户提供更优质的服务，使档案资料最大限度发挥作用。

参考文献

[1]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊，2014（03）.

[2]冯久龙.提高档案管理科学化水平的有效措施分析[J].科技创新导报，2012（02）.