提高档案人员素质的新要求及对策

李玉滨

[摘要]近年来，档案人员在我国信息化管理工作中的地位越来越重要，本文就提高档案人员素质提出新要求及对策进行分析和建议。

[关键词]档案队伍；素质；新要求；对策

档案事业的发展离不开精通业务、善于管理的高素质档案队伍。因此，各级档案部门应当充分了解档案队伍素质现状，深刻认识提高档案人员素质的重要性和紧迫性，培养一支既能适应现代档案管理工作需要，又能服务社会大众的复合型档案人员队伍。

一、现代档案管理工作特点及档案人员素质的新要求

1、现代档案管理工作凸显出档案信息数字化、管理智能化、信息利用网络化的特点

计算机技术的快速发展，促进了计算机在档案工作中的应用与普及，计算机数字化技术将大量的档案信息用数字来表达、存贮，实现档案计算机智能管理；计算机网络技术超越时空的界限，为异地利用创造条件，存贮的档案信息通过计算机网络来联网、沟通，使档案信息更加畅通，档案利用率更高，实现了档案信息资源高度共享。

2、档案管理工作的新特点决定档案人员应具备新素质

做好档案管理工作不仅需要档案人员具备较高的政治素质，扎实的计算机、网络和通讯方面的基础知识，而且还须具有一定的档案信息素质。档案信息素质主要包括信息意识和信息能力。

二、我国档案人员素质现状及原因分析

1、我国档案人员素质现状

现代档案管理对档案人员的要求越来越高。虽然我国档案队伍整体素质有较大提升，但仍存在不足之处。主要表现为：（1）档案队伍知识结构参差不齐，显露整体专业知识贫乏。档案人员队伍中，档案专业毕业的人员只占少数一部分，其中，一部分是未受过任何档案专业培训的。（2）高层次人才缺乏，整体业务素质不强。由于档案人员队伍整体专业知识贫乏，高级专业技术人员少、复合型档案管理人才缺乏，常常出现对归档范围不清楚、档案工作收集不齐全，不懂档案管理流程、案卷标题拟写不准确、档案保管期限划分标准宽严不一等情况。（3）信息素质整体水平不高。一是观念陈旧，对档案信息价值认识不足，缺乏档案信息意识。二是相当一部分档案人员缺乏档案收集、整理、分析、处理和利用等方面知识的系统学习和培训，对纷繁复杂的档案信息不能迅速作出鉴定，对有价值的档案信息缺乏深加工、新开发、快传输、厚存贮等档案信息化处理。（4）创新能力差。首先，表现为理念创新和档案价值创新不足。部分档案人员仍把档案定位于传统的管管查查的死资料上，没有用档案是信息资源的新观念来看待档案，没有形成主动为社会提供有效服务和超前服务的理念，在深度、广度上没有拓宽原有档案的利用价值。其次，是知识结构更新滞后。很大一部分工作人员没有注重创新知识结构，缺乏自主学习的积极性，理论知识与管理技能不能满足现代档案管理工作的需要。再次，是档案管理手段缺乏创新，仍以手工管理为主，甚至有部分档案人员根本不会运用计算机处理档案信息资源。

2、我国档案队伍整体素质偏低的原因分析

造成档案人员队伍整体队伍素质偏低的原因很多，有历史的，有认识上的，也有现阶段中国特殊国情所特有的。（1）领导不够重视。基层档案室在单位中属非业务部门，不能为单位带来立竿见影的效益，而且保管档案还需要一定经费，很容易被单位当作包袱，得不到应有的重视。档案管理设施不到位，特别是信息化基础设施建设水平偏低，档案人员也缺乏系统学习相关知识和技术的机会。（2）档案教育缺位。目前，全国近两千所普通高校等院校中，设立档案专业的院校屈指可数。学科前沿知识缺乏，学生学习兴趣不浓。在职人员没有树立终身学习理念。（3）档案人员队伍稳定性差。档案人员调整频繁，流动快，稳定不住的问题比较突出。由于机构调整，有些单位的档案专职人员成了兼职人员，兼职人员调整性更大。频繁调整与更换，使档案人员掌握不了必备的档案专业知识，熟悉不了档案工作情况而无法进入档案管理角色。（4）缺乏有效激励机制，档案人员待遇差。当前，一些单位缺乏有效激励机制，存在“干多干少一个样、干与不干差不多”的现象，导致部分档案人员缺乏上进心。此外，档案人员待遇普遍较差的现象依然存在。学习上，档案人员外出学习培训机会少，获知外界信息的渠道非常狭窄。

三、提高档案人员素质的对策

1、转变观念、充分认识档案信息价值链

主管领导和档案人员要充分认识档案是具有价值的信息资源，其价值体现在形式、管理和利用过程中。档案信息的形成、管理和利用各个环节之间紧密联系。形成一个完整的链条-----档案信息价值链。各级领导应具有档案信息价值链理念，并贯穿于整个领导决策之中，使档案价值不断增值。同时，对档案工作的关心、支持要真正落到实处，包括档案管理所需软硬件建设资金的保障；档案库房、办公用房的建设；档案管理制度的贯彻实施；给档案人员更多精神层面上的人文关怀等。

2、加强档案教育工作

（1）加大全国各大中专院校档案专业的办学力度，特别是西北部地区。创新大中专院校档案专业教育，包括专业设置、教学内容、教学手段以及教学方式等，借鉴国外档案成功教育经验，对在校档案专业学生加大实践课的比例，强化案例教学，采取多样化的教学方式；要创新教学手段，充分利用多媒体，远程教育等现代教学手段；课程设置应立足于专业课程的基础上，增设与档案专业相关的历史、行政管理、法律、信息工程等科目。

（2）加强在职人员业务培训，提高业务素质，特别是信息素质。第一，培训工作要长期化、制度化，避免“运动式”的短期行为和随意性。只有这样，档案在职人员的知识结构和管理技能菜能跟上时代发展的需要。第二，培训面要广。既要对领导进行培训，也要对普通工作人员培训；既要对非档案专业毕业人员培训，也要对档案专业毕业人员培训；既要对专职档案人员培训，也要对兼职档案人员培训。第三，培训内容要灵活、实用，做到与时俱进。第四，培训方式要多样化。既可以采取实体班集中培训模式，还可以采用自学、学术研究、业务交流、主题讲座等个性化的培训方式。第五，培训考试要规范化。档案培训考试是档案业务培训的重要环节，是检验培训效果的重要手段。考试中不但要严肃考场纪律，而且考试方式要规范化，避免主观性和随意性。

3、实行有效激励机制，稳定人心，稳定队伍

（1）建立有效于提高业务素质的管理机制。一要建立岗位目标责任制。档案管理部门应根据实际情况，将工作细化、量化，制定档案工作管理目标、岗位责任等一系列管理制度。二要完善考核制度。制定考核标准，定期对本单位档案工作进行评比和总结，主管部门要適时进行监督和指导。将考核结果作为档案人员评奖评优、干部续聘、晋职、提拔的依据。三要完善奖励制度。对工作业绩突出、业务素质较高的单位和个人，要适时进行表彰和奖励；对责任心差、工作平庸的干部进行批评，对不适应岗位工作的人员要及时作出岗位调整；对加强业务学习并获取相关证书的人员给予一定奖励；对勤于科研并取得成果的人员应根据科研成果的大小、层次的高低给予相应的奖励。（2）建立健全提高档案人员待遇、稳定队伍的保障机制。一定要贯彻依法治档的思想，依法保障和落实档案人员的权益，二要为档案人员建立正常的年度进修学习的机会；三要切实改善办公环境，真正做到事业留人、待遇留人、感情留人。