物价局电子档案管理的重要性

宿微微

【摘要】电子档案的内容真实地记录了物价局的各项工作，是维护国家、集体、个人权益的重要法律信证。随着网络技术的快速发展，电子文档的管理工作备受关注。本文从电子档案的特点出发，阐述了物价局电子档案管理的重要性以及实现有效管理的途径。

【关键词】物价局 电子档案 管理

随着我国信息化程度的不断推进，传统的手工管理方式已经无法满足如今管理的需求。因此，将传统的手工管理模式电子化管理转变成为相关档案管理及利用部门的迫切要求。物价局在经济发展、企事业单位的精神文明建设中发挥着重要作用。加快档案信息电子化系统建设是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。电子化使得机读形式的档案信息具有真实性、有价值性，从而推进档案信息电子化建设的步伐。

一、物价局电子档案的特点

1有效性

由于物价局档案信息的涵盖面广泛，且多数的资料都是第一手资料，因此存档的信息有着很强的真实性和有效性。所存档的信息可以很好地反应一个区域的经济管理状况，在现实的使用过程中档案信息也有着极强的适用性。

2易损害

电子档案的信息需要依赖于载体的存在而存在。载体材料大多为磁性物质和光盘。光盘常用的记录易产生物化性质变化的材料。这些材料和磁性材料易与酸性、碱性物质发生反应、易出现磁道损坏等问题。尤其是紫外光足以破坏载体剩磁的稳定性。在信息的安全性上还有电脑病毒的严重威胁。在管理上，电子档案要遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、利用和统计。另外还易丢失，物价局电子档案在网络环境中可能存在安全漏洞，极易造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的推广。因此，应该准备好紧急应对的方式以确保档案信息公开的安全性。

3使用方便

电子档案几乎无重量和体积可言，其可以将文字、图形、声音、影像等多种媒体信息搭配成电子档案的内容，使电子档案不容易丢失信息。纸质文件经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。电子文件的增、删、改等都很方便，而且改后保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合极大降低了档案管理人员的工作量。并且电子档案具使之对检索更加简单、方便。其次，能够实现资源共享。电子档案由于不受时间和空间限制，可以同时发给若干个网络终端，使利用者摆脱时间和空间的制约。

4唯一性

物价局档案信息不仅仅所涉及的内容面广泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一个企业所涉及的信息资料都存入专门的档案管理中都是第一手资料，具有不可复制性。每一个信息资料有着较强的独立性，因此一旦出现丢失的情况会很难 修复和查找。因此，物价局电子档案信息的存档和保管需要更加地谨慎，才能更好地发挥其价值。

二、物价局电子档案管理的重要性

1电子档案是物价局管理质量的反应

电子档案涵盖了从调查开始到验收的全部信息，可以客观直接地反应整一个地区的经济运行过程。从某种意义而言，电子档案是物价监督活动直接作用下的产物，因此，可以帮助我们来检查某些企业或者是商家的运营情况。如果在使用过程中发现问题，可以通过电子存档的资料来找出相关的问题，来更好地发挥其有效监督的作用。

2电子档案质量管理与物价局服务管理是优化统一的整体

有利于掌握一个地区的经济运行过程，同时更好地明确了其中的责任利益归属以及经营中所涉及的所有细节问题，利于经营者把握更好地把握市场价格以及控制涨幅度。

三、物价局实现电子档案有效管理的途径

1加强人员管理

电子档案安全管理关键在于人员的管理，必须加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范非蓄意的人为疏失。对于利用档案信息者，先确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下确保电子档案的唯一性和公信力，同时要进行加密处理，电子档案存储设备必须只允许指定负责人员进入。

2提高电子档案规范化水平

档案信息电子化首要的是档案业务要规范，要推进档案电子化建设必须抓好档案规范化，把握好两者的辩证关系。

3构建行之有效的建设体制

新技术的广泛应用促进了档案事业的发展，但因档案工作有其自身的特点，网上利用档案文件信息的要求越来越高，档案部门应该根据“全国档案信息化建设实施纲要”，以扩大档案信息资源开发利用为目标推进档案资源信息管理信息服务网络化的进程，促进档案事业为改革开放和现代化服务。同时建立电子档案网站，方便百姓利用，电子档案网站是为百姓服务的，而不是仅仅是为档案专业人员服务的。网站建设应以用户需要为宗旨把利用工作做到实处。因此，档案网站应支持非正式用语的检索。

4强化电子档案的检测与维护

4.1减少信息丢失率

电子档案的记录载体会出现自然老化或磁性衰减的现象从而导致信息的丢失。因此每年至少应该进行一次，采用科学的采样方式检测载体外观上是否出现物理损坏或变形外表是否清洁、有无霉变现象，内容上进行修正或更新。

4.2采用先进的安全防护技术

一是身份验证， 为了防止无关人员进入系统应当在其访问之前对其身份的合法性进行验证；二是对文档进行加密保护， 对重要的电子文档采用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等来加密；三是安装防火墙，防火墙通过保护层强制性地使所有的访问或链接都必须经过检查，采用过滤技术、代理服务技术和状态监控技术等构建多层次的纵深型的防护体系。

总之，物价局电子档案工作要以改革求加强，以创新求发展，为我国的经济发展做出贡献。

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