浅析高校教学秘书提升工作效率的必要性及方法

张莹　许艳红

摘 要：伴随高校在招生规模与教学质量方面的竞争日趋激烈，高校教学管理工作愈来愈庞杂，迫切需要身处教学管理工作一线的高校教学秘书能够与时俱进，提升管理能力，提高工作效率。笔者结合自身工作经验，对提升教学秘书的工作效率的必要性及方法进行了浅析。

关键词：高校 教学秘书 工作效率

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）05（b）-0151-02

1 高校教学秘书提升工作效率的必要性

1.1 由教学秘书的工作性质及内容决定

教学秘书，是高等学校院（系）级教学管理工作中的一个及其重要的岗位。其定位既属于教学工作管理者，又是服务者。校院二级管理模式决定了教务秘书工作需接受院（系）相关院长及教务处的双重领导；同时，由于教学管理工作呈现纵横交错的网络关系，涉及到“教”与“学”的方方面面，则决定了教学秘书的服务对象即有教务处，又有院级领导、系（室）主任、教师、辅导员以及学生等。由于教学秘书工作职责范围甚广，大到培养计划修订，小到课表编排、调课、打印学生成绩单、监考安排、教材征订等都与教学秘书息息相关。这种服务受众复杂多样，针对人群涉及面广，对教学管理工作的全程参与，决定了教学秘书工作内容和状态呈现出繁、杂、忙、乱的现象。故而，提升工作效率对教学秘书而言尤显重要。

1.2 高校规模化、产业化发展的必然要求

2012年，全国高校录取学生人数为685万，2013年694万，2014年698万，2015年则为700万，呈逐年上升趋势。高等教育已由从前的“精英教育”正转向“平民教育”。在校生人数的不断增加，专业的增设、课程设置的增多，教师队伍的急剧扩大使得高校教学秘书的工作任务成倍加重，但绝大部分高校教学秘书编制与岗位却没有增加，这使得教学秘书工作任务更加繁重。以笔者所在学院为例，全院48个班级1 400多名在校学生、6个专业方向、6个系（教研室），加1个中心实验室，近百名专职教师，却只配备一名教学秘书。工作千头万绪，如果不提升工作效率根本无法胜任此项工作。

1.3 高校教学管理改革发展的迫切需要

进入新世纪以来，各类高校不仅在招生规模上不断地扩大，在办学质量方面也存在激励竞争。这就要求各类高校不断地更新教学管理思想、引进新的教学管理模式与方法。如，本科教学水平评估开展、工程教育專业认证的申报、大学生创新实践系统、毕业设计管理系统、毕业设计查重系统等的引入及使用，这一系列的创新改革，新系统、新技术的使用都对教学秘书工作能力提出了更高的要求，如何从繁杂的事务中抽身学习这些新的方式方法，推进教学管理改革，提升工作效率是关键。

2 高校教学秘书工作效率提升的几点建议

2.1 增强自身责任感、培养良好积极的工作心态

《大学》中说：知止而后有定，定而后能静，静而后能安，安而后能虑，虑而后能得。意为：知道应达到的境界，你的志向就能坚定；你的志向坚定了，就能慎静不躁；你能慎静不躁，就能心安理得；能心安理得虑事则能周详；虑事周详亲力践行，就能有收获。因为服务受众过多，许多教学秘书工作兢兢业业，却常被各方面埋怨，从而对工作失去热情与耐心，处理事务时开始出现拖拉及推诿现象。故而，一位优秀的教学秘书应该树立“服务育人”的职业荣誉感及责任感，培养良好的工作心态。心态平和端正，遇事就能不急不燥，就能静心思考、周全安排，协调好各方面的关系，避免差错及过失，从而有助于提高工作效率。

2.2 明确工作职责

教学秘书处于教学管理队伍最低层，职业地位不高。虽然教学秘书工作归到“教务处”，但因其服务“教师”及“学生”的特性，在实际工作中，各部门都会联系教学秘书，很多事情不属于教书秘书的职责范围，也会因为布置者个人方便安排教学秘书去通知传达及完成，或是本来走“学工线”更容易安排下去的事务，却偏要走“教务线”下达，无形中降低了工作效率，加重了教学秘书的工作负担，使教学秘书长期处于高负荷的工作强度之下，身心各方面都受到伤害。故要想提高工作效率，教学秘书必须确立原则、学会拒绝，明确责权；同时以最有效的工作方式进行安排，以期达到工作效率最大化。

2.3 规范工作程序

规范工作程序是提高工作效率的关键之一。尽管教学管理工作庞杂、繁琐且时效性强，但却有其自身的规律。如果教学秘书能够积极探索教学运行规律与教学任务之间存在的联系，对教学管理涉及到的各阶段的工作要求、性质及特点进行清晰地把握及认识，寻找到科学合理的工作方法，就能做到事半功倍，从而提高工作效率。

（1）对常规工作做到未雨绸缪，提前计划和安排。例如：笔者刚担任教学秘书时，就从一位老教学秘书那得到启示，将全年常规性工作分学期列一张表，对照表格，提前安排，从容渡过了工作适应期；如，对办理程序繁琐、咨询较多的项目，拟定程序说明或问答集锦上传到学院网站或是建立专门的文档提供给来办理的人员了解，就能减少很多中间沟通环节。

（2）对临时工作分清轻重缓急，科学合理安排时间。如，学校各部门下发的通知，需要通知系室主任传达的，急的要当即发送，不急的保留两三天集中编写邮件或短信，即提高了教学秘书的工作效率，又方便了系（室）主任工作集中安排。

2.4 提升信息化管理水平

随着高校办学规模的不断扩大以及教学管理改革力度的增强，各类高校对个性化需求和信息更新速度提出了新的要求，信息化管理水平的高低开始成为衡量教学秘书工作能力的重要指标之一。对现代化技术手段的充分运用能帮助教学秘书提高管理效率。具体而言，可通过以下几个方面实现信息化的教务管理。

（1）熟练掌握各种信息系统实现教学流程管理和教学资料保存的规范化。如，教务系统实现教学任务落实、学生成绩统计、学籍查询功能，毕业设计系统实现了毕业设计安排及流程控制、毕业设计资料上传、修改和存储功能。

（2）现代化的通信方式如邮件、QQ、飞信、微信的熟练操作及运用。

（3）对各类教学活动中获得的信息进行归纳、总结及处理，从而得到准确有效的教学管理数据及情报，为领导及各部门决策提供帮助，从而达到规范教学管理流程，提升教学管理工作效率的目的。

2.5 培养创新思维、加强自身修炼

随着高校办学规模不断地扩大，对办学质量的要求不断地提升，教学管理工作越来越繁杂。因循传统的工作模式及方法只会让教学秘书疲于应对，身心俱累。要想提升工作效率，必须进行管理创新，培养创新思维。在管理工作中注重探索规律，寻找新方法。例如：我们学院的监考安排，之前的教学秘书都是直接安排到年轻老师，从而导致部分教师监考科目太多，压力很大。笔者接手后，将以前的部分做法和该院新推行的学业导师制结合起来，科目的主监考仍然由开课系室安排，但副监考由相关班级学业导师承担。这样，监考安排的工作效率明显提高。同时，由于有制可依，公平公开，老师们也无异议。

2.6 建立积极正向的人际关系，降低沟通的时间成本

古人云：人情炼达皆文章。良好的人际关系也是一种重要的资源，能帮助我们降低工作推进的时间成本，尤其在处理一些急要事务时。教学秘书的工作有很大一部分是上传下达，涉众面很广。如果不能和系主任、辅导员以及教务处等各部门人员建立良好的关系，做起事情来会觉得举步维艰，这将极大地影響到工作效率。故教学秘书应当在工作中注意换位思考，主动配合别人的工作，这样也能在自己工作中有需要时及时得到别人的响应，提高工作效率。

综上所述，作为高校最基层的教学管理工作人员，教学秘书只有意识到提升工作效率的必要性，在工作实践中不断地探索、创新、完善以及总结提升工作效率的方法，才能从容应对本职工作，提高管理水平及管理能力，从而为高校的可持续发展奠定坚实的基础。

参考文献

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