浅谈二级学院办公室工作的重要性

摘 要：在高校新一轮改革的形势下，二级学院办公室作为职能管理机构凸显出愈来愈重要的作用，如何发挥其参谋助手、桥梁和枢纽及服务和综合作用，同时办公室作为综合性办事机构又如何提高办公室人员的素质，增强服务意识，提高办公效率。

关键词：办公室；职能；作用；要求

二级学院办公室是学院党政组织的左右手，或者叫工作机构。是直接为党委、行政办事的，处在承上启下的地位，在学院的各项管理工作中发挥其应用的地位和作用，二级学院办公室管理工作直接决定了学校整体管理工作的质量，对学校整体工作影响极大。

在高校新一轮改革的形势下，二级学院办公室作为学院的职能管理机构，如何在学校和学院的发展决策过程中，作为领导的参谋助手，主动参与到学院的各项工作中去，协调处理好校、院两级工作关系；如何在决策后的实施执行过程中起到督促、检查作用。因此，二级学院办公室必须确立为校、院两级教学科研服务的指导思想，在努力做好日常工作的同时，紧紧围绕学校管理的总体方案、目标、要求，结合二级学院的发展思路，扎扎实实地做好基础工作，并注意提高办公室人员的素质，使二级学院办公室积极参与学院教学和科研等重心工作中，充分发挥办公室两个的参谋助手作用。

首先是要加强办公室人员的思想建设和业务学习，不断提高政治思想水平和理论政策水平。二级学院办公室是学院工作的中枢系统，主要是为学院领导提供服务和协助学院领导处理问题，工作的政策性很强，这就要求办公室人员不断加强思想建设，不断加强理论学习，以习近平总书记“党的群众路线教育实践活动”的一系列重要思想为指导，认真学习贯彻党的十八大精神，不断提高执行党的基本路线的自觉性，在政治思想上、行动上与党中央保持高度一致。不断加强业务知识的学习，提高自身的业务素质和工作能力，确保管理工作的顺利进行。

其次办公室是各级管理部门的综合性办事机构，行政管理是其主要任务有：一是为领导提供情况；二是领导决策以后参与贯彻实施；三是对学院决策前后出现的一些矛盾进行协调，还要把好文件关；四是承担处理领导机关的一些日常事务。总而言之，既要参与政务，又要处理事务，还必须搞好服务。

一、办公室的职能

1.参谋助手作用

参谋是办公室工作人员在辅助领导决策过程中应承担的重要职责。因此办公室人员要根据学院领导确定的目标，深入开展调查研究，广泛收集有关信息。随着学校改革的深入发展，新情况、新问题不断出现，二级学院办公室要充分利用自身职能，积极收集包括文件、资料及各种数据在内的各种有关信息，作为学院领导决策地参考。办公室人员应在为领导出谋划策方面多下工夫，真正发挥其参谋助手作用。

2.桥梁纽带作用

二级学院办公室是联结学院领导、学校职能部门和学院广大师生员工的一座桥梁，是上情下达、下情上达的枢纽。办公室虽然不是直接的决策系统、指挥系统和执行系统，但它确是这三个系统协调的一个重要部门在三个系统之间发挥调控的枢纽作用。总之千针万线要从办公室这个“针眼”里穿过。

3.强化服务作用

办公室人员要不断加强理论学习，以习近平总书记“党的群众路线教育实践活动”的一系列重要思想为指导，认真学习贯彻的十八大精神，牢记全心全意为人民服务的根本宗旨，不断强化服务意识，增强服务的主动性，创造性的开展工作。在服务工作中，核心是，基础是群众。全心全意为人民服务是办公室人员应具备的基本品质。同时，在工作中要处理好领导与被领导之间的关系，做到服从而不盲从，尊重而不奉承，请示而不推诿。

4.综合协调作用

综合协调作用贯穿于办公室工作的各个方面。二级学院办公室在把大量的时间和精力花在文件的协调、会议的协调、各种拟办意见、学院决定事项落实的协调等方面。由于工作的关系、人员思想的不同，许多不是问题的问题，也会产生对立、僵持、激化，这就需要努力地加以协调；在实现学院某一工作目标时，常常要由几个职能部门共同地参加才能完成，所以办公室人员要有强烈的全局思想，要坚持从学校和学院发展的全局去思考、筹划、安排和处理问题，既要考虑学校每一阶段的总体部署，又要兼顾学院的发展，综合协调工作才能周到，才能减少矛盾。

5.档案管理作用

学校档案是学校各级组织和个人在教学科研管理過程及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。档案具有很强的记录性、原始性。档案工作是二级学院办公室管理中的一个重要组成部分，这就要求办公室人员在平时要树立档案意识，注意收集、积累和整理档案资料，并按照公文处理有关规范，做好档案管理工作。使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化。二级学院办公室应按照学校的要求定期将档案资料归入校档案室保管，使其得到充分的利用，从而更好地为学校发展做出应有的贡献。

二、办公室工作人员的素质

二级学院办公室是学校的窗口，工作作风直接反映学校的精神面貌，因此，这就要求我们办公室工作人员不断加强学习提高自身素质，更好地发挥二级学院办公室管理工作的重要作用。

首先，办公室的工作人员在政治上要过得硬，在行动上必须同党中央保持一致，以学校、学院总体发展为出发点，要有光荣感、责任感、不能有优越感、特殊感。不发表不利于团结的言论，即使有不同意见，也要下级服从上级、个人服从组织。

其次，办公室工作人员要具有较强的政治素质和业务能力，要有一个好的工作作风，树立全心全意为人民服务思想，要时刻牢记自己的工作职责与任务，树立大局意识、责任意识、参与意识、服务意识，要讲求效率、讲求质量，要有奉献和甘为人梯的精神。不断改进工作方法、提高工作效率。

三是，办公室工作人员要对自己高标准严要求，在各个方面都要以身作则，办公室人员对上服务于学院领导，对下服务于学院广大师生，所以遇到的困难、临时性、突发性的工作较多，甚至有时出力不讨好，在工作中稍出一点差错，就会引来意见一大堆，成为诸多矛盾的焦点，造成办公室管理人员心理压力大、工作态度消极等问题。这就要求办公室人员以时刻牢记以主人翁的态度服务广大师生，去赢得别人对自己的尊重，以自己的能力去树立办公室人员的良好形象。

四是，办公室工作人员在不断加强理论学习的同时，要不断地提高自身业务素质，加强业务学习，以适应新形势下教育改革创新发展的需要，特别是要重视对现代办公手段的学习、掌握和运用。努力提高自己的综合分析、文字水平、办事能力等综合素质。

五是，二级学院办公室是学校各级组织沟通和协调各类关系的枢纽，是学校各级管理部门的综合办事机构。随着科技进步和教育改革的发展，知识更新的速度日新月异，办公室管理人员必须具有超前意识，树立终身学习的理念，不断提高自身的业务素质，不断更新知识结构，掌握办公室管理的最新理念、最现代化的方法和手段，从而适应不断变化和发展的高校管理工作。因此对办公室工作人员就要求转变观念，增强服务意识；转变工作作风，提高服务质量，同时要牢记“全心全意为人民服务”的思想，切实为学院广大师生员工服务，为学校和学院的教学科研服务，高质量的完成各项工作，确保学校、学院各项目标任务的顺利完成。

六是，二级学院办公室属于机要部门，对学校政策、上级明文规定的章法、制度，要做好贯彻执行，必须坚持原则，不得随意“变通”。另外保密工作又是对二级学院办公室人员的一个严格要求，很多文件、档案具有很强的政治性、政策性、时间性和保密性，必须掌握原则做好保密工作。任何细小的差错，都有可能造成严重的不良后果。所以作为办公室工作人员，一定要一丝不苟、细致周到地处理好经手的每一件工作、每一份文件。

总之，二级学院办公室的工作纷繁复杂，事无巨细。除了收发文件、对外联络、会务接待安排、档案管理等工作以外，还有一些日常事务性管理工作。这些工作是办公室参与学院整体工作的重要组成部分。如学院教工考核、职称评定、岗位晋级等工作，这些敏感问题处理不好，就会影响教职工的工作积极性从而影响学院的全局工作。因此作为办公室工作人员要有适应各方面工作的应变能力和解决问题的办法，为领导排忧解难，做个的有心人。从学院广大师生利益出发，说实话、办实事。不计名利，不讲价钱，无私奉献，发扬办公室工作人員的优良传统，以主人翁的态度全心全意为广大师生服务，这是我们做工作的基础和精神动力。

二级学院办公室的任务是艰巨繁重的，作为办公室工作人员，我们只有不断提高管理水平和业务素质，才能真正发挥出二级学院办公室管理工作的重要作用，才能紧紧围绕学校和学院的总体目标，脚踏实地的开展工作，也才能为学校最终实现则争做高水平一流大学的目标做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王玮.高校二级学院办公室管理工作探析[J].发展，2008，10：85-86.

[2]陈曦.浅析如何提高二级学院办公室管理效能[J].价值工程，2012，24：256-257.

[3]管丽华.浅谈高校二级学院办公室管理[J].统计与管理，2015，6.

（作者单位：西安科技大学）