浅谈如何加强物资供应全过程控制工作

王志红　闫庆　王菊锋

摘 要：物资采购作为工程项目管理的一个重要环节，贯穿整个工程项目的全过程，物资供应部门能否实现安全、及时、经济供应，对工程建设、生产运行起到至关重要的作用。

关键词：物资采购；全过程控制；措施

物资采购是工程建设中一个至关重要的环节，不仅影响工程建设进度，还影响到工程建设的成本控制。为更好保障物资供应，控制采购成本，就要求在物资供应中每个环节都加强过程控制。

1 物资采购过程控制

物资供应过程包含计划编制、物资采购、供应商选择、合同签订、催交催运、检验入库、发料结算等环节。物资供应全过程控制就是为做到安全、及时、经济供应，对各业务环节进行的组织、协调活动，是物资管理的重要工作。过程控制不仅仅是进度控制，而是

对物资供应工作的统筹管理，是对供应风险的识别、防范、控制

和化解的工作。过程控制工作不力，很多计划要落空，就会延迟交货现象，到货物资质量得不到保证，进而影响到工程项目的顺利施工。

2 全过程控制的原则

对物资供应的计划、采购、执行三个阶段，包括需求计划提出、供应商选择、合同签订、质量控制、进度控制、物流控制等环节实行全过程控制。

3 建立物资供应过程控制体系

制定物资采购业务流程时间节点控制规章制度。根据有关物资管理要求、相关业务管理规定，结合工作实际，对物资采购业务流程时间节点做进一步规范，对编码管理、价格管理、询比价业务、急用料采购、招标采购、框架协议采购、物资催交、催运、入库、结算等环节一一进行节点时间控制。

在物资供应计划、采购、进度控制阶段，实现对主要风险提前识别、提前采取预防措施。对问题提前预警、及时发现、迅速解决。

建立责任追究机制。对于过程控制工作中发生的问题，要分析原因，对违规行为追究单位及个人的责任。

4 如何对工程项目的物资采购进行过程控制

4.1 项目管理

按照项目管理模式，对各物资专业管理部门进行一体化管理和监督检查，对整个供应过程进行全过程管理控制，解决了物资业务流程中的部门界线、管理缺位问题，强化了专业协作和责任落实，提高了过程控制的整体管理效率。

岗位职责方面重点工程项目指派专人负责，实行现场跟踪服务制度，协调施工现场物资需求和供应物资质量异议的处理，按照项目交货计划进行物资催交催运，及时向工程管理部门、建设单位、施工单位反馈物资制造进度和到货情况。

对重点项目建立全过程控制台账，对各业务环节信息进行管理，通过台账信息，掌握各业务环节的进度和动态，对每一项物资全过程追踪管理，定期将进度信息通报到各岗位，执行岗建立催交催运台账，明确到货期限。通过这些措施，对项目所有物资需求做到心中有数，变被动为主动。

4.2 计划环节控制

计划部门要牢固树立“提前介入、协作保供、掌握主动、控制风险”的供应服务理念，通过定期与生产技术管理部门协调物资采购业务信息、与主要生产单位沟通物资供应业务信息、与主力供应商交流重点物资供需信息，提升物资供应工作效能和保障能力。

强化需求计划的执行跟踪和过程监控。定期从提报、采购、供应三个环节对需求计划执行进度、工作时效、完成情况进行检查考核通报，提高需求计划的执行率。通过ERP系统集成应用，实现物资需求计划执行的实时监控。

4.3 采购环节控制

做好招标采购前期准备工作，需要技术交流的，由物资供应部门牵头组织，用户单位、相关专业处室参与并对技术要求、技术协议等技术文件进行审核和签字确认。对于常见物料，不仅要在网内往外询价，还应该到市场上去了解其价格，多方面询价，掌握真实的市场价格。这样能更直观地掌握第一手资料，为下一步的谈判占得先机。

对供应商确定，物资供应部门牵头组织使用单位与短名单内供应商签订技术协议，组织实施商务招标，并对合同履约过程和物资现场使用情况进行评价。对框架协议和重要合同拟选供应商进行风险评估，评估风险高的供应商须进行现场审查。现场审查不合格的，不得与之签订框架协议或合同。

4.4 到货环节控制

执行岗接到合同（采购订单）后，做好催交催运记录，确保所采购的物资质量与进度在可控范围之内。所有采购物资在超交货期后要在24小时内，以书面形式通知供应商，并告知供应商合同条款中“违约责任”，督促供应商及时交货。超交货期5个工作日，应依据“违约责任”以书面的形式向供应商发出延期交货索赔通知。所有采购合同在执行过程中若出现质量与进度风险应立即向采购科室提交预警报告，并跟踪处理，以便及时防范供应风险。

加强采购物资验收环节控制。建立物资供应质量保证体系，明确验收人员相关责任。加强物资供应质量跟踪和考核。制定采购物资质量考核指标，细化质量监督与检查、质量指标与考核、质量信息与反馈等管理，落实各项质量考核工作。

加强计量、标准化管理工作。物资供应部门要加强对采购物资的质量检验，配备必要的质量检验设备，制定必检物资目录和检验大纲，对重要设备和关键材料实施质量监造，控制质量风险。强化质量监督，形成质量问题处理闭循环。认真执行质量事故定期统计报告制度，加强质量风险监测和分析评估，深入开展质量隐患排查活动，杜绝重、特大质量事故的发生。

4.5 建立责任追究机制

对于过程控制工作中发生的问题，要分析原因，对违规行为追究单位及个人的责任。加大违约合同索赔力度。对出现产品质量、延迟交货等问题的违约供应商，严格按照合同条款进行索赔或扣减货款，维护合同执行的严肃性。

随着东西部采购逐步一体化，供应商之间的竞争愈演愈烈，供应商为中标违背价格规律或生产周期而造成的劣质现象时有发生，延迟交货问题、物资质量问题呈不断上升势头，物资供应风险控制工作面临的形势越来越严峻。面对保供、降本的双重压力，供应部门要进一步提高过程控制能力，发挥供应保障作用，紧跟工程项目施工运行节奏，认真落实供应过程控制措施，才能更好地完成物资保供各项任务。