档案征集工作发展和优化探析

张敏 张梦露 卫佳

摘要：我国档案征集工作处于探索和发展阶段，无论是制度还是流程都需要研究和完善。本文在实践调研和文献分析的基础上，总结了近年来北京市档案馆档案征集工作取得的主要成绩，并针对档案征集工作面临的难点问题，提出完善档案征集范围、在档案征集流程中补充提供利用环节、加强档案征集工作的业界合作等对策。

关键词：档案馆档案征集征集范围

自2015年以来，笔者有幸参与了北京联合大学与北京市档案馆共同发起和组织的学生实践项目《档案征集工作实践项目》。在该项目中，笔者具体参与了档案征集工作相关制度的起草工作，以及档案征集的日常工作。笔者通过梳理近年来北京市档案馆档案征集工作取得的成绩，就其存在的难点问题，提出完善档案征集范围、在档案征集流程中补充提供利用环节、加强档案征集工作的业界合作等对策。

一、档案征集工作的新成果

为了做好档案征集工作，北京市档案馆在1995年成立收集处，正式明确征集工作的职责和任务，配备了专业人员及设备设施，将征集专项经费列入年度经费预算并逐年提高。2012年，北京市档案馆又将征集工作从收集处抽取出来，成立了征集处，进一步强化征集工作的地位。经过近年的探索，北京市档案馆的征集工作取得了一定成绩，主要表现如下：

（一）确立以专题项目的方式开展主动征集工作

为避免征集的随意性和零散性，特别是改变以购买、接受捐赠或者复制等方式征集的档案内容比较零散的现状，北京市档案馆征集处调整工作策略，设立专题征集项目，通过有计划、有组织地专题征集，在有限的时间内比较系统地征集了同一主题的档案。在专题征集中，明确了档案征集工作远近结合（年代久远与年代较近）、内外结合（境内与境外）、分合结合（分散与整合）的基本原则；并将每个专题落实专人负责，实行项目负责制。同时，北京市档案馆征集处重点开展了党史、三名（名人、名牌、名胜）、劳模、奥运、知青、城市交通、胡同四合院等具有北京特色的专题档案资料征集工作，收到较好效果。

（二）制定档案征集工作流程

在发布档案征集范围的基础上，北京市档案馆征集处制定档案征集工作流程，包括下列内容：制定档案征集原则，即符合征集范围，征集对象来源明确，所有权清晰；提出档案征集意向具体步骤；进行评估的具体步骤和手续；征集档案接收和移交整理；建立财务档案和业务档案；移交库房；奖励捐赠。

（三）积极与其他机构合作开展征集工作

面对档案征集对象的广泛性和不确定性，北京市档案馆征集处改变被动接收和单兵作战的传统工作方法，积极寻找一切合作机会，与不同机构合作共同开展档案征集工作。首先，与北京市档案馆内部的监督指导处、展陈处和编研处沟通协作，寻找档案征集线索。例如，2011年，借助“一切为了人民”展览平台，共向参观者发放征集公告3.7万余份，陆续有80余人、3个单位捐赠各类红色史料千余件。其次，加强与社会上其他科研机构的合作，共同开展档案资料征集工作。如与北京市委党史研究室开展北京党史资料的联合征集；与史学界联合开展抗战史、北京地方史档案资料的征集工作；与民间组织“北京回忆久久”开展合作。

二、档案征集工作中的难点问题

与收集工作相比，征集工作还处于探索阶段，收集工作有成熟完善的制度支撑，有明确稳定的流程实现，而征集工作则面临着诸多难点，具体表现如下：

（一）档案征集范围有待完善

《全国档案事业发展“十二五”规划》对档案馆提出的主要任务之一是依法及时接收应进馆的全部档案，加大档案收集、征集力度，加快对散存在民间及境外的具有保存价值的重要档案征集步伐，尽快建立覆盖人民群众的档案资源体系，为档案馆服务和谐社会建设提供档案资源支撑。根据该任务，平民历史和草根文化也应该被囊括在档案征集范围之中，但这些在《北京市档案馆关于征集档案资料的通告》中并没有完全体现出来，甚至有些征集内容还未涉及，因此有必要对现有的档案征集范围进行补充和完善，使其更适应实际工作需要。

（二）档案征集工作流程中没有涉及档案利用环节

档案征集的目的是留存历史和研究历史，没有提供利用服务的档案征集工作是一种资源浪费。虽然档案征集工作不同于收集工作，在档案所有权上存在差异，但这并不意味着所有征集到的档案都不适宜于对外提供利用。根据上述梳理的北京市档案馆档案征集成果，比如以城市交通和北京胡同以及北京四合院为专题征集到的档案，就基本不涉及隐私等问题，而且对北京城市研究具有价值。如果把这些征集到的档案束之高阁，不仅实现不了档案本身应有的价值，而且也会错失宣传档案征集工作的良机。

（三）档案征集工作缺乏业界合作

业界合作主要指在不同档案部门之间就征集工作方面给予的互相支持，比如对不属于自己征集范围之内的档案，能够根据档案特色推荐相应馆藏机构。我国档案征集工作刚刚起步，各个档案征集机构仅把精力放在本机构内的征集工作上，还没有完全形成稳定清晰的征集政策，使得对其他机构的档案征集工作和征集政策不了解，对其他机构征集工作的支持就更谈不上了。

三、解决对策

要解决上述问题，首先要思考和明确档案征集工作的定位问题，根据档案征集处的独立地位和档案馆发布的档案征集范围，档案征集工作与档案收集工作处于平等地位，是收集涉及民生档案等私人档案的一条重要途径，是留存私人档案、丰富历史记忆的一条重要途径。基于这种考虑和前提，笔者给出如下对策：

（一）完善档案征集范围

根据“总体档案观”，“一个国家是由多元文化和族群组成，而反映这一发展变化的历史也应该是多元的和丰富多彩的。”[1]国家档案工作的责任不仅限于对公共活动所形成的各种档案的收集和管理，同时也应将注意力转移到非公共组织、集体、经济组织、家族、个人所形成的档案上。[2]鲜活的民间档案，往往使历史更加生动。重视民间档案的征集已经成为一种趋势。经过实践调研、文献分析，笔者对北京市档案征集范围提出了具体建议：

1.北京地区有着大量的民间艺术，如皮影、剪纸、编制、绣花、狮子舞等，还有著名商标、历史风貌建筑，这些都具有历史意义和价值，反映了北京地区的变迁、发展和繁荣，需要保留传承，应该纳入北京市档案征集范围内。因此，建议把征集范围中的原有第二条：“反映各历史时期地域地貌、风土人情、民俗民风、民族宗教、百姓生活、人口迁徙、名胜古迹、城市变迁、城市建设、街区改造等情况的档案资料”。修改为：“反映各历史时期的地域地貌、风土人情、民间艺术、著名商标、人口迁徙、名胜古迹、城市变迁、历史风貌建筑、街区改造等情况的档案资料”。

2.作为社会“细胞”的家庭，它所形成的档案，不仅较为全面地记载了一个家庭的社会实践和家庭事务活动情况，而且也较为真实地反映了整个社会局部地区的历史面貌。这种微观档案，是研究本地区的历史状况，制定本地区的社会经济发展规划、编写地方史志等难得的素材。通过家庭档案，可以更好地反映改革开放以来北京的城市变迁，以及北京家庭生活的变化。因此，建议征集范围中增加第十条：“个人或家庭中见证和记录改革开放重大事件的照片及档案；或几代北京人生产、生活内容变化的家庭档案，包括照片、实物、纸质文书等；在北京地区具有举足轻重地位的家族的家谱、族谱、照片、回忆录等档案材料。”

（二）在档案征集流程中补充提供利用环节

不同的档案征集方式，对档案所有权影响不同。例如通过购买方式和主动征集获得的档案，其所有权就属于档案馆，对于这类档案，只要不涉及个人隐私和国家秘密，就应该对社会上的研究者提供利用。对于通过捐赠方式获得的档案，应区别对待和处理其所有权和利用权。档案馆应就所捐赠材料内容的特殊性，就所有权和利用权分别与捐赠者达成协议，捐赠者是否同意把捐赠材料提供给社会上的研究者利用，或者允许部分材料提供利用，这些都需要在捐赠协议上加以明确说明，为后面的提供利用服务工作扫除障碍。明确征集档案的利用权力，仅仅是提供利用服务工作的第一步，还应对社会上的档案利用者提供征集档案的专题目录和检索工具，在条件具备的情况下，可以举办专题展览，扩大档案征集工作的社会影响力，促进档案征集工作的良性循环。

（三）加强档案征集工作的业界合作

对于档案征集机构来说，互相合作和协作是一种很明智的做法，尤其是处于同一个地理区域的档案征集机构。首先，对与自身征集范围有重叠的征集机构进行详细了解，会省去本机构寻求征集某些档案的消耗，因为这些档案已经放入了对方的征集范围之中。其次，了解其他档案征集机构在征集什么，假如有捐赠者提供的档案不属于本机构的征集范围，可以推荐给另一个机构。同样，把本机构的征集兴趣告知其他地区征集机构或者地域外的征集机构，也许他们将会提供一些征集资料。总之，这些措施都会帮助本机构提供更好地利用服务给利用本机构征集档案的利用者。

注释及参考文献：

[1]特里·库克，李音.铭记未来——档案在建构社会记忆中的作用[J].档案学通讯，2002（2）：75-79.

[2]威尔弗莱德·艾·史密斯，丁媚.“总体档案”共同体：加拿大的经验[J].档案学通讯，2001（4）：72-76.

作者单位：北京联合大学应用文理学院