论数字时代的档案职业危机

赵屹

摘要：数字时代，信息技术的发展为档案职业带来契机的同时，也对档案职业的主体理念、客体对象、技能结构和环境条件等产生着深刻的影响，即数字时代的档案职业危机。其具体表现为因主体理念守旧而被边缘化的危机，因技术应用乏力而被“夺权”的危机，因信息素质低下而被取代的危机，因服务能力不足而被吞并的危机和因管理体制不顺而被淘汰的危机。

关键词：数字时代档案职业危机

Abstract： In the digital age， the development of information technology brings both opportunities and crises to Archives Occupation. The reason of crises is the development of information technology produc？ es a profound impact on the subject concepts， ob？ jects， skill structures， and environmental conditions of Archives Occupation. The performance of crises is the marginalization from the old subject concepts， the loss of power from no application of technology， the exchange from low information quality， the merg？ er from inadequate service capabilities and the natu？ ral selection from inappropriate management system.

Keywords： The Digital Age； Archives Occupation； Crisis

数字时代，信息技术对社会发展产生着广泛而深刻的影响，各种职业只有不断创新求变，才能顺应时代发展的需要。信息技术的发展，一方面给档案职业带来发展的契机，让古老而传统的档案职业焕发勃勃生机；另一方面改变着档案职业赖以生存和发展的传统环境，例如档案职业的主体理念、客体对象、技能结构和环境条件均受到信息技术的剧烈冲击，使得档案职业产生种种危机。

一、主体理念守旧，档案职业被边缘化的危机

知识、信息与管理系统的地位日益突出乃至占据主导地位是数字时代发展的大趋势。但是目前档案职业尚未及时把握这一趋势，知识管理与数据挖掘技术尚未在档案管理实践中应用，也没有形成具有广泛影响力的档案知识管理产品。档案职业主体还存在管理理念因循守旧的问题，许多档案机构和档案工作者一如既往地守着“故纸堆”，尚未探索信息管理和知识管理的未来发展。如果档案职业主体没有及时更新理念，档案管理依旧沿用老旧的方式，不能同步提高档案管理技术与能力，不能及时拓展档案职业的发展空间，不能进一步引起社会对档案职业价值的认识和重视，其发展空间有可能在产业结构调整的大背景下被挤占。

在这样的背景下，档案职业被边缘化的指征逐渐显现。原劳动和社会保障部根据平均年增长负1.0%的统计数字报告，明确地将“图书与档案管理员”归入“衰落和消退”的职业之列。[1]对此，部分研究者提出档案职业“边缘化”的概念，[2]有的指出档案职业发展处于“式微”的困境，[3]有的将新时期档案职业的发展喻为“凤凰涅槃”，[4]这些都表达了他们对档案职业被边缘化的焦虑。笔者认为，档案职业必须更新理念，把握新趋势，从单纯的实体管理转向信息管理和知识管理，帮助利用者从查阅具体档案发展为检索档案信息，并进一步获取知识乃至智慧。这是档案职业可持续发展的根本之策，亦是时代发展的大趋势。

二、技术应用乏力，档案职业被“夺权”的危机

数字时代的档案管理不再是传统的“刷刷浆糊、订订案卷”，而是从单纯的实体管理转向信息管理和知识管理，这意味着档案职业对信息技术的依赖性增强，专业技术含量较大提高。目前，在整个社会评价范围内，档案职业依旧被看做是技能低下、门槛较低、从业容易的职业。同时，数字时代对档案信息的管理控制越来越依赖技术，只有掌握技术才能获得资源和管理资源的权力。然而，对于档案领域来说，档案管理技术应用尚无法满足数字时代对档案资源的利用需求。随着整个职业技术的应用乏力，档案职业权力也将相应下降，进而丧失对档案信息的管理权和控制权。由于传统的档案职业权力在于对档案实体的绝对控制权，并间接垄断档案信息开发利用权而具有资源和话语权。因此，技术应用的乏力将导致档案职业主体对职业客体主动控制能力的减退和档案职业地位的急速下降。

对社会资源的占有和控制状况决定着职业社会地位的高低，被“夺权”的档案职业必将面临生存危机。如果档案职业要继续在管理新时代的信息中起决定作用，就必须保证档案职业在技术方面具备实力。正如加拿大档案学者斯威夫特指出：[5]充分掌握信息形成、贮存、检索和传递方面的技术问题，对档案职业至关重要。

三、信息素质低下，档案职业被取代的危机

信息素质低下是技术应用乏力的根本原因，它包括两个方面的含义：一是个体档案从业人员信息素质较低。我国档案职业人员普遍缺乏信息素养，欠缺信息技能。一方面缺乏吸引高技术人才进入的优势，导致职业队伍人才流失；另一方面由于准入门槛较低，使大量非专业人士占据职业岗位。二是整个档案职业信息素质较低。在档案信息化建设中，提不出合理的功能需求，没有软件开发乃至应用能力，没有制定档案信息化标准规范并强制执行的权力。这在一定程度上决定了档案职业在信息领域永远是应用者、从属者与追随者，而无法成为主导者。

（一）当未来电子文件占据主导地位时，缺乏信息管理技术、无法有效实施信息管理的档案职业将面临被取代的危机

数字时代，档案职业始终没有解决电子文件管理问题。电子文件管理两大核心问题一是电子文件原始性的认定问题，二是电子文件的长期保存问题。我国在这两个问题的解决上，旧的方法无法适应，新的理论尚未建立。例如，文档一体化、前端控制与全程管理基本上还拘泥于理论层面，而没有相关的政策法规、行业标准等支持保障，并缺乏档案界之外的职业和行业积极参与和推广。相较而言，其他国家一直在探索如何单套归档电子文件，并且许多电子文件已经归档并提供利用。我国对于电子文件单套归档问题，理论上和实践中都没有真正的战略思路和战术措施，更没有具有可推广的试点经验。

（二）电子文件的归档和长久保存不能回避，未来存在其他职业取代档案职业解决的问题

针对上述问题，一是许多研究者探讨电子文件管理问题时，提倡“档案职业人员要不断学习新知识、新技术，提高计算机技能、信息技术技能及信息技术管理水平”。事实上，档案职业人员并不具备数字时代档案职业必须具备的技能，而其他职业人员已经具备这些技能。二是部分研究者建议档案职业人员转变为信息管理专家与信息经纪人。事实上，档案职业人员很有可能被信息技术人员转化成的信息管理专家与信息经纪人取代。因为在数字时代，程序性工作的高效优质与技能水平直接相关，信息技术人员能更熟练地掌握和运用现代信息技术实现电子文件的制作、处理、管理和维护。三是档案职业准入门槛比信息技术准入门槛低，这样在许多档案信息管理系统乃至电子文件管理系统的开发中，信息技术人员很有可能成为主导力量。尽管他们对档案工作理解得不够深刻，但他们开发的管理系统最终会代替传统档案管理的手工操作。四是未来传统档案职业对电子文件管理的技能和作用日益减小，信息技术人员可以绕过档案人员将电子文件管理服务直接提供给政府机构、企业、家庭。在云计算快速发展的今天，传统文件与档案管理事务可以直接被基于云计算的、性能优良的电子文件管理系统接手，来完成电子文件管理的整个过程。也就是说，传统文件与档案管理中的一些事务性工作可以由具有社会性质的中介机构承担。具体而言，云计算服务的最高形式是SaaS（Software-as-a-Service，软件即服务），它是基于Web提供软件应用的一种服务模式。用户无需购买软件，而是由云计算提供商通过租用的方式与其他众多的用户共享软件，来实现既定的管理活动。未来，当云计算商开发出一套完善的电子文件管理系统后，很可能拥有成千上万的用户。

档案职业要消除被取代的危机，必须在新技术环境下继续有效履行其核心使命。其核心使命在于实现社会信息跨越时空的纵向传递，维护历史本来面貌并延续人类文明。档案管理中的鉴定作用与职能是档案职业的核心技能，具有较强的专业性难以被取代。数字时代，档案职业应该提高整体信息素质，进一步发展成为社会信息的“把关人”，才能为子孙后代保存史实，为人类文明留存记忆。

四、服务能力不足，档案职业被吞并的危机

对社会的服务能力是决定档案职业发展的关键因素。数字时代，资源的共享共建和整合是不可避免的。在这个过程中，图、情、档、博职业既有合作又有竞争。目前就有许多档案馆与图书馆合作服务的事例。例如美国国会图书馆建设的“美国记忆”数字图书馆提供大量档案信息为社会服务；德国巴登-符腾堡州档案馆将部分数字化文件集成至德国数字图书馆提供利用；2004年，加拿大国家档案馆与国家图书馆合并成为国家图书档案馆等。通过合作，我们看到，档案职业的知名度、认可度比图书馆低很多，公众对图书馆的亲切感、认同感高较多。在杭州图书馆因10年不拒乞丐而被称为“史上最温暖图书馆”的时候，有利用者形容档案领域是“一片没有被法律阳光照耀的领域”。[6]在这样的社会认知条件下，档案职业终有可能失去存在的合理性而被吞并。

具体而言，传统的档案工作重管理、轻服务，过于强调安全保密而忽视了利用服务。一是虽然丰富馆藏数量、优化馆藏结构成为档案职业的共识，但是在档案的收集与开放上没有采取切实有效的措施，围绕民生档案所做的工作力度有待加强，档案职业客体不能满足社会需要，从未能成为社会信息的中流。二是数字时代对档案信息的需求程度并不乐观，“档案信息系统被排斥于社会信息需求之外，形成了‘档案信息孤岛现象”。[7]三是在服务上档案职业尚不具备对利用者的分析能力，在政务公开上一些档案部门做得还不够，拓展服务的许多措施和手段尚未取得预期效果。相较而言，图书馆在面向社会服务方面既有积极主动的服务意识，又有成熟的技能和社会化经验，因而在数字时代，能够在较短的时间内利用新的信息技术发展服务。

档案职业的使命是最大限度地开放、开发档案信息资源，为社会提供利用服务。在服务对象上，引领社会公众树立信息资源观，促进社会信息权利意识的觉醒；在服务内容上，使档案信息趋向人本化和社会化；在服务方式上，更加有效地利用网络及社会媒体带来的方便快捷的平台。通过改善服务水平，使档案职业获得社会的尊重和认可，为档案职业的可持续发展打下坚实基础。

五、管理体制不顺，档案职业被淘汰的危机

我国档案管理与文件管理以归档为分水岭在两种体制下运行。档案管理由政府领导下的各级档案事业管理机关统一地、分级和分专业地实施，其体制高度集中、自成体系。而文件管理一般由办公室和秘书机构兼管，没有专门的业务指导机构，缺乏统一的、经常性的组织领导。这种体制在数字时代如果管理不顺，会严重影响档案职业的发展。

（一）管理体制对档案职业发展的束缚

有研究者曾指出文档分治的管理体制对档案职业发展的不利影响：“从档案收集来看，其范围主要限于官方公文；从档案保管来看，重点是安全和保密；从档案利用来看，服务对象主要是特权阶级；从发挥作用的角度来看，它远离政治和经济活动的中心，处于社会中非常冷僻的一角。”数字时代，这种管理体制进一步束缚档案职业的发展。因为档案职业的客体对象转变为电子文件与电子档案，而且随着办公自动化和网络的发展，文件与档案间的界线模糊。文件的草拟、传输、办理、归档、鉴定、整理、保管以及利用均可以通过网络实时进行，文件与档案基于网络联为一体。文档分治两段管理的体制，不仅割断了两项管理工作的内在联系，而且不利于实现对电子文件的从文件阶段到档案阶段的全程管理。由此可见，管理体制成为我国文档一体化和前端控制始终无法实现的瓶颈，也是导致当前数字档案馆与电子文件中心建设无法冲破传统档案工作领域延展档案职业生存空间的根本原因。

（二）体制对档案职业发展的过度保护

档案职业是受国家委托保管档案，国家法律赋予其神圣职责，这是档案职业赖以生存的基础。基于这样的体制，本身并不创造利润的档案职业才能持续获得国家投入，甚至被一些省市列入国民经济和社会发展计划。这是体制对档案职业发展的保护。数字时代，相较前端的业务工作或文件管理工作，档案工作是后端的服务工作。如果档案职业继续维持当前保管员的角色，在职业广度、深度和维度上的发展达不到创新程度、得不到社会认可，档案职业有可能面临被淘汰的危机。

笔者认为，数字时代档案管理体制必将随时代的变化发展。德国强调国家层面的档案联合管理机制，加拿大图书馆与档案馆集成为新的管理机构都是管理体制变革发展的表现。我国的档案管理体制也要适时发展，以利于数字时代的档案管理和档案职业发展。目前，我国档案管理体制改革也在积极探索。例如，2009年，《电子文件管理暂行办法》确立由九部门组成国家电子文件管理部际联席会议制度，意在探索如何在各有关领域和机构间更协调地实施文件管理和档案管理。2012年，国家档案局制定《电子档案管理基本术语》《电子档案移交与接收办法》，进一步明确在数字时代电子档案与电子文件的区别，说明二者分别管理的合理性。

注释及参考文献：

[1][2]吴红.档案职业的走势[J].档案与建设，2004（4）：14.

[3]饶圆，朱慧涛.走出困惑——“档案职业边缘化”的质疑与反思[J].浙江档案，2007（12）：26.

[4]胡鸿杰.论档案职业的发展空间[J].档案学通讯，2007（6）：10.

[5]M·斯威夫特.本世纪末的档案工作——回顾与展望[G]第十三届国际档案大会文件报告集.北京：中国档案出版社，1997.

[6]韩福东.让阳光照进档案法[J].南方周末，2013-01-31：30.

[7]罗亚利.档案职业技能的拓展——新时期档案职业主体的适应性研究[J].兰台世界，2007（4）：34.