高效督办机制应具备“三大基础”

赵忍

摘 要：督办是推动决策落实、改进工作作风、提高办事效率、确保政令畅通的重要途径和有效措施，是重要的領导环节和领导方法，也是提升组织执行力、实现组织目标的重要保障。大到治国理政，小到企业经营、团队合作，都离不开有效的督查督促机制。习近平总书记曾指出：“在一定意义上说，没有督查就没有落实，没有督查就没有深化。”在企业管理领域，美国通用电气前首席学习官克尔也强调，“三令五申未必有用，一经检查便出成效”。督查督办工作在组织管理领域扮演着十分重要的角色，如何做好督办工作，实现高效管理，是综合管理人员必须面对的课题。

关键词：督办；组织；基础

1 督办工作的常见问题

通过分析政府部门和企业等发布的各类关于督办工作的学术文章、公开报道，我们可以发现督办工作的不足主要集中在以下方面：一是“督而不查”。督办工作牵涉的单位多，事项繁杂，单是沟通工作进展就需要花费大量时间和人力。实践中，受人力、时间等资源限制，督办工作常有“从纸上来，到纸上去”的现象，只见文字，不见实人、实物，缺乏坚实的基础。二是“监控乏力”。仅限于对进展情况的直接描述，难以对工作进展进行定性和定量的评价，也就难以对工作完成情况进行客观的考核，使督办工作浮于表面，难以起到督促的效果。三是“形成不了常态化机制”。真正产生价值的制度才会有持久的生命力，才能通过常态化运行的检验。实践中，一些督办工作机制不完善，不仅达不到预期的效果，反而徒增人力物力，导致难以形成常态化。

2 督办工作精细化、客观化的必要性

督办工作不够精细、客观是导致督办机制运行不畅的根本原因，是制约督办机制发挥作用的关键症结。从过程上看，完整的督办机制包括工作立项、执行、反馈、检查、考核、整改几个环节，每个环节都建立在对工作内容的理解基础上，在考核环节还需要对工作进展进行评价，可以说，工作内容和评价的标准越具体、客观，越能够减少理解和评价偏差，越能够增强执行者对怠于执行后果的预期，越能够使督办机制起到督促的效果。督办实践中常出现“监控乏力”的现象，就是督办事项和评价标准不够精细和客观导致的，以至于对行为的约束不够精准、对考核的预期不够透明，使督办流于形式，失去了效力。

督办工作精细化、客观化并不意味着只能对“具体事项”进行督办。督办的目的是调动执行者的主动性，同时也是为了调动执行者的能动性。过于具体的约束会在一定程度上抑制执行者的创造性，然而督办工作精细化、客观化并不等同于僵化的约束，灵活的机制设置可以使执行者在发挥能动性的同时，加强硬性约束。例如，赋予执行者工作细化自主权，同时，要设置严格的提级审核程序，这样既保证了执行者的能动性，同时也有效避免了执行者任意发挥，或者对于工作任务避重就轻。

3 浅析督办工作的三个层次

从督办活动由浅入深分析，可以发现督办工作可以分为“三个层次”。第一个层次是“信息传递层”，涉及的督办环节包括工作立项和工作反馈，主要是解决信息上传下达问题，这是督办工作开展必不可少的基础，没有信息传递，督办工作就无从谈起。第二个层次是“检查评价层”，涉及的督办环节包括工作检查和工作考核，主要是对工作进展进行实质性分析，做出定性或定量评价。这一层次是督办工作最关键、最重要的部分，是区分督办工作是否流于形式的关键要素，有效的考核评价往往意味着有效的监督督促，只有评价得当、考核适当，督办才会发挥出实质效果。第三个层次是“改进提高层”，涉及的督办环节包括催办、整改，主要是纠正执行中的偏差。这一层次是检查评价层的升华，是为达到督办工作目的的最直接的手段，展现了督办工作的最终目标。督办工作的三个层次层层递进，逐渐深入，是督办工作由表及里，由形式及实质必经的环节。

4 高效督办机制应具备的三大基础

“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于累土”。打牢基础和根基是做好督办工作的关键，达到督促效果是督办工作的最终目的。对应督办工作的三个层次，高效督办机制应具备三大基础。

一是高效信息传递基础。缺乏高效信息传递机制，会致督办人员疲于应付信息处理工作，使督办难以向纵深开展。因此，有必要筑牢督办工作的基石，搭建好信息“高速公路”。提高督办信息上传下达效率可以从以下方面着手：一是开发督办工作平台，实现工作分发、新增、汇总、公示操作自动化、实时化，减轻执行人员以及督办人员的信息反馈负担；二是简化报表和信息反馈流程，实行扁平化的反馈机制。

二是检查评价标准基础。执行、检查、考核都需要有一定的标准，没有标准，就会使执行存在不确定性，使工作进展情况评价偏向主观，也会削弱检查、考核的公信力，进而影响督办工作的有力开展。因此，有必要建立各项重点工作的监控要点，使之贯穿于督办工作始终，作为工作执行、检查和考核的客观标准。工作执行活动涉及主观动机、行为、程序、结果几个方面，为便于衡量工作进展，可以从行为、程序、结果上设置监控点，具体如下：①对于探索研究类重点工作，难以直接衡量研究结果，但可以从程序上进行控制，设置提级审查的程序监控点（如以形成研究报告，并报送上级审核为办结标准），这样就能够促使负责单位主观上认真开展研究，从而间接保障了工作执行效果。②对于解决问题类重点工作，因为消灭问题是最终目的，而且结果是易衡量的，所以应以问题最终不再出现为工作办结标准，而不以采取的措施为办结标准。③对于指标类重点工作，工作办理结果以数据方式体现，所以应以完成进度比例为办结标准。④对于规定“具体行为”、“具体结果”，可直接执行的重点工作，评价标准已在工作内容中给出，所以应以行为和结果完成为办结标准。⑤对于工作方向、思路、重点、方法等需要细化后才能执行的重点工作，工作的具体行为和结果均未直接给出，工作本身具有很大不确定性，也决定了直接督办的不确定性。因此，应赋予执行者工作细化自主权，同时设置严格的提及审核程序，并将审核后的细化工作作为评价依据。

三是PDCA闭环管理基础。PDCA循环是督办工作的重要理论基础，形成完整的计划、执行、检查、考核、改进机制是发挥督办工作实效的必要条件。只有周而复始地实施PDCA循环，才能使督办工作不断加强、持续深化。

5 结语

督办活动由浅入深，可以分为信息传递层、检查评价层、改进提高层三个层次。高效督办机制应具备高效信息传递、检查评价标准、PDCA闭环管理三大基础，三者之间层层递进，互相关联，共同组成实现高效督办目标的不可或缺的必要条件。