高校院（系）办公室工作的协调职能研究

吴天涵　付婧

【摘 要】高校院（系）办公室是高等学校的二级单位，是院（系）行政工作的综合管理部门。协调职能是院（系）办公室工作中重要的一项职能，本文从院（系）办公室工作的特殊性和重要性出发、对协调职能的基本内容和完善协调职能进行了不同角度的研究。

【关键词】高校院（系）办公室工作 协调职能 完善

高校院（系）办公室是高等学校的二级单位，是院（系）行政工作的综合管理部门。高校院（系）办公室具有承上启下、协调左右、连接内外的综合协调职能，同时也起着参谋、反馈、服务等重要作用。其职能的发挥和工作效果，关系到高校院（系）各项工作的正常运转和高校院（系）的持续发展。

一、高校院（系）办公室工作的特殊性及重要性

院（系）办公室处于院（系）管理系统的中心地位，作为一个相对独立存在的组织整体。随着高等教育事业的飞速发展以及高等教育改革的不断深化，无论是从工作内容或者是工作形式上，均对高校院（系）办公室提出了新的要求。院（系）办公室是行政综合办事机构，是协助院（系）领导班子处理日常事务、教学科研、协调上下级关系等事务的职能枢纽，所处的地位和工作性质，便决定了院（系）办公室是院（系）的核心部门，是参谋、执行、反馈的活动主体，其特殊性与重要性可见一斑。

二、高校院（系）办公室协调职能的基本内容

我国构建社会主义和谐社会的总要求，是要求在全国全社会营造出“民主法治、公平正义、诚信友爱、充满活力、安定有序、人与自然和谐相处”的一个良好氛围。高校院（系）办公室的和谐发展则是高校院（系）实现和谐发展大目标的重要组成部分，具体到院（系）办公室工作当中，具有承上启下、协调左右、连接内外的综合协调职作用，同时协调职能这一院（系）办公室工作的重要职能愈发凸显。在既定的组织原则以及组成体系下，按照涉及的内容和范围，协调职能的工作分为以下两大类：

（一）对内协调工作

随着我国经济体制改革和教育体制改革的不断深化与发展，高校院（系）内部组织结构逐渐成熟、内部分工趋于精细化、协同公关及合作趋向明显。院（系）办公室及时对各职能部门工作任务、工作要点、实施步骤、工作办法进行发布与反馈，对教学科研、基建产业、教职员工和学生等高校院（系）内部的利益诉求进行协调整合，以期令不同利益个体趋同，最终服务于学校发展和建设。

（二）对外协调工作

《高校办公室中枢协调职能运行机制的研究》中指出：“对外中枢协调的发挥是有效获取外部资源的需要。随着高校为社会服务的领域不断拓宽，面对日益激烈的外部资源竞争，高校办公室更应在外部协调上下功夫。”高校院（系）办公室面向的对象已不局限于上级单位、兄弟学校，更倾向于合作单位、新闻媒体、社会团体及个人。高校院（系）办公室着力于对外协调工作，树立良好形象，为高校院（系）与合作方实现既定目标的达成，确保学校全局工作的顺利开展。

三、高校院（系）办公室工作中协调职能的完善

应当积极优化与完善高校院（系）办公室协调职能，建立公平民主、规范有序、团结友爱、协调有力、高效运转、和谐相处共促发展的院（系）办公室，不断改善和优化各种关系，营造良好的协调工作环境，完善协调职能的效用，不断开创高校院（系）办公室工作新局面。

（一）建全合作机制，发挥整体效能

科学发展观的根本方法是统筹兼顾，如要应用于办公室工作中，必须深化协调职能和统揽全局，建立合作机制。《高校办公室工作的协同与整合》文中指出：“就是要努力构建一种层层有其责、人人有其职，既相对独立又相互统一于系统共同目标的相互合作机制。”在一个高效的合作机制中，多样性、独立性、单一性、整体性和指导性必须统一在整个工作的系统目标中。其中，各工作人员的职责大小和工作能力趋于平衡、权责一致、个人主观工作能力需要符合职务标准，能够充分发挥自身的优势，并相互促进、相互合作，起到相互强化和共同发展的作用，整体发挥高效能。

（二）深入研究各个利益点，优化合作机制

在大多数问题的协调中，必须先掌握或指定问题解决的依据，着眼于大局，从院（系）办公室整体上，体现工作有主次、任务有轻重缓急之分。在具体工作上，当局部利益与整体利益发生冲突时，需牢牢把握全局，充分考虑兼顾全院（系）的长远利益，消除不稳定因素，进而确保全局工作的顺利开展，保证总体目标实现。

（三）树立创新意识，科学管理途径

高校院（系）办公室工作水平的提高与信息化、自动化的工作平台紧密相依。要逐步实现计算机依托和电子数据的无纸化办公，真正发挥现代化办公的高效、快捷的优势，降低办公室人事物成本，提高各个环节办事效率，消减不必要的内耗，使得协调职能工作更加高效，以达到科学管理，完善高效院（系）工作的协调职能。

四、结语

高校院（系）办公室的工作还存在诸多困难，在高等教育深化改革和高校创新发展的大背景下，要直面困难，用科学的态度去克服困难，发挥高校院（系）办公室的协调职能去适应整个大环境，利于实现自我价值和充分施展个人的才干，又能达到整体目标的要求。

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