高校二级学院科研秘书工作定位及职能要求

孙雪花

摘要：高校二级学院科研秘书协助学院领导和科技处做好二级学院教学科研的组织管理工作，充分发挥"上传下达、下情上传"的作用，使二级学院的科研活动有章可循、规范有序。笔者从科研秘书的定义、工作定位、岗位职责、职能要求及应具备的基本能力等几个方面提出自己的观点，以期为高校二级学院科研秘书工作提供参考。

关键词：高校二级学院；科研秘书；工作定位；职能要求

中图分类号：G32 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）24-0107-02

随着我国高校办学规模的不断扩大和内涵建设的进一步推进，各高校的学科建设、科研工作得到了长足的发展，各教学单位在学科建设、科研管理等方面的工作任务也越来越重。为进一步推进学校的学科建设和科研管理工作，各教学单位设立“科研秘书”岗位是非常有必要的，需要各科研院所在本单位内选拔一批政治素质好、业务能力强、具有较高学术水平的年轻教师从事科研管理工作。

近些年来，国家对高校教师的科研创新能力越来越重视，对科研经费的投入比例也越来越大，科研工作对于各个高校来说是重中之中。要想顺利的完成各项科研工作，就需要有一个得力的科研秘书来组织协调传达各项科研任务。科研秘书要对自己的工作有一个准确的定位，才能更好地发挥自己的作用，才能更好地服务于广大科研人员，才能更好地完成各项科研工作。

一、高校二级学院科研秘书的界定

通常，秘书是指专门从事办公室程序性工作、办理文书、联系各方、协调办公室工作、帮助主管人员处理琐碎的行政事务，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

科研秘书是秘书中的一个分支，处于科研与管理的中间地带，是指从事高校科研管理工作的基础人员，协助主管科研领导处理日常的科研事务，联系各方，沟通协调，及时将有关科研信息和科研任务传递给所有科研工作人员并为所有科研工作者服务的人员[1]。科研秘书要协助学院领导和科技处做好二级学院教学科研的组织管理工作，充分发挥“上传下达、下情上传”的作用，使二级学院的科研活动有章可循、规范有序。

二、高校二级学院科研秘书的工作定位

知识经济时代，信息技术迅猛发展，国家对高校的科研管理工作越来越重视，高校科研管理工作渐渐向二级学院转移。面对来自各方面的挑战，高校二级学院的科研秘书工作也越来越受到重视。对于科研秘书来说，必须要对自己的工作定位有一个明确的认识，要充分发挥其助手作用、参谋作用、协调作用、服务作用。

科研秘书的工作定位主要是辅助性和服务性的。高校二级学院科研秘书是学院科研工作的纽带和桥梁，科研秘书的工作处于科研与管理的中间层面[2]。学院科研秘书的工作主要是协助学校科技处各职能部门和工作人员及时将有关科研信息、科研事务及科研任务传达给学院所有科研工作人员；辅助学院主管科研的院长和学校科技处管理本学院的科研工作。科研秘书工作的服务性主要是指科研秘书要服务于学校科技处的领导和相关工作人员；要服务于本学院主管科研工作的院长；要服务于学院所有的一线科研工作者，及时准确的将相关科研信息和科研政策传递给每一位科研工作者，为所有进行科研工作的人员提供相应的科研服务。

科研秘书作为科研管理者，对外承担着协助教师争取各种横向纵向课题、项目的监控和管理、申报各种科研评比材料等。对内处理二级学院科研工作的日常事务，包括计划任务的通知落实、档案的清理和归档、项目的常规管理、学术交流活动的计划管理、科研设备管理以及协助开展科技服务、技术咨询、成果转化等。

三、科研秘书应具备的职能要求

科研秘书不仅要具备作为秘书的专业技术技能，而且还应该具有科研秘书特有的专业技能[3]。作为一个合格称职的科研秘书，对个人职能方面有以下几方面的要求。

1.一个科研秘书要熟知和了解国家和地方的有关科研政策、科研形势、科研方向，要对自己所在学校的科研制度、科研管理办法充分了解；要熟悉自己所在学校科技处的工作方式、工作程序；要了解所在二级学院科研人员在进行研究工作时遇到的困难和问题，并按照相关科研政策和文件给予帮助以提高其科研效率。

2.作为一个科研秘书要具备一定的文字功底，要有一定的写作和文字处理能力。作为一个科研秘书，要能独自草拟学院有关科研工作方面的文件和资料，能够拟撰写学院每年度的科研工作总结，能够拟撰写学院的科研管理文件，等等。只有这样，科研秘书在文件处理方面才能游刃有余，才能做到使领导和科研工作人员满意。

3.科研秘书应当具备档案收集、整理及管理的能力。作为一个合格的科研秘书，在平时的工作中要做好档案收集、整理的工作。科研秘书要熟悉和了解本学院所有科研人员的基本信息，包括科研人员的姓名、年龄、性别、学历、职称、研究方向、联系方式、发表论文情况、获得专利情况、获奖情况、已经完成的纵向横向科研项目、正在承担的纵向横向科研项目、已经获得的科研成果、正在申报的科研成果以及科研人员所在的科研创新团队的相关信息等都应该了如指掌，只有掌握了这些基本信息，科研工作才能够顺利进行。

4.科研秘书应具有较强的本学科的相关学科知识。科研秘书不仅要懂得教育规律，还要熟悉本学院甚至各个专业的科研、教学情况以及本学科在国内外所处的水平、地位以及今后的发展方向。

5.接受信息的敏锐性和收集信息能力。面对信息技术迅猛发展的挑战，高校二级学院的科研秘书也承受着日益增强的信息冲击，因此要变成具有现代信息观念的科研秘书。高校二级学院的科研秘书直接为学院主管科研的领导服务，承担着为领导决策提供文件、资料和信息，协助领导处理学院日常科研事物的任务，而信息正是领导科学决策的基础和依据。科研秘书必须具有强烈的接受信息的敏锐性和及时收集各种信息的能力及信息时代，谁能最快获得前瞻性的科研信息，谁就能占有先机，占据制高点。

6.良好的服务意识和沟通协调能力。作为一个合格的科研秘书，首先要热爱本职工作，具有服务教师的意识，本着“从教师中来，到教师中去”的服务意识，更有利于本学院科研工作的开展；工作中认真负责，乐于奉献，时刻保持清醒头脑，认真踏实做好每一项工作，以防给教师和学院带来不可弥补的错失；在工作中，谦虚谨慎、平等待人，办公室秘书必须宽厚谦和，对上固然要尊敬，对下也要热情有礼；同时，作为科研秘书要严守科研信息，涉及到课题的前沿领域和科研项目的秘密成果等，就需要科研秘书能够严守信息保密制度。

四、高校二级学院科研秘书的岗位职责

高校二级学院科研秘书的岗位职责主要包括以下几个方面[4]。

1.及时、准确、有效的将学校科技处下达的科研信息、科研任务、通知公告等传达给学院每位科研工作者。在学校科技处工作人员、学院主管科研工作的院长、科研工作者之间起到沟通协调的枢纽作用。

2.协助本学院主管科研的院长编制全院科研工作发展规划和年度计划，落实总结学院的各科研计划。协助主管科研的院长组织学院科研项目、科研成果、科研课题及各类评奖的上报申报工作。做好本学院每年度科研项目经费、各类成果、获奖及学术活动的统计、上报工作。配合学校科技处和学院主管科研的院长做好本学院教职工各类科研课题的中期检查和项目结题验收工作。

3.草拟学院有关科研方面的文件和材料，认真做好本学院有关科研工作的重要会议记录，草拟会议纪要、决议，协助主管科研院长组织召开学院的相关科研工作会议。

4.负责全院教师每年科研成果分类统计、核对和上报工作，并及时汇总归档，完成学院年终科研工作量的统计，为全院教职工申报职称做好材料准备工作，为学院教学检查和评估以及学位点的申报做好材料准备工作。

5.协助学院领导及科研工作者组织各类学术活动。每年年底或年初，协助主管领导制定下年度学术活动计划，做好上一年学术活动情况的统计和工作总结；协助学院和各系中心负责人组织各类学术会议，讲学活动的通知、海报、场地的准备和外地学者的接待工作，并协同行政秘书做好用车食宿等工作；掌握教师参加国内外学术活动和学术团体统计汇总工作；等等。

6.其他日常科研管理工作。定期收集、整理本单位的科研成果数据，按照学校科研处及学院相关规定，做好本院科研成果的录入存档、对外汇报材料和总结的起草工作；及时落实科技处等部门下发的各类通知、文件，负责项目申报、学科建设、课题开发等资料整理工作，负责科研资料的建档、归档工作，负责草拟科研工作相关的计划、总结、办法和制度，负责学位点的申报工作，负责各类学术活动的组织安排和服务工作，完成年终科研工作量的统计、计算工作等。

当今社会，科研工作已成为各个高校发展中不可或缺的重要组成部分。高校二级学院科研秘书是高校下属单位二级学院从事本学院科研管理工作的专职人员。高校二级学院科研秘书是学院科研工作的纽带和桥梁，充分发挥其“上传下达、下情上传”的作用，对于高校二级学院的科研活动有章可循、规范有序至关重要。此文从科研秘书的定义、工作定位、岗位职责及职能要求等几个方面进行了分析，并结合自己从事科研秘书工作的经验，提出自己的观点，以期为高校二级学院科研秘书工作提供参考。

参考文献：

[1]王钢钢，张琦.二级学院科研秘书的角色定位[J].中国高校科技，2013，（2）：49-50.

[2]李静.论高校科研秘书工作职能和定位[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2010，（10）：49-50.

[3]蓝蔚青，孙晓红，曹剑敏.高校二级学院科研秘书管理方法工作探析[J].科技创新导报，2010，2（4）：236-237.

[4]张弘.浅谈现代高校科研秘书工作角色的转变及工作方法[J].南方论刊，2009，（2）：78-81.