高职院校图书馆开放状态下图书抽样清查的实践与思考

作者简介：郭小江（1980—），男，汉族，广东湛江人，馆员，大学本科，研究方向：高校图书馆管理与读者服务。

摘要：高职院校图书馆图书清查是一项重要的工作，同时也是一项复杂和艰苦的工作。本文以广东科学技术职业学院图书馆为例，从图书抽样清查的背景、图书清查前的准备工作、图书清查的工作流程和图书清查工作的思考4个方面，详细介绍在正常开放状态下如何开展图书抽样清查工作。

关键词：高职院校；图书馆；图书清查

中图分类号：G253.4文献标志码：A文章编号：2095-9214（2016）10-0204-02

图书资产清查是图书馆的一项基础性工作，是图书馆馆藏资源建设的重要组成部分。但是，由于清查的工作量大，历时长，情况复杂，又要正常开馆，因此要做到全面性清查图书资产成为了一大难题。

如何处理“重要”与“难题”之间的矛盾呢？下面以广东科学技术职业学院图书馆为例，介绍在图书馆正常开放状态下，开展图书资产抽样清查工作的实践。

一、图书抽样清查的背景

按照《广东省教育厅关于做好2016年行政事业单位国有资产清查工作的通知》的要求，依照学校资产清查工作的统一部署，图书馆的图书资产清查工作自6月22日起至7月15日结束。

在时间短、工作量大、人手不足，并且图书馆的服务工作不能停止，图书馆的一切工作也要正常开展的情况下，经向学校申请获批，图书馆抽样清查图书资产十分之一（我馆总共有纸质图书150多万册，约抽样15万册）。

二、图书清查前的准备工作

图书清查是一项复杂的工作，为了使清查工作顺利、有序开展，必须做好充分的准备工作。

（一）确定抽查图书的种类

既然是抽样清查，就要抽查有代表性，尽量能反映实际情况的图书。通过管理系统查询统计得知，近年来，我馆可借图书一年的利用率在8%左右，综合考虑了图书利用率、可借数量、馆藏分布情况、自然科学和社会科学图书、易操作性等因素后，确定对C类、G类、K类、TG类图书进行清查。

（二）购买图书清查采集器

图书清查的方式有多种，我馆采用数据采集器进行在架图书条码采集，然后再通过电子表格处理数据的方式。由于原有采集器不支持图书的条码号采集，因此，需要购买先进的数据采集器。经过向学校申请同意，共购买了北京人天图书公司的图书采集宝8台，每台约4000元。

（三）清查工作人员安排和任务分配

在图书清查期间，图书馆的服务工作不能停止，图书馆的其他工作也要正常开展。因此，我们临时从各部抽调16名老师参加清查工作，16人分为8个小组。为了提高工作效率、保证工作质量以及事后验收核查，实行清查任务具体化，做到任务到组，责任到人。

（四）召开图书清查工作动员和培训会议

图书清查是一项十分辛苦的工作，工作量大，工作情况复杂，未免有人提出不同看法。因此，有必要召开一次动员大会，传达中央和广东省有关此次资产清查的通知精神，说明资产清查工作的重要性以及本次图书清查的来龙去脉，让全体馆员从思想上引起重视，统一思想，积极投入到工作中去。另外，需要对参与清查工作的人员进行培训。通过培训，让大家明白图书清查工作的流程、掌握采集器的使用方法、注意清查工作中可能出现的问题以及如何去解决等。

三、图书清查工作流程

在图书清查期间，图书馆的借还书业务正常开展。为了保证清查数据的准确性，在条码采集开始前，需要先通过图书管理系统统计导出有关数据，为条码采集后的数据处理提供客观且准确的依据。

（一）统计导出“借出未还”和“全部馆藏”图书明细

在图书条码采集开始前，及时通过图书管理统计导出“借出未还”图书的明细和“全部馆藏”图书明细两组数据，每一条数据包括条码号、书名和索书号。导出的数据，为后期的数据处理做好准备。

（二）采集“在架”图书条码号

条码采集是图书清查工作最主要，也是最辛苦的环节。

为了提高条码采集的效率，专门购买了北京人天图书公司的便携式智能图书采集器，此采集器有以下优点：体积小、重量轻、采集速度快、数据保存和传输安全等。

每天，各小组根据分配的任务，到各自的清查范围依次采集图书条码。在采集条码开始和结束时，要严格按照要求，准确填写“图书清查登记表”。登记表的登记内容包括清查人员、日期、开始时间、图书类别、起始索书号结束索书号、结束时间和清查册数。每天做好清查登记，目的在于明确责任，做为事后验收核查的依据。

为了保证数据的安全，防止数据丢失，做到每天备份采集数据。

（三）统计导出“采集期间借出”图书明细

在图书清查期间，图书馆的借还书业务正常开展。在架图书条码采集结束后，要及时统计导出清查期间借出的图书明细，防止数据的遗漏。

（四）数据处理

在架图书条码采集工作结束后，按类汇总采集的数据，形成C类、G类、K类、TG类4个电子表格文件；通过管理系统导出的“借出未还”和“采集期间借出”图书明细也分别按类形成4个电子表格文件；然后按类对三组数据进行合并，形成“实际馆藏表”；“实际馆藏表”与管理统计导出的“全部馆藏表”进行筛选，得到“丢失图书明细表”。

（五）数据处理结果的核查和处理

对于“丢失图书明细表”里的图书，并不一定全是实际丢失的图书。可能存在以下几种情况，第一是条码采集过程中，图书馆正常开放，有一些图书可能被在馆阅览；第二是工作失误，遗漏采集在架的图书；第三是遗失赔偿（赔钱）的图书。基于以上几种情况，各小组依照采集任务分配的范围，对照“丢失图书明细表”到书库逐一查找。

经过核查，最后得出“实际丢失图书明细表”。对于实际丢失图书，我馆采取两种处理办法，第一是流通率低，没有流通价值的图书，把书刊状态改为“遗失”，第二是流通率高的图书，补充购买复本，以满足读者的借阅需求。

四、图书清查工作的思考

我馆2008年底启用新馆，实行全开放，大开架，藏、借、阅一体化的管理模式。这一管理模式为读者提供了方便、快捷、舒适、高效的借阅环境，从而极大的提高了图书的利用率和读者的进馆数量。但是，存在美中不足之处，经过长期的观察和一些读者反映的意见，我们发现图书的丢失情况，特别是I、K类等流通率高的图书的丢失情况十分严重。

近几年来，我馆一直计划对图书进行清查，以摸清图书丢失情况，但由于种种原因未能实现。这一次，借着全国国有资产清查的东风，实现了我们的愿望，也了解到了我馆图书丢失的一些情况。

虽然允许一定的图书丢失率，但图书丢失反映了图书馆工作存在的缺陷。比如管理不到位、工作人员防盗意识不强、防盗系统落后和对读者爱护图书方面的培训、教育、宣传力度不够等，这为图书丢失提供了条件。因此，在今后的工作中，我们要重点从以上几个方面入手，加强管理、提高防盗意识，加大读者的教育和宣传力度，以减少或避免图书丢失现象的发生。

（作者单位：广东科学技术职业学院）

参考文献：

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