供水企业基建工程档案刍议

吴峻

摘要：本文在介绍供水企业基建工程档案特点的基础上，就其存在的归档范围不明确、归档材料欠完整、开发利用待加强等问题，提出建立规章制度，明确归档要求；明确单位责任，确保档案完整；重视档案开发，深化服务利用等对策。

关键词：供水企业基建工程档案管理

供水企业主要负责供水业务，以及供水工程设计、施工、安装、管网维修抢修等业务，这些与国计民生息息相关，涉及人民群众的切身利益。为了保障供水企业各项工作的有效运行，档案扮演着重要的角色，在许多方面发挥着应有的作用。在供水业务过程中形成的档案资料，不仅是各项业务活动的重要记录，是管线作为市政基础设施存在的重要基础，是管网进行运行和维护的重要依据。基建工程档案是供水企业档案的组成部分，是重要的档案资源。齐全完整的工程档案，对于推动供水企业的发展，保障安全优质供水有着重要的意义。本文重点介绍供水企业基建工程档案的特点，就其存在的问题，提出相应的解决对策。

一、供水企业基建工程档案的特点

基建工程档案是指从基建项目的提出、论证、审批、勘察设计、施工、监理、试生产到竣工验收的全过程中形成的，具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等应当归档的各种载体的文件材料。它是城市建设和管理的依据，不仅对基建工程质量的鉴定有着重要的凭证作用，而且对基本建设工程日后的改建、扩建、维修和管理等方面具有重要的依据作用。在供水企业等诸多门类档案中，基建工程档案所占比重较大。其具体特点如下：

（一）档案来源广泛，归档范围较宽

由于基建工程投资规模大、建设周期长、参建单位多，形成的文件材料数量多且内容复杂，档案人员应该从源头开始介入。从其涉及的部门来看，主要包括上级单位、同级单位及下属单位、建设单位、监理单位、设计单位、勘察单位、施工单位、审计部门等；从其内容来看，主要涉及会议材料、协议书等；从载体形式来看，所收集的档案几乎涵盖文书、照片、声像、实物等所有形式。正是由于档案的数量大、门类多，文件材料归档必须完整、准确、系统，才能够真实客观地反映工程建设活动的全过程。同时要求归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷，把反映基建工程的文件，具有利用价值的文件材料，列入归档范围。

（二）分阶段性归档，实施全程管理

基建工程主要分为开工前期的准备阶段、工程施工阶段、工程竣工阶段。工程的阶段性在一定程度上决定了基建工程档案的阶段性。一是准备阶段。形成的主要是基建单位在工程前期准备阶段的文件。这些是工程开工建设和竣工验收的重要文件资料。主要包括决策立项文件、设计文件、合同文件等。二是施工阶段。形成的主要是监理单位和施工单位的文件。其中，监理单位形成监理文件，主要包括材料、构配件和设备的质量证明文件以及进场报验文件、见证取样和送检见证人备案表、见证记录等；施工单位则形成施工文件，主要包括施工日志、施工技术资料、工程物资资料、施工测量资料、施工记录、施工质量验收资料等。三是工程竣工阶段。施工单位形成的竣工验收文件，主要包括工程竣工验收资料、竣工图等。档案部门需要对基建工程各环节、各阶段文件材料的形成、积累和归档实行全过程管理和监控，具体来说，就是既有事前介入，又有事中检查，更有事后验收。即事前要进行充分准备，了解有关基建工程档案管理文件和制度，熟悉文件材料归档内容和时间，而且力求多方收集与此工程相关的信息，如工程规模、建设地点、投资概算、工程内容、开竣工时间、工程进度、以及设计、施工、监理等各参建单位情况，以便对工程有更切实更深入的了解。工程建设期间，还应深入施工现场，并会同基建部门、监理单位，实地了解工程进展和文件形成情况，掌握时间节点，检查和督促施工单位文件材料收集和建档工作。

（三）利用范围较大，发挥作用明显

供水基建工程档案数量大，种类多、内容丰富，故所蕴含的信息量大。因此，它不仅对本工程的现阶段以及将来利用显得特别重要，而且在供水工程附近的单位兴建工程以及其他相似类型的工程，都有很大的参考价值。可以说，其利用范围十分广泛，这是供水基建工程档案所具有的又一显著特点。针对这个特点，我们在服务范围上既要由封闭型向开放型转变，在服务方法上要由单一的接待查阅转为积极主动地向有关部门和决策人员介绍档案，引导他们充分利用档案，最大限度地发挥重点工程档案的作用，实现档案资源共享利用。当然，针对利用范围广这一特点，在为社会广泛服务过程中，要正确处理好保密与提供利用的关系。

二、供水企业基建工程档案存在的主要问题

（一）归档范围不明确

文件在进行归档的时候，需要按照分类方案和保管期限表来明确其归档范围。对于基建工程来说，它需要基建单位、监理单位、施工单位共同参与。责任方在归档范围上除了按照要求，对所提供图纸会审记录、材料检验文件、工程物资文件、工程测量文件、工程竣工报告等进行归档外，还需要考虑到每项工程的具体过程，进行有针对性的归档。但是，目前因为基建工程项目不同，归档标准和内容不同，并没有对归档文件提出具体、明确的统一要求。

（二）归档材料欠完整

目前正处于城市建设快速发展时期，由于基建投资项目的增多，施工单位强调项目的完成时间、工期，对项目档案管理重视不够，建设施工过程有时没有专门人员负责管理，因此不可避免地存在着档案资料不齐全、不完整的现象，造成各种文件归档不全，档案管理的环节存在漏洞。如施工记录和施工日志是重要的档案材料，但是由于部分施工人员现场没有及时收集整理这些档案材料，待工程结束后再次收集整理时，档案材料的完整性很容易受到影响。

（三）开发利用待加强

在档案信息资源开发工作中的手段还比较单一，提供利用工作的主要途径有待拓展和加强，服务意识相对来说比较淡薄，没有系统、有针对性地主动开展档案服务利用工作，积极探索档案服务的新路子，档案信息资源的优势还不能得到充分发挥。

三、提高供水企业基建工程档案质量的对策

（一）建立规章制度，明确归档要求

供水企业应做好基建工程档案的基础性工作，抓好基建档案的建章立制，做好基建档案的收集、整理、立卷和归档，确保基建工程档案质量。一是建立健全基建档案工作规章制度。通过编制和完善相关管理制度，对建设工程各阶段、各环节的档案资料管理工作作出明确规定和要求，力求体现科学性、规范性和可操作性，使供水企业基建档案工作有章可循，有法可依。如针对不同的基建工程，在借鉴实践经验的基础上，笔者认为经过基建单位、监理单位的协商同意，应明确归档材料的范围，建立档案材料的范本，列出每个单位的具体归档清单，明确对归档的要求。二是切实抓好工程文件收集工作。要特别注重平时的收集积累，不仅要收集基建工程归档范围所规定的各类文件材料，还应根据基建工程管理过程中出现的新情况、新特点，扩大收集范围，并且实施文件质量的全过程跟踪管理。

（二）明确单位责任，确保档案完整

供水企业应采取有效的措施，加强对设计、施工、监理等工程参建单位的档案业务指导和监督检查，明确各参建单位收集档案的职责，真正建立起良好的约束监督机制。一是加大档案管理的力度。应加强对工程建设特别是重点工程项目的档案管理，将其文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入供水企业年度综合管理目标考核内容之中。二是供水基建档案资料整理工作要与工程建设同步进行。所有供水基建档案从立项时，就应开始进行文件材料的收集积累。项目从开始投标、中标、施工、监理、竣工等过程，都要对项目文件资料提出明确的要求；检查工程进度与施工质量时，检查工程档案资料的收集、整理情况，同时要验收归档文件材料完整性和质量，在档案验收后及时移交归档。还要定期对施工日志等档案材料进行检查，并要求每日必须准确地填写施工日志，日志的日期和内容要与施工的档案材料相符合。如在工程展开的过程中，相应的开槽、回填、下管、打压、测量等工序档案材料要及时填写。对此要定期检查，对于没有移交或者质量有问题的，应当给予纠正。

（三）重视档案开发，深化服务利用

供水企业应采取各种方式，把开发档案资源，更好地为企业服务作为档案工作的出发点和落脚点。要深化改革，服务创新，挖掘档案资源，为企业基建档案发展提供新的动力。一是利用基建档案信息，更好地为企业创造效益。通过对基建工程档案中储存的相关信息进行处理和加工，使其尽快转化为现实的生产力，提高档案工作经济效益和社会效益。二是基建档案要为工程设计、施工提供重要依据和参考。利用现有的基建工程档案既可以启发工程技术人员的思路，扩大视野，而且可以避免不必要的重复费用和重复劳动，提高工作效率。三是为维护企业合法权益，发挥档案依据和凭证作用。可以主动出击了解经济社会发展的需要，努力搞好档案信息的开发和提供利用。可通过所掌握的大量档案材料，为解决诸如产权界定、资产评估等问题出具有价值的原始凭证，维护供水企业财产和利益。

参考文献：

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