刍议档案安全保障体系建设

摘 要：随着时代以及经济社会的发展，新的安全风险和安全隐患在加速扩大，各类灾害所逐渐呈现出来的复杂性、全面性以及深刻性等特点给档案安全工作带来了更加深刻的思考。在最新的历史条件下，保证档案的安全以及有效性是目前档案工作者所面临的严峻挑战之一，如何探索科学合理的档案安全保障体系，逐渐成为档案管理界备受关注的热议话题。

关键词：档案安全 宣传教育 收集整理 监控审核 信息现代化

当前，我国经济发展进入新常态，“四个全面”战略布局给档案工作提出了新要求，档案工作已日益成为政府治理和公共服务不可或缺的基础和支撑；档案部门参与電子政务建设，实现电子档案从形成到长久保存、有效利用的全程控制，正成为发展趋势；“互联网+”行动计划以及云计算、大数据、物联网等信息技术的发展与应用，深刻影响到档案的特性和档案工作的边界。现在我国社会已经进入社会转型期、战略机遇期以及各类突发事件高发期，譬如地震、水灾和人为操作失范等影响社会不稳定的各类因素频繁发生，作为国家宝贵财富的档案在安全方面就面临着更多更大的挑战。随着人类的进步和经济社会的发展，全社会的档案意识有所增强，在人类进步和经济社会的发展方面档案起到了举足轻重的作用。而档案安全是档案管理部门的第一要务，是档案工作的生命线，在最新的形势下，建立实之有效的档案安全保障体系，是档案部门的第一要务，能够在更大程度上促使档案发挥出更大的作用，以下几点将作出比较具体性的说明。

一、加强档案安全宣传教育，增强安全素养意识

档案安全包括档案实体安全和档案信息安全，最大保障是档案管理人员工作是否认真负责，最大的危险就是工作人员玩忽职守。加强档案安全的宣传和教育，不仅是构建有效的档案安全保障体系的必备因素，而且为档案工作的不断完善与创新提供了莫大的活力。具体来说，首先，要通过工作细则的完善等措施将责任意识、防范意识、法制意识以及忧患意识等档案安全意识融入到档案的价值理论中去，提醒档案工作者时刻关注档案安全体系所面临的挑战，在意识的促动下不断地改进工作质量。其次，要充分利用法制宣传日、网络、送档下乡、报刊杂志以及部门宣传栏等有利的媒介，将档案安全知识普及于更加广阔的空间和地域中，将档案安全宣传放在社会公众提供档案信息服务和扩大档案工作的社会影响等的首位，潜移默化中提升档案安全宣传与教育的影响力。再者，为提高每个档案工作者的技能和安全意识，在平时的工作进程中，档案管理部门要针对目前的工作实际，尽可能多地开展档案安全知识竞赛、开办讲座、举办展览以及开展以档案安全维护为主题的拓展训练等活动，全方位地使得档案安全的知识融入到工作中去，提高全员的档案安全意识。与此同时，在各种各样的宣传形式下，能够在更大程度上调动员工参与的主动积极性和热情，为档案安全的宣传教育节省不少的人力和物力的同时，能够达到同等甚至更好的宣传效果。

二、强化档案的收集整理工作，抢救濒临重点档案

档案的内容牵扯到方方面面，档案存在的形式也各式各样，要想确保档案的完整和安全，在做好基本的档案收集整理工作的同时，一定要注重对濒临重点档案的抢救工作。详细一点来讲，各个档案管理部门要根据自己的现实情况以及工作实际，在单位内部制定出一个内容比较具体、分工比较明确以及针对性比较强烈的归档方式，让每一份档案都能够适得其所，避免某一门类的档案材料的缺失，同时也可以有效地提高档案人员的工作效率。还有，对于专业性较强的或者与人民切身利益相关的档案材料，可以明确规定这类的档案由专业性的人员负责，在积累、收集、归档和立卷的过程中，要像单位定期移交，而且要通过各种形式加强这类档案的监管和指导，使得新形式的档案管理形式不与传统意义上的档案存在形式相冲突，保证档案材料的齐全完整、不缺不漏。与此同时，对已经破损或者内容缺失的档案，一定要及时进行修复和整改，并且及时加固容易破碎的档案存在形式，防止重要档案的不完整性现象。档案原件是最真实和重要的存在方式，一般情况下不能轻易开封，在更大的程度上延长原件档案的寿命，而且在进行复印、扫描或者缩微之时，一定要小心谨慎，在保护原件档案的同时拓展档案的存在形式。

三、健全内部监控机制，切实加强开放档案审核

档案管理工作繁琐复杂，不断地加强和健全内部监控机制以及强化档案审核工作，可以有效地在一定程度上促使档案人员在按照制度办事的同时不断完善各项工作细节，促进档案安全工作不断得以完善与改革。要经常对工作人员进行爱岗敬业、忠于职守的教育，借助档案信息安全责任制以及真实案例实体安全来签订安全责任书，在档案整理调阅过程以及档案入库检查等环节要不断地加强，并且库房钥匙管理制度要根据即时情况进行调整和完善，促使内部监控机制落实到档案安全工作的各个方面。还有，要对上网的现行文件和档案资料进行严格审查，避免应当保密的文件和档案材料流传于非安全性的网络，减少不必要的损失，切实加强对拟开放档案的审批和审核工作。审核工作除了档案工作人员要密切配合之外，各个部门之间更要协调一致，彼此监督和辅助，在不同的工作岗位中践行相同的工作准则，在促进档案安全工作得以保障的前提下带动整个部门的进步与发展。需要注意的是，档案部门可以尝试采取物质奖励的监控和审核形式，最大限度地调动工作人员的主动积极性和热情，促使档案人员主动参与到档案安全的维护工作中来，从而获得事半功倍的成效。

四、加快档案信息安全管理现代化

在时代和社会飞速发展的今天，信息技术在各行各业中的运用逐渐成为炙手可热的事实，若能在档案安全管理进程中合理运用信息技术，将会获得理想中的成效。档案管理部门要派遣专业化的人员，将重点放在档案数据库的安全建设上，注重从管理措施和技术要求两方面出发，将诸如机房失火、网络病毒入侵、停电等应急系统完善好，以便突发状况之时能够应对自如。在互联网的运用过程中，要在建立有效的信息系统防火墙的同时，实行内、外网络分离，并且要定期或者不定期的对涉密的文件进行检查，对于异常现象一定要采取及时的盘查措施。值得一提的是，在档案信息化管理的进程中，要根据实际情况设立档案安全监督员，根据严密的档案安全管理制度，对管理的各个环节进行登记、归档、扫描以及入库，配合好其他档案管理人员的日常工作。与此同时，各级档案部门要组织工作人员不断地学习最新的信息技术，尽最大的努力研发出适合单位内部管理模式的关键设备和安全技术，并且努力加强区域的交流与合作，对于相关性的档案信息安全活动更要积极地参与，做到取长补短。需要注意的是，信息技术的运用只是档案安全体系构建的一个辅助工具，要在和传统的档案管理制度完美契合下，才能促使信息技术真正地发挥出强大的催化剂的作用。

五、加速培养档案信息安全人才

保障档案信息的安全，人是第一要素。档案人员及相关人员的档案信息安全意识、素质水平、创新能力直接影响到档案信息的安全。树立现代人才观念，坚持依法治教，有计划、有重点、分层次、分类型、多形式、多途径地开展档案信息安全人才的培养和教育。

六、结语

档案信息资源是国家和社会珍贵的文化财富，在时代和经济社会不断发展的大背景下，档案安全问题日益受到关注和重视，构建档案安全保障体系成为档案部门一项非常重要的任务。该体系是一个庞大和繁琐的工程，各级档案管理部门要不断地总结实践经验和借鉴精华，探索更多行之有效的良好途径，确保档案安全，使得中华民族的珍贵文化完整地代代流传。

参考文献：

[1]张美芳. 《文献保护技术呼唤文献保护技术管理》.档案学通讯.2009（01）.

[2]张春荣、刘到鑫. 《构建多渠道档案安全保障体系平台》.兰台内外.2010（04）.

[3]杜雪映. 《构建档案安全保障体系的思考与实践》.煤炭企业档案管理优秀论文集.2011.

[4]李芳. 《浅谈档案信息安全保障体系建设工作》.时代报告2011年第8期.

作者简介：朱慧伟（1967—），女，汉族，安徽省阜阳市人，阜阳市水资源管理处，馆员，研究方向：档案管理。