事业单位档案管理信息化建设问题

赵光月

【摘要】由于社会主义经济水平不断提高，加上科学技术水平不断提高，所以对于事业单位来说，档案的数量不断增多，同时也推动了事业单位档案管理工作形式变化。现在来看，事业单位的档案管理工作逐渐实现信息化，发展成新的管理方式与管理潮流。不过，对于现在的事业单位来说，其信息化建设里出现了一系列问题，文章针对这些问题提出了相关措施，以此来推动事业单位档案管理信息化。

【關键词】事业单位；档案管理；信息化建设；进程

在事业单位里，档案管理信息化是进行档案保存的手段。对于事业单位来说，要利用高科技的信息技术实现物质化信息资源转换，然后保存档案，建立起档案的全文数据库，同时建立起档案目录数据库，使得事业单位里的每个人都可以享受档案服务。实现档案管理工作的信息化可以和传统的档案管理方式相结合，推动两者共同促进、共同发展。

一、事业单位档案管理工作信息化建设的问题

（一）合理开发档案信息资源

对于现在的事业单位来说，它们并没有合理利用档案信息资源，没有对档案信息资源进行采集，除此以外，对于信息资源容易重复加工，综合来看，对于档案信息化资源来说，要不断提高质量。发展到现在来看，国内的档案资料开放程度并不高，档案信息资源的利用率也比较低。

（二）缺乏必要的档案信息内容安全的措施

对于事业单位来说，其中的有些档案资料和普通档案的资料存在差异，事业单位中的资料会涉及国家机密，所以要处理文件资料必须注意其保密工作。对于各个事业单位来说，在进行信息化建设时，必须保障资料的保密性。不过，在具体的实践里，很多单位都会忽略这一问题，所以导致档案资料容易泄露。具体来看，事业单位在进行审查时缺乏严格的程序，很容易使黑客侵入电脑，盗取机密性高的文件。所以，对于事业单位来说，必须依据相关规定，实行对事业的有效管理，充分保障机密资料的安全。

（三）档案检索效率比较低

依据不同的检索方式，可以把档案检索分为计算机检索和手工检索两种检索方式。在进行档案检索时，其效率高低是受档案硬件设施影响的。由于科技不断发展，所以在现在的全部检索工具里，计算机是最有效率的工具。在很多部门里，由于要达到提高档案检索效率的目的，所以投入了大量的人力物力进行对检索工具的研发，他们认为，检索工具多的话，检索速度越高。他们的错误思想导致了检索效率变低，更严重的还会导致档案重叠现象。

二、事业单位档案管理工作信息化建设的途径

（一）制定规范的档案管理工作的制度

由于我国的基本国情，所以事业单位具有一定的特殊性。在事业单位里，档案管理部门是一个边缘化的机构。在法律法规里明确规定了事业单位的档案管理工作。所以，对于档案管理工作来说，要实现其信息化就要以遵守法律法规为前提，使档案管理的信息化受到法律规范，实现事业单位档案管理工作的制度化和规范化。对于不同的事业单位来说，要按照自身的具体状况，进一步制定适合自身单位的相关制度，实现对于工作人员的培训。

（二）合理规划事业单位档案管理的信息化

对于事业单位来说，要按照自身企业的经济发展目标，进一步制定合理进程。在历史阶段里，尽管档案管理工作在发展中必然会实现其信息化，但是不可以具有盲目性。在加强事业单位信息化发展中要实行科学的规划，有序推进工作开展。通过和实际状况相结合，制定完善信息化管理的目标，有步骤的推进工作展开，实现档案管理工作可持续发展。

（三）完善对事业单位的档案信息化的监督制度

通过实行强有力的监督制度，进一步保障事业单位档案管理工作发展，逐步实现对档案管理信息化的有效制约，使得在法律约束下有效开展工作。制定监督制度促进可以推动档案管理工作人员的创新意识，同时还可以提高档案管理工作人员的工作热情，最大化的保证档案资料的安全。对于事业单位来说，要充分利用好内部监督和外部监督两种方式，通过两种方式有机结合，实现相互合作和发展，及时发现隐藏在档案管理信息化中的问题，纠正错误观点和做法，最大化保障档案管理信息化高效、安全发展。

（四）建设实用的档案管理信息化网站

在实行档案管理信息化中，通过网页的形式建立站点，可以推动档案管理信息化进程。在实行信息化的过程中，网页化服务是重要的方式，通过这一方式发展，可以实现信息资源高效传递，所以在不断发展下，这一模式将逐渐变成实行档案管理信息化的主要模式。要提高档案管理信息化的效率，就要不断更新网站的开发力度，提高其能力，满足信息需求。

（五）加强建设档案管理工作的信息化

在事业单位里，加强管理工作信息化就要紧跟潮流，通过先进的科技和技术，不断增加档案管理工作效率，提高档案管理工作效率。通过计算机的辅助作用，相关档案管理工作人员必须及时更新档案的具体内容，保存好档案的信息，通过计算机、扫描仪等现代化的设备，保存好重要的图片资源和声像等。这样一来，档案资料保存对纸的依赖性降低，一方面可以大量节省档案管理工作资金，另一方面还可以节省空间。

三、总结

在我国经济发展水平不断提高的背景下，面对上面提及的对于事业单位档案管理工作中的问题要积极处理。通过上文简单论述，分析了相关解决措施，一方面可以加大对于事业单位档案管理工作的了解，另一方面还和社会主义市场经济相符合，实现对事业单位档案管理工作有效展开。对于不同的事业单位来说，要实现对于信息化的科学规划，通过合理的步骤规划，保障信息安全工作开展，实施新的管理方法。除此之外，在进行事业单位的改革中，要抓住机遇迎接挑战，沉重应对，实现创新。通过和传统的档案管理方式有机结合，做到单位事业档案管理工作的可持续发展，推动事业单位进步。

参考文献

[1]王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章，2013（02）：321-322.

[2]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013，（09）：214-216.