浅析电子档案的主要特征及管理保护策略

孙笑一

【摘要】近年来计算机技术、网络技术及电子技术取得了较快的发展，并在档案行业中广泛应用，加快推动了档案工作的变革。目前档案载体已从纸质向光电介质改变，纸质档案和电子档案共存，对档案管理工作带来了较大的挑战。因此我们要深入了解电子档案主要特征，并采取有效的措施来加强对电子档案的管理和保护，加快推动档案的网络化和数字化发展。

【关键词】电子档案；主要特征；管理保护；信息安全

一、电子档案的主要特征

（一）实体的虚拟化。电子档案是存储在计算机或是网络中，其实体是无形的，虚拟化的，而且电子档案信息量十分庞大，这也使在未来数字档案发展过程中，只能采用分布式存储，用户所调盾或是利用的档案资源可能存储于不同区域或是不同国家。

（二）手段的数字化、网络化、多媒体化。 电子档案从资料采集开始，整理、加工及归档等工作都离不开网络环境，即使收集到其他载体的档案也会对其进行数字化处理，可以说电子档案集文本、图片、音视频于一体，用户对其使用时直接通过网络即可以进行在线阅读及利用，不仅能夠对浏览的界面进行选择，而且对于所需求的档案文献保存方式也具有多样化的特点。

（三）时效性强，周期短。电子档案主要是通过网络进行采集，并利用数字化管理方式，不仅档案管理人员劳动强度降低，而且在档案管理环节更为简化，有效的缩短了档案整理的周期。同时电子档案在对错误进行修正及对资料进行更新过程中都具有较好的便利性，能够实时对档案内容进行补充和更新，具有较强的时效性。

（四）交互性的和个性化档案。在电子档案的模式下，文稿的提供者与用户紧密地联系在一起，用户之间都可以十分便利地沟通，甚至在一定的条件下角色可能会发生转化，具有空前环境下的交互性。另一方面，电子档案的形式是在线的、实时的、网络化的。有些档案利用过程也可以不经过现场来进行，通过有关数字化的网络就可能完成。

（五）加工的标准化、信息的海量化和检索的智能化。 电子档案在资源加工、整合有特定的统一标准，如统一的压缩化、编码技术、视频格式、元数据标准、浏览平台等，它依托互联网服务，不同部门的档案是可以共享的，并可以实现跨库关联和检索。数字化的编辑出版方式，使得方志的编撰常态化，可以收集到大量的资料，有效避免了过去因为编撰时间太长遗漏过多的现象。与标准化加工和海量信息相适应，在检索技术上，电子档案是智能化的。检索系统能够自动地分析检索条件与结果，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，能实现多语言混合检索及检索结果的自动排序等功能，为用户提供最为满意的信息。

二、加强电子档案管理保护的策略

（一）做好软件及硬件设施的维护工作，保障档案系统的稳定运行。利用信息技术实现电子档案的存储，在具体操作过程中需要依赖于相关的软件及硬件设备，因此软件和更件设施安全的运行至关重要，所以在做好软件及硬件设施的维护工作。在电子档案工作中，设备陈旧老化、软硬件故障及网络平台受到攻击等情况较为常见，这就需要强化检修和维护，定期对档案系统软硬件进行检修维护，及时对设备进行更新，以此来保证档案系统安全、稳定的运行。 首先，为了提高电子档案信息的安全，需要专业的检修人员及网络安全工程技术人员，这些人员由于具有专业的检修知识和技能，了解计算机、磁性介质及网络环境，积累了丰富的实践经验，在对软硬件进行检修和维护时能够有效的保证检修维护的质量。其次，由于软硬件设施发展速度较快，这也决定了档案系统的软硬件设施要及时进行更新换代，对先进的网络安全技术要做到实时关注，有效的提高软件环境的兼容性，通过强化软件及硬件的定期维护，以此来提高档案系统运行的安全性。

（二）健全安全防御机制，提升档案信息安全。 档案信息的传输依赖于内部的局域网与外部的公共网络空间的数据交换，在传输过程中，面临着计算机黑客以及电脑病毒带来的安全隐患，对信息的保密性造成威胁。因此，安全防御体系的建立健全具有重要意义。网络的安全及防御机制的主要内容包括对局域网的安全维护、对网络病毒的防范、对TCP/IP协议的管理，涉及到各服务点的防火墙维护以及虚拟内部网的划分。电子档案完善的安全防御措施包括身份认证措施、信息加密措施、访问控制管理措施等，身份认证措施包括数字信封、数字签名等安全管理认证技术，可以有效保证电子档案的信息传输的准确性和终端定位的安全性。信息加密措施包括对称密钥与非对称密钥，两种加密系统配合使用，将电子档案进行加密、解密处理，降低信息内容的泄露威胁。访问控制管理措施包括网络权限和入网访问，能够有效避免电子档案资源遭到非常规性使用。除对安全加密技术的采用，还可使用网络入侵的检测防御设备，实时监测电子档案系统的网段中出现的外部入侵或内部破坏行为，对其进行及时的警报或拦截，保障电子档案信息传输的安全性和保密性。

（三）提高电子档案管理人员的整体素质。首先，加强对电子档案管理人员的培训工作，特别是要组织档案管理人员参加计算机技术基础知识的培训，针对档案管理人员自身的实际情况进行针对性培训，将电子档案管理软件知识产及相关设备的操作方法都要在培训中进行重点讲解，以此来全面提高档案管理人员的技术水平。其次，提高档案管理人员电子档案安全保护意识，加大电子档案安全保护工作的宣传，利用具体案例更直观的使档案管理人员认识到电子档案安全的重要性，在工作中能够做到正确操作，保护好用户的隐私，建立完善的电子档案安全机制，加强对电子档案的有效保护。

三、结束语

随着科学技术的快速发展，大量的电子档案产生，这就对电子档案的管理及保护工作提出更高的要求，需要进一步建立健全电子档案系统的安全机制，做好电子档案系统的维护工作，强化对档案管理人员专业技能的培训，努力提高电子档案管理的水平，保证电子档案信息的安全。

参考文献

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