关于做好城建档案管理工作的几点认识

王南希

城建档案是具有查阅保存和利用价值的文字、图表、音像等各种载体的技术资料，是人们规划、建设、管理城市的重要依据，完整地保存和有效地利用城建档案，将在推进城市化建设中起到事半功倍的作用。为此，结合临沂城市建设实际，我就做好城建档案管理工作谈几点认识：

一、城建档案在城市建设中的重要作用

（一）城市规划建设的前提和基础

城市规划是城市发展的前提。要制定一个科学的，符合实际的并具有前瞻性的城市规划，必须依靠那些真实记载着该城市在建设过程中形成的档案资料，以此为基础，进行创新拓展。近几年来，临沂市城市建设飞速发展，城市面貌日新月异，很多大的市政配套纷纷建成。这么大规模的城市建设工程，如果缺乏充分足够的城建档案资料作为参考，一切从零开始的话，其工作难度之大，使不可想象的。城建档案为城建工作者提供了完整、系统、准确、可靠的资料数据，节约了大量的人力、物力和時间。因此，掌握系统、完整、可靠的城建档案资料，是制定城市规划的前提条件，是进行城市建设和管理，乃至今后发展的重要依据。

（二）城市抢险救灾的重要依据

城市建设在推进过程中，经常受到自然灾害、意外事故以及人为因素的影响，产生一些意想不到的问题。如果单纯依靠抢险救灾人员的努力，往往效果不好。这时候，城建档案就会起到非常重要的作用。比如，在抢修洪水、供气管道事故过程中，我们通过查阅档案资料，就能很容易的找到管道线路走向，及时排查管道破损的位置，在最短的时间内修复管道，为广大市民提供及时快捷的服务。再比如，在抗震救灾过程中，到处都是倒塌的房屋、破损的路面，修复各类城市配套设施的任务非常繁重，这时候查阅档案资料，可以按图索骥，及时安排部署人员奔赴一线进行修复，为抢险救灾节约时间。

（三）变迁的重要参考资料

随着我国城镇化进程的加快，城市建设快速推进，城市面貌发生了翻天覆地的变化，临沂市也是如此。自改革开放以来，临沂市城市建设经历了多次跨越发展的时期。本世纪以来，市委、市政府提出“一河五片、组团发展、北上东进、南优西连”的发展思路，拉开了城市空间布局。尤其是临沂北城新区，经过几年的开发的开发建设，一座新城拔地而起，成为临沂城市建设的一张绚丽名片。城建档案详细记录了城市变迁的历程，是我市城市发展的缩影和基础，为今后查阅相关资料提供了重要的历史依据。

二、做好城建档案管理工作应该注意的问题

城建档案管理工作，是一项非常复杂、琐碎的系统工程。做好这项工作，必须适应新的形势和任务需要，不断改革创新，解决好以下问题：

（一）效性问题

城市建设每一年都发生着巨大的变化，都有一批新的建筑物竣工投入使用。及时的收集、记录和保管好这些资料是城建档案管理工作中非常重要的一项内容。比如，临沂市这几年组织实施了大范围的棚户区改造，一些旧小区消失，一些新的小区产生。如果不及时进行相关档案资料的收集整理，有些建设资料会永久消失，一些新的小区产成。如果不及时进行相关档案材料的收集整理，有些建设资料会永久消失，将会留下很多的历史遗憾。因此，档案工作者应该加大这些小区建设资料的收集，尤其是对一些图片、音像资料的收集显得尤为重要和紧迫，这将为后人寻找临沂记忆提供很重要的资料。

（二）制定建设问题

规章制定是城建档案实现长效、常态管理的重要保障，城建档案管理部门应当不断适应形势发展需要建立健全相关管理制定。比如，应该完善内部管理制度，包括考勤、考核、例会等常规制定以及相关激励制定，这样有利于激发工作人员的积极性和主动性。再比如，建立完善档案操作流程制定。进一步明确档案收录、查阅、回收制定，完善档案收录标准，提高档案管理工作的质量和水平。同时，对违反城建档案安全法规规章的人和事进行严肃查处，对查出的问题，及时予以解决，使城建档案安全法规制度不仅在纸上完整制度，也在实际中完整执行，真正发挥制度建设的实效。

（三）人才队伍问题

树立“人才是第一战略资源”观念，提供人才发挥作用的环境和成就事业的机会。一方面，可以考虑引进优秀的人才。当前，我国高校毕业生面临着就业难得问题，就业市场可谓是“供大于求”，这为城建档案管理引进人才提供了难得的机遇，可以从高等院校的档案管理、计算机等选拔合适的优秀人才。另一方面，可以考虑内部挖潜培养。在我们的城建档案管理部门，内部本身就存在一些有潜质的人才，只要单位加大培养教育力度，定期进行业务培训，就一定能够让一部分人有所作为并成为单位骨干，这样既可以节约人员投入成本，也利于人才的留用。

（四）数字化管理问题

随着计算机技术，尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸质档案存储空间大、查阅不便、维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。根据实际需要，城建档案馆可以采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵答案数字化、高使用频率档案数字化等方式，把现有实体档案资源转变成数字资源，为数字城建档案馆建设夯实基础。