浅析企业法律顾问在合同管理中的作用

徐军

【摘要】本文阐述了企业合同管理的内容和重要意义，分析了企业合同管理普遍存在的问题，对企业法律顾问在合同管理中的主要工作以及合同管理风险防范控制进行探讨。

【关键词】企业法律顾问；合同管理；协调控制

在社会主义市场经济条件下，企业和其他市场主体为实现一定的经济目的，为明确相互权利义务关系需订立合同。而合同的合法、有效性，需要一个既懂企业经营管理，又通晓法律知识的专业人员把关，企业法律顾问直接参与企业的合同管理，可预防企业法律风险，避免企业经济损失，有效维护企业的合法权益。

一、企业合同管理的内容和重要意义

合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理是企业风险管理的一项重要内容，从实践角度来说，企业合同管理是公司依据本单位的实际情况，依据法律法规，在合同从准备、谈判、签订、履行、变更、解除，直到救济权利、解决纠纷的整个过程中，所进行的计划、组织、控制、调解、处理和监督检查等活动。

合同管理是企业法律顾问的重点工作之一，法律顾问通过促进公司建立健全合同管理制度，参加合同的起草、审查、履行监督，妥善处理合同纠纷等工作，对企业实现合同依法订立、严格履行、减少纠纷及损失等发挥着不可替代的作用。

二、企业合同管理普遍存在的问题

（一）合同法制观念淡薄，风险意识差。有些企业合同法制观念淡薄，重大的经济行为，仅靠个别领导表态或一纸“意向书”，不签订合同就开始履行，一旦发生纠纷，企业的合法权益很难得到保护；有些企业虽然签订了合同，但在合同签订前，未对合同相对方进行必要的资信调查或资格审查，导致所签订的合同处于效力待定状态，或无法实际履行。

（二）企业的合同管理制度不健全。有些企业没有建立系统的合同管理制度，从签约前的合同谈判到合同履行完毕，没有一个统一、规范、科学的管理标准；有些企业虽然有合同管理制度，但由于合同管理制度不科学、不规范，缺乏可操作性而未能落到实处；更有一些企业的销售人员动辄代表企业签订大额合同，既无法人授权委托书，又无身份证明书。

（三）企业合同文本制作不规范。有些企业的合同名称不准确，有的合同张冠李戴。比如明明是承揽合同，做成买卖合同，就有可能导致承揽企业多承担买卖合同项下的那些义务，或者放弃留置权的优先适用。

三、企业法律顾问在合同管理中的主要工作

（一）合同的签订（事前控制阶段）管控重点和对策。第一，搞好尽职调查，明晰合同主体身份。订立合同之前要尽可能多地了解对方资信状况，留意对方的营业执照是否过期末年检、是否是假执照、单位经营场所和办公场所是否与其所言相符、有否皮包公司的迹象、有否濒临破产或经营境况日益恶化的迹象、有否信誉欠佳的中介人牵线搭桥、有否高额回扣引诱、有否劣迹或商业丑闻等。第二，慎重填写合同的形式和实质要件。第三，如果合同采用格式合同或者合同示范文本签订，文本中常有“其他”或空格。如果在这些“其他”项或者空格处没有内容的话，应写上“无”或相同意思的表示。千万不能空着。最后还应注意订立合同应写清楚两个条款：一是“本合同每一页都应由双方加盖公章，无公章或只有一方公章的，该页内容无效”，以防止换页；二是“本合同内容如有修改，应在修改处加盖双方公章，无公章或只有一方公章的，修改后的内容无效，合同内容以修改前的为准。”签订合同时务必要注意签字盖章与签约单位及其负责人（或授权人）是否相符。

（二）合同的履行（事中控制阶段）管控重点和对策。合同履行阶段的管理和风险控制主要是保证合同按照约定正常履行，处理履行过程中出现的影响合同实施的情况，做好合同履行中的书面记录和会签资料等并妥善保存，及时判断处理出现的可能导致违约、合同解除的意外情况等。如果在缔约过程中未能将风险防住或出现缔约时不可预见的情况，则应在履行合同过程中尽力竖立起第二道防护网，在履行过程中进行防范和保护，主要在表现为各种抗辩、变更、通知、解除、终止等。

（三）事后补救阶段——合同纠纷处理。合同纠纷处理是合同签订时和合同履行过程中出现纠纷时不得已采取的补救措施。是合同管理者为保护自身合法权益最后手段。在出现纠纷时，要权衡利弊，尽力调解。认真研究案情，做原告时要科学设立案由，如在侵权和违约竞合时选择侵权之诉还是合同违约之诉，有时案由直接影响诉讼结果。科学掌握答辩时间，如提出管辖异议和正常答辩是不一样的，一定要在法定答辩期内书面提出；善于使用保全措施，取得主动权，以保证诉讼效果。

四、合同管理风险防范控制

（一）企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同，确保对方当事人具备履约能力。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与。

（二）企业应当对合同文本进行严格审核。重点关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。

（三）企业应当按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式的合同，应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。

（四）企业应当遵循诚实信用原则严格履行合同。对合同履行实施有效监控，检查合同履行情况。合同生效后，企业就质量、价款、履行地点等内容与合同对方没有约定或者约定不明确的，可以协议补充；不能达成补充协议的，按照国家相关法律法规、合同有关条款或者交易习惯确定。

（五）企業应当加强合同纠纷管理。在履行合同过程中发生纠纷的，应当依据国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。同时企业内部授权处理合同纠纷的，应当签署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授权批准，不得答复或承诺。

参考文献

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[2]张思怡，朱慧子.浅析如何通过加强合同管理来强化风险防范[J].中国总会计师，2016（01）.