关于企业办公室管理创新的思考

何春燕

【摘要】提升企业办公室管理水平，不仅能够提升工作效率，也能提升企业总体管理水平，创新办公室管理工作形式，是提高办公室管理水平的关键。本文结合现代企业的办公室工作职责及自身特点，探讨了现有办公室管理工作中的不足之处，并提出科学管理的建议。

【关键词】企业；办公室管理；创新

一、企业办公室管理的内涵

办公室是发挥“承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方”作用的关键，对企业正常运转有极其重要的作用和意义。办公室管理工作综合性较强，其职责范围内容也较丰富。

（一）辅助领导决策。办公室作为综合管理机构，接触工作面广、信息范围大，通过搜集信息、提出多种备用方案，提出建设性参考意见，为企业管理层提供全面、详尽的决策依據，以提高企业整体工作效益，做好企业管理者进行科学决策的参谋和助手。

（二）协调职能。办公室是企业工作高效、有序进行的协调者，主要负责与外单位和企业内部各部门的沟通、协调工作，保障及时传达各级领导指示精神，促进企业正常运转和工作全面发展，实现各项计划目标。既包括协调与上级单位、平级单位等与企业有关的各种关系，为企业持续发展创造良好的外部环境；也包括协调企业内部各部门之间的关系，为企业稳定和谐的发展创造良好的内部环境。

（三）信息沟通。现代企业接收的信息量较大，对接收的信息进行有效控制管理是实现管理目标的基础。良好的沟通机制能够保障信息传达的及时性、畅通性，更能为企业的决策与执行力提供基本的保障。企业内部控制活动中，提高信息的透明度与反馈程度是实现有效沟通、完成经营管理目标的重点。企业办公室需要改善沟通环境，健全沟通机制，建立现代化、科学化的信息网络。企业办公室既要培养素质好、开拓意识强的信息人才队伍，又要通过信息与沟通机制建设不断强化内部控制，制定与企业经营目标相结合的信息管理制度，明确职责，予以监督考核。在信息沟通工作中，利用现代科技降低信息不对称的不利影响，企业办公室应力求把握信息所反映的客观事实，保障信息的准确性、安全性和畅通性，为企业经营发展服务。

（四）提高管理效能。管理者清晰、准确地认识管理职责，是有效发挥办公室管理职能的前提。办公室既要完成企业管理者下达的各项计划工作任务，又要保障与各部门建立和谐的工作关系。管理的同时应加强有效沟通，避免空白管理和重复管理造成时间、人力成本的浪费，以进一步提升管理效率。

二、企业办公室管理存在不足

（一）管理观念缺乏创新。随着经济不断发展，新思想和新方法不断被运用到企业管理中，企业办公室管理面临日益严峻的挑战。办公室不仅是为公司内部工作运转服务，新时期企业办公室工作的内容和形式都发生了变化，结合企业工作实际开展情况不断创新管理观念，应提升办公室管理工作的全面性、计划性和预见性，推动企业改善管理机制，适应竞争激烈的市场环境。

（二）管理水平亟待提高。管理涉及组织的所有资源及活动，包含着深刻的辩证关系。正确处理和对待管理决策、管理体系建立、管理规范与创新、管理的“以人为本”、管理对象等几个方面关系，有利于提升公文收发、日常接待、信息收集处理等日常工作的管理效率，推进工作方式规范化和制度化，是提高管理水平、提升管理效益和企业整体工作效率的前提。根据企业实际情况，发挥办公室工作人员积极性，引导其发掘内在潜能，不断探索新的工作方法，高效完成管理者布置的各项工作任务，充分发挥办公室效能。

三、管理创新思路

（一）更新管理理念。现代企业办公室管理的核心是为企业发展大局服务，保障各部门工作顺利推进。办公室管理必须不断创新工作思路，改进管理方法。挖掘不同岗位的潜能，调动员工的积极性与创造性，通过制度约束的力量保障管理创新的方式落实到位。同时，根据办公室管理方式的创新，调整优化企业文化及制度规范，为企业运营、管理和发展带来源源不断的生机和活力。

（二）规范管理制度。有效落实企业办公室管理工作，进一步优化、完善管理工作。企业需不断完善长效管理制度及管理规范，对内部行为进行约束和规范，以期提升办公室管理效率。以健全的制度为基础规范办公室管理工作。企业通过完善的管理制度，调动员工的积极性，提高企业整体工作效率。

（三）树立良好工作作风。员工的工作作风对工作开展成效至关重要，树立良好的工作作风有利于提高工作效率、提高团队凝聚力。员工通过加强自身学习，提高组织管理、综合分析、协调办事等工作能力，保障工作成效。

（四）探索创新管理机制。办公室管理人员、工作人员要以改革的精神思考和研究本职工作，在工作中勇于开拓创新办公室工作新局面的有效途径，积极探索建立标准规范、信息灵敏、优质高效的办公室工作机制，不断完善，进一步提升工作效能。

四、企业办公室管理的创新途径

（一）提高办公室工作人员综合素质。具备高素质综合管理能力，是办公室工作协助企业领导进行企业管理的基本要求。只有办公室工作人员的整体素质不断提升，才能不断提高办公室的工作质量。提高工作人员的综合素质可通过岗位培训、再教育、自学等方式进行，充分调动员工的积极性，鼓励员工结合岗位工作完善职业规划，实现自我价值与企业价值的统一。

（二）强化办公室工作的服务、监督职能。认清企业不同时期的发展形势，积极转变管理观念，增强服务意识，是办公室管理工作的责任与义务。建立规范的工作秩序，保证科学决策、有效指挥和政令畅通。督查是办公室管理的重要职责，是落实企业经营计划和目标任务的关键。办公室管理工作必须围绕企业发展战略、工作重心，建立权威高效、运转自如的监督机制。

（三）管理规范与企业业务开展有机结合。企业办公室管理的工作应当与企业业务开展有机结合，以企业发展为目标，企业利益最大化为导向。规范企业内部管理，管理者不仅要了解本行业法律法规、行业行规，还要掌握市场动向、发展趋势，分析行业管理模式，不断提高业务知识和技能，办公室管理规范与企业业务发展有机结合不仅有利于推动企业业务发展，也有利于完善办公室管理机制，有效增强企业发展动力。

（四）创建学习型办公室。创建学习型办公室是企业构建学习型组织的一部分，是与时俱进、顺应知识经济与信息时代的必然要求，是提升办公室管理创新能力的有效途径。根据企业办公室的特征和实际，结合岗位职责，定期组织开展学习，将各种知识、企业价值观、行为规范、岗位要求转变为共同愿景、岗位能力和自觉行动。通过学习实现信息反馈、交流和共享，为组织和个人带来新的创造能力。

现代企业办公室管理是企业内部管理的核心，作为综合性管理服务机构，办公室是企业正常运行的中枢神经，是企业得到反馈信息的纽带。办公室需协调内外多方关系，办公室管理人员要增强创新意识、服务意识、学习意识、责任意识、大局意识，构建学习型办公室，为企业的良好运行服务。同时，易于操作、实用性强的规章制度是现代企业办公室实现科学管理的重要环节。企业的成败不仅取决于其适应市场和环境的应变能力，同时取决于其内部管理制度的科学性、完善性。有了企业办公室科学的现代管理制度，才可能发展成为规范、高效的现代企业。因此，企业办公室要力求使每项工作都能做到制度化、规范化，并建立必要的考核、奖惩办法，鼓励先进，督促落后，保证办公室工作顺利运转。企业办公室管理工作要不断适应科技发展带来的巨大变化，及时让最新技术为之所用，对办公设备亦要注意不断更新和改进，创新管理方式，谋求效率的最大化改善。

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