教学秘书职业素养和岗位能力初探

赵霞 李昊

内容摘要：本课题以云师大文理学院为例，针对对教学秘书工作的现状、相关部门工作衔接的要求及上级领导部门的要求进行调查分析后，提出在目前信息化时代的大背景下，具备现代化的管理方法与手段对教学秘书岗位工作能力的要求，进而提出独立学院教学秘书应具备的职业素养和岗位工作能力，试图在今后提高教学秘书自身素养、岗位工作主动性及工作效率上有一定的帮助。

关键词：独立学院 教学秘书 教学管理

教学秘书是教学管理工作的基层实践者、管理者、组织者和服务者，同时也是院系领导的参谋和助手，在教学管理工作环节中起着非常重要的作用，其职业素养和岗位能力直接影响着其工作效率，影响到教学工作的正常开展和教学秩序的有序运行。因此，建立一支能够满足院校教学管理需求，同时具备良好职业素养和岗位能力的教学秘书队伍，就成为了学院加强教学管理、推进教学改革工作的当务之急。

一.信息化时代下独立学院教学秘书工作现状分析

信息化时代下，教学秘书的工作方式和以往的传统工作方式发生了比较大的变化，不仅为教学秘书在工作过程中解放了大量的人力物力，将繁琐复杂的工作通过系统进行串联和系统化，还能够利用系统对大量的数据进行分析。并且还为信息使用者查询相关信息时，做到了信息查询的准确性。

针对教学秘书工作效果，笔者以访谈的形式对学院的部分专职老师以及学生进行了解。教师以及学生属于信息关注者，对教学秘书工作中所涉及到的相关信息有多角度的需求。同时，对于我学院的教学秘书进行了问卷调查，目前，我学院教学秘书在知识结构方面，教学秘书群体中70%所学专业与现有工作岗位关系不大。秘书队伍的整体素质相对难以满足现代教学管理对教学秘书的要求，严重制约了教学管理水平的提高。同时，教学秘书在科研能力方面也比较忽视，对于教学管理相关课题，有73%的人并没有申请过，6%的人申请并未通过审核，6%的人申请到了课题，15%的人申请了课题在等待审核阶段。但是100%的教学秘书认为教学秘书参与教学管理方面研究创新，有利于提高教学管理水平。由此可见，教学秘书在科研能力方面有意向去申请，但是又苦于专业知识水平以及学院重视程度的限制。在对教学秘书的问卷调查中也涉及了教学秘书对目前教学秘书工作满意度的调查，调查中47%的人对教学秘书工作感觉一般，40%的人对教学秘书工作感到满意，13%的人对教学秘书工作感到不满意，0人对教学秘书工作感到非常满意，而在对问卷进行分析后，大部分原因为：教学秘书工作较为繁重。教学秘书在工作中有较大的压力。

二.信息现代化对独立学院教学秘书工作方式的影响

1.工作思路的转变。在以往的传统的教学秘书工作中，往往会将工作重心放在繁杂的事务处理上。而利用现代化信息系统，可以将教学秘书从繁琐的事务中相对解放出来，可以有更多的时间对工作进行反思总结和规范。

2.工作方式的转变。利用现代化信息技术，对以往耗时较长的排课、课表制作、期末考试安排、补考名单生成等工作有了较大的工作方式的转变。

三.信息化时代下独立学院教学秘书应具备的素质和能力

1.思想政治意识。在工作中，教学秘书直接参与教学管理全过程，并会相应的给出一些教学意见。同时，还承担着对教学档案的管理工作，而教学档案又是任课教师多年积累的非常重要的教学经验及成果，若没有过硬的政治素质是无法胜任这项工作的。因此，教学秘书较高的政治觉悟、过硬的政治素质是非常有必要的。

2.服务敬业意识。教学秘书的工作是围绕着为教学服务，为师生服务而开展的，因此，教学秘书要将服务意识作为一切工作的出发点和归宿。

3.统筹管理能力。由于学院的性质，让教学秘书除了承担教学管理相关工作外，还承担的其他的行政事务，工作头绪繁多，既有经常性的有规律的程序性工作，也有不可预测的无规律的突发事件，工作范围几乎涉及教学管理工作的各个方面。同时，教学秘书工作具有规范性和时限性的特点。这就要求教学秘书具备统筹管理的能力，分清事情的轻重缓急，合理安排工作完成时间，对有关工作早考虑、早准备，突出工作的计划性、主动性、超前性和针对性，使教学管理工作的水平在实践中不断提升。

4.实践创新能力。目前，根据高校转型的要求以及学院人才培养的定位，培养和造就有创新能力的高素质人才已成为当前高等院校的根本任务，高校加大教育教学改革力度，提高人才培养质量。这就要求教学秘书要有实践创新能力，不断拓宽视野，积极配合改革不合理的教学计划、教学方法，不断优化和创新教学管理方式，善于发现和吸收新知识、新观念、新信息，积极参与开展人才培养模式、教学内容、课程体系及教学方法的教改研究和学术研究，在教学秘书工作岗位上创新实践，朝着管理规范化、信息化目标努力，探索总结出适应高校人才培养需要的科学管理方法。

（作者单位：云南师范大学文理学院）