照片档案的归档与管理

张庆伟

【摘要】本文论述了照片档案的特点和归档原则，为照片档案管理提供借鉴。

【关键词】照片；档案收集；管理

照片档案是档案的一个重要组成部分，其以特殊载体的形式，直接且逼真的影像将资讯传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，更具有感染力。其独特的记录形式，在档案利用中发挥了重要的作用，如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。照片档案以不同内容分门别类展现了发展历程，通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就。笔者结合照片档案管理存在的问题，提出几点思考。

一 、 照片档案的形成及特点

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片分为传统照片与数码照片。传统照片档案包括底片、纸质照片和说明三部分。数码照片档案指用数码照相机、扫描仪等设备以数码形式存储在存储器中的静态图像文件，数码照片可冲洗为纸质照片，也需编写文字说明及目录。

照片档案与文书档案具有共性，它们都是在实践活动中形成的，并且有保存价值，可起凭证和依据作用。照片档案有两大优点：一是直观形象性好，由文字记录形成的档案不如照片档案那样直观形象。二是实体信息性强，由于直观、形象地反映了客观事物的实体及其可能存在的周围环境，使人们从实体影像上获得可靠的信息。它既是文字档案的补充，又区别于文字档案，它的特殊性在于其制成材料不同和具有形象化的特点，别具文化魅力。因此做好照片档案的收集和归档对规范档案管理工作具有重要的现实意义。

二、照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛，但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要进一步的文字说明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明，在归档过程中一定要注意及时注解说明。

（一）照片档案的整理。照片档案卷内目录的项目包括：照片号，底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或一组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。如果是一组底片，在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的，对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号—底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

（二）数码照片归档的管理。数码照片档案一般由数字图像（照片）、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。归档时应标明互见号，格式为：全宗号—光盘号—照片号（标注于纸质照片的文字说明中）或全宗号—册号—张号（标注于数码照片的文字说明中）。

三、照片归档管理注意事项

（一）制定措施，落实制度。制定并下发包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循，真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式，及时做好照片档案的归档整理工作。

（二）长期重视，持之以恒。日复一日，年复一年，照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持，不落实，不执行，即使有再完善的制度，也只能流于形式。