报社档案信息化建设实践

张敏

【摘要】十堰日报社通过实施档案管理信息化，实现了对档案信息资源数字化管理，使档案的管理更加科学化、标准化、快捷化。

【关键词】档案；信息化管理

档案管理信息化是指利用现代信息技术、网络技术和计算机技术对档案管理工作中的档案信息资料进行信息化管理，更好地服务于社会发展。在如今的大数据时代，档案信息化建设是大势所趋。档案管理信息化能够对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，最大化地提高档案管理的效率。档案管理信息化是以确保档案信息的安全、共享为原则，建立科学、统一的档案管理模式、制度和标准，采用先进、适用的计算机网络技术，为档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和编研创造便利，为单位的管理、生产、经营和科研等工作提供门类齐全、形式多样、内容真实的档案信息服务。档案管理信息化建设的主要内容包括基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规范以及安保体系4个方面。

一、基础设施建设和应用系统开发

档案管理信息化建设的基础设施涉及硬件和软件两个方面：一是应用系统的开发作为软件支持存在，其基本要求是软件操作简便，易于广泛推广，具备组卷、分卷、维护以及查询等多种功能；管理界面友好；软件可及时更新，修补漏洞；较高的兼容性。二是硬件建设需要提高存储电子文件的硬件配置及备份策略。

二、档案信息资源整合

档案信息资源的整合需要注意以下问题：一是收集并归档已有的电子文件，及时录入信息数据库，避免资源的流失。二是对将要接收的电子文档提前做好准备工作，包括组织、技术和人员上的准备，统一接收和管理各部门信息资源，开通检索服务。三是标准和规范的制定。档案管理工作的重要职能之一是制定和完善标准、规范，其依据为《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》等相关政策法规。建立的规范和标准需要满足实际需求，能够科学地指导档案管理信息化建设的全过程，确保信息化建设、管理和运作过程有章可循，保证规范化、标准化以及制度化的档案管理信息化建设大方向不变。为档案的电子文件信息采集、管理、存储格式标准、执行细则等标准与制度的建立。制定电子文件归档、整理、公布、利用的格式要求和工作规范。建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度等。四是信息安全系统的建设。信息安全是档案管理工作首先需要确保的重点之一。信息安全体系的建设主要包括计算机网络等硬件安全系统的建设，同时还包括内外网隔离、网络防火墙、文档加密、访问控制、用户访问认证以及网络密钥的管理，确保数字档案系统信息传递的安全。通过信息安全体系的建设，确保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，确保系统的可靠性、可控性和稳定性。

十堰日报社档案管理应用系统采用“集中+分布”的方式，部署应用系统。系统总体上由两个部分组成：C/S（Client/Server）部分和B/S（Browser/Server）部分，其中C/S部分主要实现对档案数据的采集、移交以及系统管理；B/S部分主要实现报社和二级单位对档案信息的利用（包括各单位的档案查询系统、统一检索利用平台，通过结合J2EE体系架构，充分利用了XML和Web Service先进的数据交换技术，发挥了C/S架构和B/S架构各自的优点。

档案管理应用系统的应用，提高了档案的管理查询效率，降低了管理成本。档案的信息化建设不仅是档案管理现代化的客观要求，也是提升档案信息服务水平的需要。我们必须加快档案的现代化管理进程，不断促进档案管理工作的进步和发展，实现档案管理信息化建设标准化、制度化、科学化。

【参考文献】

[1]谈志兴，杨安莲，张健.新形势下档案工作转型发展研究，世界图书出版公司，2014-06.