关于做好新形势下节能减排档案利用工作的思考

李伟旭

随着国家对节能减排工作的重视程度不断增强，节能减排档案管理和利用作为节能减排工作的重要组成部分，也逐渐引起人们的重视。做好节能减排档案利用工作，及时记录推广节能减排工作中的先进技术、经验、做法及重要成果，为领导决策提供依据，为企事业服务，为广大人民群众服务，发挥节能档案资料最大价值是档案工作者一项重要任务。

一、节能档案资料利用工作中存在问题

1.档案利用意识淡薄，领导重视程度不够

节能减排工作主要由各级发改、建设、机关事务管理等三个节能主管部门的节能科室负责，部分主管部门单位领导对节能减排档案管理工作不重视，档案利用意识淡薄，认为档案管理部门并无节能减排档案管理利用工作相关要求，没必要将节能减排档案管理和利用作为经常性专项工作，档案工作就是抄抄写写和分类保管的事务性工作，只要不丢失、不泄密，可以应付检查就行，有的不能及时收集、整理、归档、交存。同时，投入经费不足，导致档案管理长期处于被动应付状态，难以利用起来有效为节能减排工作提供高质量的服务。

2.档案管理分散，利用模式单一

各级发改部门负责区域内节能减排全面管理，各级建设部门负责建筑节能，各级机关事务管理部门负责公共机构节能，三个部门各负一摊，节能档案各自保管，三大部门之间缺乏节能档案管理的沟通协作，目前未实现有效整合资源，实现档案资源共享及有效利用。档案利用需要到各部门档案室查询、借阅、复印纸质档案或电话查询相关信息，多数有潜在需求的利用者对三个部门的工作分工并不清楚，因此，节能档案为利用者服务开放面较窄，渠道不顺畅，从而导致节能减排档案未能充分发挥其服务作用，利用有限，与节能减排工作要求产生脱节现象。

3.流于被动应付，缺少调查研究

在节能档案日常管理利用过程中，基本上是档案人员墨守成规保存、管理档案，工作观念陈旧，停留在被动提供服务的层面，缺乏主动服务意识，缺少对档案利用者的了解，不清楚档案利用者的具体需求。因此，目前的状态是节能档案资料利用率不高，档案管理人员和利用者之间存在着脱节的现象。

4.人员基础薄弱，专业素质有待提高

节能档案管理工作一般由兼职人员负责，没有经过专业知识的培训，缺乏档案管理工作应有专业知识结构和管理技能。在档案利用中，有些单位档案管理人员只能按照档案管理规范机械的提供档案，对档案内容、价值了解的不够。甚至有些单位节能档案管理人员更替频繁，档案的分类、查询、文件检索等基本功能都不能实现，更谈不上专业的管理利用工作了。因此，现实问题是有的档案人员不具备给利用者当好参谋，提供有意义建议的专业能力。

二、做好节能档案利用工作的几点建议

档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设，档案利用工作是达到这一目的的直接途径，所以，档案的利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。做好节能档案利用工作是带动整个节能档案工作发展的关键步骤，能够促进节能档案工作由被动变主动，是节能档案工作的中心任务。

1.提高认识，集中管理，提供档案工作基础支持

为了扎实有效地推进节能档案利用工作，首先应提高认识，加强档案工作意识。各级档案部门要以培训、文件要求等方式使各级节能部门领导和从事档案工作的人员提高对节能档案工作的重视程度，在思想上充分认识档案工作的重要性，熟悉掌握节能档案管理利用的基本方法。其次，要集中管理节能档案，各级档案部门要积极与节能主管部门协调沟通，各级节能主管部门要主动争取档案部门的技术支持，整合资源，统筹考虑，共同研究节能减排档案管理利用工作。最后，要搞好基础建设。有关部门要提供必要的技术和资金支持，将档案管理、利用工作的配套设备落到实处。

2.建章立制，分类侧重，夯实利用基础

各节能主管部门要参照档案管理相关法规，建立本部门节能档案管理制度，以制度规范节能档案的管理，扎实做好定期、专项的节能档案的收集、整理、归档工作，确保节能档案归档的及时、迅速、准确、完整。针对节能档案特点，进行科学分类，主要有三大类节能档案。一是节能技术档案。主要反应节能减排的新产品、科研成果、先进技术和成果转化等方面的档案。二是节能宣传活动资料。主要包括反映当地党委、政府、企事业单位开展节能减排活动的文件、照片、录像等材料及各新闻媒体对节能工作、活动的报道等。三是节能减排工作档案。包括各级党委、政府、企事业单位节能减排主要工作措施，取得成果，有关数据等。针对不同类别节能档案的利用特点，归档工作侧重于不同方面：节能技术档案，在纸制档案齐全的基础上，要侧重于配套电子档案和索引的建立完善，主要为便于网络查询、面向全社会公开；节能宣传活动资料档案在收集、整理、归档的同时，要对档案进行开发编研，并按照工作需要及时迅速提供给相关媒体或刊物，服务于节能工作；节能工作档案，在归档过程中要侧重于档案的真实性、全面性和准确性，如实反映工作进展情况，为上级检查和领导决策提供有力依据。做好档案收集、整理、归档工作是利用好档案的前提，只有规范档案管理，建立充实完善的节能减排档案资源，才能给档案利用提供扎实的基础。

3.创新机制，完善服务，拓展多种利用模式

档案信息资源是一种潜在的有价值的信息，开发及时、应用得法，就会转化为生产力，推动节能减排发展，进而也可以最大限度地发挥档案的经济效益和社会效益。各级节能主管部门要根据节能减排工作特点，发挥节能档案价值，建立健全档案资源信息化体系和档案人性化利用服务体系，积极开展节能减排档案利用工作，做到节能减排开展到哪里，档案信息就服务到哪里。一是创新服务机制，建立节能主管部门档案协作机制。档案管理部门定期召开由各节能主管部门档案人员参加的节能系统档案协作会议，整合各部门节能档案资源，对各部门节能档案管理工作进行自查及互查，为各节能主管部门互通有无、资源共享创建平台。二是完善服务手段，定向提供节能档案利用服务。各节能主管部门要结合节能工作涉及面广、专业性强、横向沟通较多等特点，将节能技术档案主要索引予以发布，定向为所需单位提供查询服务。三是拓展利用渠道，实现节能档案资源广泛共享。利用现有办公条件，加强节能档案的信息化管理，便于档案利用及资源共享。加大节能档案网络化远程利用力度，结合政府信息公开工作，开展节能信息远程查阅服务。

4.摸清需求，开展编研，提升节能档案利用价值

档案编研是开发档案信息资源的重要手段之一，是提供档案服务的一种重要方式，也是档案利用的便捷渠道。节能档案管理人员要转变思维，搞好调查预测，摸清档案利用者的需求，要了解档案利用者需要解决些什么问题、要利用哪些类型的档案信息、利用档案的问题点、时间点在哪。在此基础上，将档案中有参考利用价值的信息进行分析、研究、汇集、编撰，积极开展档案编研工作，按照需求特点提供优质服务。档案人员要利用丰富的档案信息资源，认真选题，多方面开展档案编研工作，例如利用节能档案做好大事记、年鉴、总结、节能减排设备登记、节能减排工作纪实、节能减排产品图文集的编写、节能减排趋势分析等，为领导决策提供有价值的参考资料，为广大利用者提供所需内容，展示节能减排工作的发展历程等。

5.结合实践，加强学习，增强档案从业人员综合素质

在信息技术飞速发展的新形势下，档案工作对档案人员要求很高，档案人员的学习尤为重要。档案管理部门应按照节能档案管理相关规范，结合节能工作特点，对节能档案管理中的各个环节进行示范性培训，提高节能档案管理人员的实践操作能力，将节能档案人员纳入档案系统人员的统一管理，做到节能档案管理人员持证上岗，参加年度档案工作的评先评优，调动工作积极性。档案人员不能仅仅局限在熟知本身岗位的专业知识，还要掌握相关专业领域知识，做一个具备档案管理水平和掌握专业技术知识的综合性管理人员。档案人员专业知识的学习补充主要来源为三个方面：一是参加各类档案部门的专业培训，全面学习档案工作规范，并把学到的知识运用到档案工作中；二是在实践中摸索经验，通过自学，掌握档案专业知识；三是通过交流学习其它单位的管理经验，从实际出发找出本单位需要改善的薄弱环节，不断完善自身工作。针对档案利用，档案人员要学习掌握信息化技术，利用现代化技术设备，搭建档案利用平台，为节能档案利用者提供快捷优质的档案服务，促进节能减排工作发展。

中图分类号G273.5文献标识码A

（作者单位：秦皇岛市机关事务管理局）