关于城市房屋拆迁档案收集与管理工作的建议

夏翠梅

近三十年来，城市高速发展，建设势头迅猛，随着旧城改造和新一轮城市发展战略的制定，房屋拆迁成为城市发展中必不可少的一项工作，大规模改造工程的实施，形成了大量的拆迁档案资料。房屋拆迁档案是城市发展的记录与基石，因此对城市房屋拆迁档案的收集与管理工作，是未来城市建设工作中的重要一环。

一、城市房屋拆迁档案的特点

1.记录性

拆迁档案反映的是城市空间的发展变迁，记录着城市的过去、现在和未来，是城市建设档案的重要组成部分，也是珍贵的历史资料。通过查阅拆迁档案，可以了解一个城市房屋建设前后的情况，是今后城市建设和管理的依据性、借鉴性的历史资料。

2.复杂性

拆迁改造在城市建设中是个较为复杂的工程，涉及到国土、规划、城市管理、财政等多个部门，从调查摸底、测算计划、运迁审批至拆迁、施工安置等，且不同的拆迁改造项目有着不同的特点，道路改造工期长、任务重，旧村旧城拆迁民调时间长、社会工作复杂，其收集和管理难度可见一斑。

3.法定性

拆迁档案反映了拆迁人与被拆迁人的的权益、义务和责任，关系到双方的切身利益，一旦发生纠纷，具有较强的法律效用，是解决房屋拆迁改造纠纷仲裁和法院判决必不可少的凭证性材料；同时房屋拆迁档案也是房屋产权产籍管理部门的依据性材料，通过拆迁档案对被拆迁房屋的产权产籍进行确认、发证，以档管房、依法行政，是房屋管理部门进行房证管理不可缺少的依据。

二、城市房屋拆迁档案的收集与管理现状

1.工程跨度大、收集途径单一、土地性质不同，档案难以接收齐全

一般情况下，某一地块拆迁资料的收集，是从新建房屋单位申请时开始的。如果按一个正常建设项目，从申请、规划、获取土地许可到拆迁、建设，这一流程经历大概需要2～3年，早期甚至有过拆迁档案多至十年之久都未曾交接的情况，大大影响了拆迁档案的完整性。

由于土地的性质不同，实地调查经常会发现房屋使用人和产权人、产权面积和实际面积不一致的情况，给被拆迁人的核实工作带来了一定的困难，也造成了相关房产拆迁档案的缺失。

2.收集程序繁杂，档案资料流失严重

目前，对于拆迁项目的资料收集流程没有明确的条文规定，而拆迁的程序又会因工期、土地性质或管理单位而改变，时有资料流失的情况发生。另外，房屋拆迁档案收集过程也较为分散，某些特殊载体的拆迁档案除了常见的纸质材料以外， 还包括记录反映房屋原状和现状的影像资料、调查处理拆迁安置纠纷过程中形成的有关录音材料， 以及进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到毁坏，这也会造成资料流失。

3.收集档案人员素质有待提高

房屋拆迁档案的收集并不是全由专业的房屋管理人员进行，一些经办拆迁的收集档案人员对档案的管理和重要性缺乏认知，由于拆迁项目时间跨度长，其间经办人员的更换使得新来的人对之前事项多不清楚。另外，拆迁房屋存在抵押未及时注销或未收回他项权证损害到抵押权人利益的，甚至有拆迁公司为了急于办理新证而存在虚报瞒报拆迁真实情况的，都影响到档案的收集。

三、城市房屋拆迁档案的收集与管理建议

1.建立档案收集网络，定向收集档案

首先要建立拆迁档案收集网络，指定专人负责统一管理房屋拆迁档案资料，同时在城市各个片区设立档案员，形成密度大、效率高的工作网络，及时收集积累拆迁文件材料；其次要定向进行收集，档案人员应掌握房屋拆迁工作各个程序或环节可能形成的文件材料，制定初步归档目录，指定有关部门和专人负责收集，尤其要对一些重要的材料，如立项、规划、用地批文、拆迁房屋产权审查表等，实行重点追踪收集，另外还要注意做好动态资料的积累，利用摄像机和照相机进行实地拍摄，反映房屋拆迁改造工作的全过程；三是遇到时间跨度较大的拆迁档案时，及时协调处理，以确保房产登记簿的准确性。

2.建立健全房屋拆迁档案统一管理制度

拆迁档案是城市建设和管理的重要资料，目前大量的房屋拆迁档案资料存放在拆迁公司和有关部门及专业技术人员手中，由于缺乏健全的管理制度，一些重要文件材料查找不到或无档可查的现象时有发生，因此要建立健全房屋拆迁档案统一管理制度，对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，彻底改变以往单一或分散管理档案方式，把反映房屋拆迁工作全过程的各种文件材料完整保存下来，统一交档案室集中管理。

3.提高拆迁档案收集和管理人员素质

在拆迁人开始实施拆迁时，必须告知其拆迁资料收集的相关程序和重要性，为相关档案收集人员开展讲座和培训，特别是应介绍如何进行科学和安全的档案收集和管理，提高相关人员的素质，进一步加强拆迁档案的收集和管理制度。

房屋拆迁是当前城市建设和管理工作的重点，同时也是群众关注的热点和社会焦点。房屋拆迁安置档案不仅关系着每一个拆迁户的切身利益，也是城市建设的重要记录，具有较强的法律效用和保管意义，因此加强和规范拆迁档案的收集和管理不容忽视。

（作者单位：平泉县人民政府房屋征收办公室）