浅谈如何当好秘书

【摘要】秘书辅助领导从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大责任。相时比较特殊的岗位工作性质，要求秘书人员必须具备优秀的品德和素质，必须培养良好的意识和气质，必须自动自发地想秘书事、干秘书活、尽秘书责。

【关键词】办公室工作；秘书；业务；角色

在新的形势和任务面前，企业在谋求生存与发展的问题上面临许多新的课题，在处理改革与稳定的关系上面临许多新的挑战，办公室作为一级机关的协调枢纽，办公室秘书作为领导的参谋和助手，与以往任何时候相比，肩上的担子更重了，背负的责任更大了，这就对办公室秘书队伍建设提出了新的更高的要求。

一、合格的秘书要锐意进取，适应新形势，把握规律，自觉提素质

办公室的工作千头万绪，纷繁复杂，而且有些问题还很敏感，要做一名合格的秘书，绝对不是轻而易举的事情。作为办公室秘书，工作要体现出为领导服务与为群众服务相结合，对领导负责与对群众负责相结合的性质，一定要形成图钉式的知识结构，就是说本职的要精，周围的要通。要做到这一点，没有捷径可走，必须加强学习。总的来讲，办公室秘书应特别注意“三抓”：一抓学习练内功。在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面。学习的方法，一要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；二要向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧；三要向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。秘书人员要深入调查研究，吃透“下情”，广泛收集第一手资料，这样，既能填充“资料库”，增强写作能力，又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面，秘书人员要经常博采众长，汲取精华，为己所用；另一方面，组织上要经常派秘书人员学习考察，开阔视野，增长见识和才干。

二、合格的秘书要找准角色，主动谋划，准确定位，努力当高参

办公室秘书的一个重要职责就是为领导当好参谋，遇事能拿出主意和办法来。秘书的“善谋”一旦博得领导者的赏识，就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么，秘书人员怎样才能做到“善谋”呢？首先，要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次，要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确“发挥”，又不自作聪明。在此基础上，以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。第三，注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切人，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。第四，要有战略眼光。作为领导的参谋，出主意不能仅仅着眼于一科一室，而要从全局上来把握。只重微观，不重宏观，就出不了大主意，当不了好参谋。

三、合格的秘书要与时俱进，不断转观念，勇于开拓，持续求创新

过去，有些地方对秘书人员的创新意识重视不够，主要是安排秘书承担办文、办会等工作，一方面，秘书人员无形中就变成了领导的“通讯员”、“传真机”和“翻译官”，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性；另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。作为秘书人员，也要自觉转变观念，创造性地开展工作。秘书工作的开拓创新要注意三点：一是力戒跟着感觉走。干工作像下棋一样，支士飞相，不离老将。“老将”是谁？工作中的“老将”就是上级的指示精神，不吃透上级精神，盲目筹划自己的工作，就很容易走人“盲人骑瞎马，夜半临深池”的境地。二是力戒上下一般粗。对上级的政策一定要有所创新，否则，总是老驴拉磨—转圈，工作肯定难有起色。搞上下一般粗，与上级完全保持一致，虽然不会犯错误。但这样做是不可能与时俱进的，干事业当然就会缺乏活力。三是力戒老一套。有新意然后才能有生机。

四、合格的秘书要立德修身，自觉守规矩，诚实守信，做个本分人

一个合格的秘书必須德才兼备，两者缺一不可。在当前各种错误思潮、错误观念比较多的大环境下，秘书要首先学会做人，不忘本分，牢记操守。秘书工作的性质决定了它的默默无闻，不为名，不为利，任劳任怨，要甘当无名英雄特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大，而工作往往“出力不讨好”的情况下，在国内外环境错综复杂多变的形势下，没有“富贵不淫，贫贱不移”，“宁公而贫，不私而富”，“君子修道重德，不为困而改节”的思想品德，廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色，忍辱负重、任劳任怨的工作态度，是干不好秘书工作的。同时，由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”，这就要求秘书人员必须诚实正直、谦虚谨慎、悟尽职责、竞而不妒。总之，没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个合格的秘书的。

作者简介：任行舟，男，硕士研究生学历，1985年出生，北方电子研究院有限公司办公室工作。