浅议供水系统机电设备档案资料收集与优化管理措施

周懋琼

摘要：温宿县新水厂的供水系统机电设备的竣工验收后，对在新水厂供水系统机电设备档案资料的收集提出新要求和优化管理措施，是对今后档案工作的一种任务，也是对机电设备将来养护和维修的保障，根据新水厂供水系统机电设备档案特点，从更新观念、加强档案法制意识、提高档案管理人员的业务水平、建立科学化的新水厂供水系统，机电设备档案管理制度方面需提出加强机电工程档案管理的有效优化管理措施。

关键词：供水系统；机电设备；档案收集；优化管理

一、机电工程档案资料的内容

1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；招投标文件，计划任务书；工程地质、水文、气象、地震资料等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；机电工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.机电工程及输送电线路、变压器，高压控制柜，复控开关、低压控制柜，电机、变频器，设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等：原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或变压器试验检测资料等试验报告；隐蔽工程验收记录；泵房内输水管打压试验等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料：施工技术总结等。

3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图：室内高低压柜电路图，室内各种电线竣工图；机电工程竣工图；以及其他特殊专业工程竣工图。

4.机电设备资料收集内容。温宿县城镇供水二期设备安装及供水管网项目（二）第一标段：供水设备及相关机电设备采购及安装，用电设备资料清单.天津天能干式电力变压器安装使用说明书，主要材料/构配件/施工设备报送表、国家消防装备质量监督检验中心检验报告、惟海灭火器合格证及手提式检验结果汇总表、干式变压器控制器产品合格证、给水用PP-R管材、管件质量合格证、长城电缆有限公司电力电缆产品合格证、控开产品合格证、新型低噪音节能型外转子风机使用说明书，EV2100系列变频器用户手册、LR系列基本型二氧化氯发生器产品合格证及使用说明书、BWD3K130系列干式变压器电脑温控器使用说明书、干式变压器试验报告、新疆一开电气制造有限公司开关柜出厂检查试验报告、质量管理体系认证证书、DJW45-2000-630智能型万能式断路器使用说明书、有源滤波器监测试验报告、CZW系列单吸卧式离心泵使用说明书及产品介绍、D系列电磁隔膜计量泵操作说明书、MDI型电动葫芦使用说明书、山东省庆云县国营管件厂的法兰化学成份检验结果合格证书、蝶阀合格证，多功能水泵控制阀合格证、管道伸缩节合格证、金属氧化物避雷器安装使用说明书、塑料球阀合格证、电抗器合格证、以及其他需要收集的相关材料。

二、机电工程档案资料的特征

1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、机电档案资料的共同要求，但对供水行业机电工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。机电工程文件和档案资料只有全面反映机电工程的各类信息，形成一个完整的供水系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，机电工程文件和档案资料必须真实反映供水建设工程的施工情况，包括发生的事故和存在的隐患。

2.分散性和复杂性。供水建设工程项目周期长且影响因素多，运行工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了供水建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了机电建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及相互关联的复杂系统。

3.继承性和实效性。随着机电设备安装技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，机电建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。同时，机电建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关档案保管部门，否者会造成严重后果。

4.随机性。机电建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。

5.多专业性和综合性。机电建设工程文件和档案资料涉及机电安装、设备调试、消防等各个专业，也涉及力学、电学电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。

三、机电设备工程档案管理需要解决的问题

1.档案材料不完整。档案材料不完整是机电设备工程档案存在的主要问题。我们公司专门成立档案收集小组全程跟中服务，安排工程项目档案归档率较好，能达到了90%左右，较差的单位情况就不同了。很多机电设备工程项目竣工后没有档案材料，或只有机电设备工程主体档案，没有配套工程档案，清水池和泵房链接件、地下管线、城市管网和泵房衔接体等档案材料寥寥无几。

2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的档案业务知识，难以适应供水系统机电档案工作需要。

四、机电设备工程档案有效管理的优化措施

1.思想上要重视机电工程档案管理工作。机电设备工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后公司内部机电设备档案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以公司内部档案资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。 2.建立健全档案整理制度是做好供水机电设备工程档案管理的基础。为了加强对供水系统机电设备工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设施工单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合供水行业实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责和任务，规范档案资料的收集、整理。

3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照供水行业机电设备工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合档案归档要求，认真贯彻执行《档案法》、《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位可以不结清尾款，以确保供水行业机电设备工程建设档案的完整、准确、全面、系统。

4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和供水行业的不断发展，供水行业机电设备档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案管理队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关档案工作的法律、法规内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把供水行业工程档案质量关。

5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制供水行业机电设备工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内部材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。加强对施工的监督和管理，检查机电设备工程档案材料编制情况，按照标准形成供水行业机电设备档案材料，给后人留下宝贵的财富。

6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发供水行业工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。近几年，公司也开始对机电设备照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。提高各部门的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门对档案资料的利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。

7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。

当前，我们供水行业面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，机电设备建设工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进机电设备建设工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强供水行业机电设备工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结供水行业工程档案管理的经验，使供水行业工程档案更好地为我们的城市经济建设和构建和谐社会服务。