信息化管理助力印刷企业管理升级

张拥军

当下，很多印刷企业选择通过信息化手段（如ERP、MIS等）改造传统的粗放式管理模式，向数字化和信息化管理模式迈进。笔者在报纸印刷企业从事信息化管理工作多年，深感信息化管理对报纸印刷企业的重要意义，在此与广大读者分享几点心得体会。

科学安排生产

当下，很多报纸印刷企业依然存在“口头指挥”“无单生产”的情况。这种粗放式管理模式非常不规范，极易出现沟通错误。且当生产调度人员想要了解实时生产进度或者需要下达生产指令时，必须通过电话沟通或亲自到现场查看才行，管理效率低下。另外，采用粗放式管理模式，企业管理人员无法及时获得准确的生产数据，不利于企业的经营决策。

而采用信息化管理模式，可以将数字化控制延伸到各机台以及各生产环节，做到科学安排生产。如此，生产管理人员可以实时了解生产进度，并根据实际情况科学安排生产。做到科学安排生产，主要应做好以下3个方面的工作。

1.生产计划

报纸印刷企业的生产计划一般包括周计划、临时订单和日计划三部分。由于大多数定期出版的报纸都以周为周期，因此报纸印刷企业的机台生产计划也通常以周为周期。采用信息化管理系统，可以先建立一个周计划，每天根据周计划在信息化管理系统中自动检索当天要印刷的报纸订单，再加上当天的临时订单，就生成了当天的日计划。当日计划下达到各个印刷机台和各个生产工序时，就进入到了生产过程管理阶段。这时，若要安排机台任务，信息化管理系统就会根据每个机台的产能情况，合理安排最优的任务组合。假设一家印刷企业有5台产能不同的轮转印刷机，系统会根据活件情况，合理安排每台轮转印刷机的工作量。

2.过程管理

过程管理包括版面接收管理、CTP输出管理、印刷机台管理、印后管理和生产调度管理等环节。现在，很多印刷企业都在尝试运用实时反馈的方法进行过程管理。在生产过程中，各工序、各机台可通过网络实时接收指令，并实时反馈进度和工作记录。例如，每个机台每开始生产一个活件或者结束一个活件，都可以实时反馈到管理部门；生产管理人员根据事前制订的生产计划，结合各机台、各生产环节的实时反馈信息，灵活做出调度决策，并实时下达到各机台和各生产环节；如果遇到提前完成或者延缓完成任务的情况，生产管理人员还可以在第一时间获得信息并重新安排生产。

值得一提的是，以前如果要进行生产信息的实时反馈，需要在机台安装电脑并连接网线。而现在只需一个平板电脑，再加上车间的无线网络即可，非常便捷。

3.统计报表及数据分析

在采用粗放式管理模式的报纸印刷企业中，企业管理者大多到月底和年底才能看到统计报表。因为通常情况下，印刷企业都是在月底或年底才会统计报表并进行相关数据的分析，很多报纸印刷企业会专门配备人员进行此项工作，不仅工作量大，还容易出错。而通过信息化手段进行管理，可以详细记录生产过程中的各种信息，每天完成生产后，就可以通过系统直接生成各车间的日报表，如报纸生产时效分析日报表、印刷机台产量日报表、照排机产量日报表、拼晒版产量日报表、CTP产量日报表等。有了准确的日报表，月底就可以直接生成相应的月报表。这样，印刷企业的生产经营情况就一目了然了。

实现成本控制

通过信息化管理，可使各环节的数据清晰透明，从而极大降低成本控制的操作难度，为印刷企业解决成本控制这一大难题。

1.采购成本控制

采购成本控制主要是指采购过程中对采购的原材料及其他物品的成本进行控制。信息化管理系统可以使整个采购过程信息化、透明化、制度化。采购部门主要利用电子采购平台实现对供应商和采购信息的管理，通过招标选定供应商并签订合同，采购合同中包含的信息便是信息化管理系统中的基础数据。利用这些基础数据，系统可以实现对供应商的信誉管理、到货质量管理和采购付款管理等功能。

进行采购成本控制时，报纸印刷企业月采购情况表非常重要，其一般包括安全库存量、月采购计划和临时采购计划，在制作月采购情况表的子表时，就需要考虑诸如现有库存量是多少、如何计算月度计划、临时采购考虑是否完全等琐碎信息。如果采用粗放式管理模式，要将这些信息全部整理好着实不易。但如果采用信息化管理，这些数据就可以通过信息化管理系统记录或者计算得来，避免出现因采购不足而延误生产或者因过量采购而占用流动资金的情况。另外，利用月采购情况表，还可以随时比较不同时间采购同一商品的价格情况，避免了因采购人员发生变动而造成采购价格波动的情况。不仅如此，清晰合理的采购计划表还可以减少流动资金的占用。

2.使用成本控制

纸张、CTP版材以及设备零配件等的成本是报纸印刷企业控制使用成本的重要方面。通过信息化管理系统进行成本控制主要可以从流程控制和考核控制两个角度入手。

（1）流程控制

流程控制即通过规范印刷工艺流程来控制各项材料的使用数量。以纸张为例，信息化管理系统不仅针对纸张的整个使用周期设计了合理的纸张需求量计算公式，还对纸张的整个使用流程进行了精确监控。在纸张出库之前，信息化管理系统会计算出需要领用的纸张数量。纸张出库之后，也会监控纸张从车间（存纸）到机台（使用纸），最后到印刷成品或变为废品过程中的使用情况。

（2）考核控制

对印刷材料的精确监控可以作为机台人员的考核标准之一，从而达到控制成本的目的。如可以将原材料按照一定原则分解到相关生产部门（可根据往年消耗量的统计数据制订分配比例），指定对应的考核标准，然后根据每天的实际生产情况进行考核。

控制经营风险

采用信息化管理系统还能帮助印刷企业控制经营风险，有效降低生产经营中的不确定性，为企业的正常运营保驾护航。

1.保证生产高效、准确

对于报纸印刷来说，时效性最重要，报纸印刷企业的第一要务是及时保质保量地印刷出报纸。但在保证生产时效性的同时，一定要防止诸如印错版（有些印刷厂曾出现误将前一天的版面当成当天版面来印的错误，造成重大损失）、未注意到报社临时改版、工艺工序未通知到位等情况的发生。采取数字化工作流程，用信息化管理代替粗放式管理，可以规避这些风险，信息化管理系统可自动检测和更换旧版面，不再需要手工删除或者替换，从而让具体的工艺工序直接下单到机台，保证了报纸的正常印刷。

2.确保代管纸的安全使用

很多报社都是自己采购纸张，由印刷企业代管。这无疑给报纸印刷企业增加了额外的工作，尤其是对于那些承印多种报纸、需要管理多个报社纸张的印刷企业来说，更是麻烦得多。很多印刷企业对代管纸的管理都不规范，纸张混用情况经常出现，时间久了就会出现代管纸数量不清，甚至还可能出现丢纸现象。

通过信息化管理系统可以将纸张进行统一管理，理清自有纸和代管纸的账目，明确自有纸和代管纸之间的借还关系。

3.规避丢报风险

以前报纸印刷企业偶有丢报情况发生，因为没有监控，很难搞清楚事件原委。现在，我们可以通过在出报口及堆积机上安装传感器进行计数，有效掌握实际的交报数量；在机台部分通过生产计数掌握废报数量；再通过对损耗的监控，即可掌握报纸生产的情况，有效避免丢报情况。

企业管理的信息化，是企业走向“互联网+”及“工业4.0”的第一步，相信随着信息技术的不断进步，印刷行业的信息化水平也将得到全面提升。