浅谈综合办公室如何发挥好参谋助手职能

黄喜明 冯婷婷

【摘要】本文从健全管理制度体系、围绕油田中心任务、运用有效工作方式以及改变工作作风四个方面入手，对新时期企业办公室发挥好参谋助手作用的途径进行探讨。

【关键词】综合办公室；参谋助手；管理制度；工作作风

一、健全管理制度体系，促使办公室履行参谋助手的职能

随着现代企业制度的确定，实施标准化、规范化、科学化管理是企业深化改革的着力点，同时也是企业管理的必然发展趋势。为此，综合办公室管理要结合企业管理的实际情况，建立一套符合自身特点的标准化制度体系，使办公室工作步入高效化、规范化的运行轨道，为办公室充分发挥参谋助手的作用提供制度保障。

一是梳理制度。对办公室现有规章制度进行全面梳理，通过总结、研讨、归纳，重新修订、完善现有规章制度。在修订完善制度的过程中，要以工作日志、月度分析报告、季度总结为依据，增强规章制度的可行性和针对性，确保办公室各项工作有章可循、有规可依。二是落实责任。健全以岗位责任制为核心的基础管理体系，强化办公室人员的制度意识和标准意识，使其自觉遵循各项规章制度，严格执行各项工作程序。同时，对规章制度的落实情况进行监督检查，及时纠正工作不到位的现象，避免规章制度束之高阁。三是严格问责。实行办公室首问负责制，落实公文办理时限制，优化整合业务流程，运用高效、先进的办公手段提高办公效率，在最短的时间内完成领导下达的任务。办公室内部人员要发挥整体优势，强化各岗位之间的沟通和联系，力求实现无间合作，提升办公室工作的整体效能。

二、围绕企业中心任务，充分发挥办公室参谋助手的作用

新时期下，改革改制、资源整合、机制创新、稳定发展是企业的中心任务。综合办公室必须紧紧围绕企业中心任务，一切从企业工作大局出发，充分发挥办公室参谋助手职能，组织安排好各项工作，有效保障和促进企业中心任务的稳定开展。

（一）全面开展信息调研工作。在信息时代到来的今天，信息的重要性日益凸显，想进一步提高信息的质量，就必须做好信息调研工作。事实证明，调研成果的优劣，会对领导的决策水平造成一定影响。鉴于此，综合办公室人员应当重视信息调研工作，并围绕领导和员工群众关注的热点及难点问题开展调研工作。一方面办公室人员应当深入基层，了解并掌握基层的困难，并对民生和民意加以关注，用心倾听员工的诉求，将基层中的所见所闻及时反馈给领导，使领导能够掌握真实情况，据此制定合理的决策。另一方面要通过全面深入地进行调研，并把领导的指示和要求准确传达给基层，让基层能够明晰领导的决策意图，进一步发挥出自身参谋助手的作用。

（二）做好参谋决策工作。在新时期下，办公室的职责发生了转变。为领导出谋划策成为其首要职责之一。这就要求办公室人员在实际工作中应当立足于全局，并站在领导的角度去思考问题，尽可能地去领会领导的意图。要能够提出一些有分析和有价值的建议，善于超前思考、超前研究、超前谋划，认清企业内外部经济环境，针对企业改革与发展面临的新问题、情况给出合理化的解决建议，发挥自身参谋助手的作用，帮助领导分忧。同时必须注重对工作的指导性，在工作落实过程中，领导最需要的是成功的实践，是具有推广意义的“亮点”，应充分掌握典型性调研方法，做到善于发现典型、培养典型、宣传典型和总结推广典型。新时期新常态下，办公室应把开展工作调研作为发挥参谋职能、创新工作的一大举措，围绕企业重点工作，抓住发展中的热点、难点问题，扑下身子、沉下心去搞调研，把情况摸透，把问题搞准，把思想理清，为领导决策提供准确的第一手材料和有价值的意见建议，努力取得更多高质量的调研成果，供领导决策参考。

（三）发挥综合协调作用。办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置，肩负着保证机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。要强化综合协调工作，全面推进各项工作，确保政令统一，形成工作合力。在具体协调中，要正确运用五种方法：

一是运用相关因素分析处理法。完成一项工作任务，制定一项政策，都涉及很多因素，这些因素既相互联系，又相互制约，协调时，必须考虑到各个相关方面，进行分析处理。二是运用工作规范化法。加强制度建设，明确职责范围和工作标准，使责任分明、工作有序，减少部门之间的矛盾，减少推诿扯皮现象，提高工作效率。三是运用计划安排法。一个单位在同一时期，有很多工作要做，如果不分轻重缓急，一哄而起，势必造成打乱仗、矛盾重重的被动局面。办公室可以根据领导意图，做好协调、统筹安排，做出一个时期的工作安排计划，必要时可以以文件形式下发。四是运用现场办公法。现场办公法是把有关方面负责人请到现场，面对现实，统一认识，统一部署，及时解决问题的办法。办公室要事先做好充分准备，要提前把有关问题了解清楚，形成处理方案供领导参考，以利于各方面负责人当场形成一致意见，推动落实。五是运用个别谈心法。个别谈心法是办公室协调工作人员，运用宣传、说服、激励等方式，做解决问题的关键人物的思想工作，进而促进问题的有效解决。

（四）进一步提高服务水平。从单位的角度上讲，办公室属于综合性较强的办事机构，因而协调服务对于办公室人员尤为重要，为领导、部门、基层提供高质量的服务是办公室开展工作的重点。这就要求办公室人员应当不断提高自身的服务水平，积极转变服务方式，变被动为主动，要想领导之所想，更要想领导之未想，给领导决策提供依据。同时，可充分利用办公室窗口和网络优势，为基层提供政策信息，并经常性地与基层干部员工进行沟通，多角度、全方位地收集意见，这有助于推动企业健康稳定发展。

三、运用有效工作方式，提高办公室参谋助手的实效

在油田快速发展的关键时期，办公室要充分发挥综合管理部门的优势，运用有效的工作方式，真正做到为领导服务、为企业服务，为员工服务，提高参谋助手的工作实效。

（一）确定合理的参谋议事方式。办公室参谋的方式多种多样，既可以直接向领导交谈自己的看法、意见，也可能通过起草讲话、调研报告、报送信息等形式提出建议。在实际工作中，办公室要根据具体情况选用合适的方式参与议政，重点考虑领导的个人特点和涉议的具体事件性质，确保自己的观点、思想紧密贴合工作大局，与领导意志融为一体，以达到参谋议事的效果。

（二）掌握工作尺度。办公室在领导决策中始终处于辅助地位，只能帮助领导决策，决不能越位代替领导决策。办公室人员要站在领导工作角度去认识问题，严守各项纪律，想领导之所想，急领导之所急，为领导提供及时、准确、全面的信息，帮助领导作出正确决策。

（三）坚持原则办事。办公室是企业行政、党群和综合管理的重要部门，应当协助领导搞好制度建设，实施规范化管理，监督落实各项规章制度。办公室自身要自觉遵守纪律，按照厂区规章制度办事，不能存在弄虚作假、阿谀奉承、滥用职权的行为，充分发挥表率作用。

（四）改进工作方法。办公室工作要突出工作重点，讲究工作策略，增强工作的时效性、针对性、主动性，从事物的发展规律出发，找出工作切入点和着力点，在解决主要矛盾的同时也要解决次要矛盾，从而提高工作效率。

四、改变工作作风，提高办公室团队战斗力

办公室的思想和行动要紧跟油田改革与发展的形势，改变以往的工作作风，力求打造团结、务实、廉洁、进取的工作团队，提升办公室整体战斗力。

一是树立大局意识，坚定政治立场，主动了解企业总体工作部署、阶段性工作重点、生产经营安排，使办公室人员的思想观念、行为准则、思维方式均与企业改革大局相同步。办公室要强化自身建设，不断提高业务素质，掌握文字处理、综合分析、办公自动化等相关技能，提高分析、解决问题的能力。二是办公室人员要树立正确的人生观、价值观和世界观，严守廉洁自律规定，始终坚持按原则办事、秉公办事，做到谋事不牟利，杜绝存在贪污腐败、以权谋私的行为。三是强化办公室文化建设，强调敬业、勤勉、务实、高效的工作态度，以参政不越权、工作不图利为前提，努力营造健康向上的文化氛围。四是强化责任意识，形成严谨细致、一丝不苟的工作作风，认真对待每一项工作，决不能因为工作琐碎而有所怠慢，尤其要做好草拟公文、下发通知、后勤服务、会务安排、传阅文件、外部协调等基础工作，为企业全局工作正常运转提供保障。

五、结论

新时期下，油田的快速发展对办公室提出了更高的要求。办公室人员必须紧跟企业发展趋势，勇于创新、锐意进取、求真务实地做好本职工作，通过强化工作作风建设、政治思想建设、业务素质建设、职业道德建设，不断提高工作质量和工作效率，充分发挥参谋助手的作用，为油田改革机制、稳定发展保驾护航。