试析信息化条件下如何改进档案管理工作

施华华

摘 要： 当今时代是一个绝对信息化的时代，科学技术得到了飞速的发展和提高，知识经济的也随之加快了前进的脚步，在如此强大的信息化时代下，档案作为信息社会经济和信息社会发展的重要信息资源的形式，如何将这些宝贵的档案信息资源合理地进行开发和利用，成为当前我国档案事业发展的必然趋势，当然，信息化的发展也给档案管理工作提出了全新的挑战。本文将就信息化条件下如何改进档案管理工作进行详细的分析与论述。

关键词：信息化 档案管理 对策分析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）07-0040-01

引言

当今社会，人们已经实现了从工业社会向信息化社会的迈进，成功进入到了一个信息化的大时代，信息在社会生活当中所起到的作用无时不在，当今社会经济发展的首要资源便是大量的信息资源，各大领域各大企业的基础管理工作之一都会是信息化建设工作。在信息化时代的发展需求下，传统的档案管理模式已经逐渐退出了历史的舞台，数字化档案管理的需求使电子档案的形式在当前的档案管理工作中得到了非常广泛的应用，这样的发展趋势对于档案事业的发展来说就是一柄双刃剑，一边是全新的机遇，而另一边便是严峻的挑战。如何将挑战转化成给予，是当前档案管理部门最重要的工作重点。

以下是关于在信息化条件下如何改进档案管理工作的几点建议：

一、转变传统的档案管理模式，实现从实体管理到信息管理的转变

当前的档案管理有着非常良好的客观环境，大量先进的现代化管理技术以及先进的设备应用，尤其是计算机、多媒体以及光盘等技术的应用与发展，为实现现代化的档案管理提供了非常重要的客观环境，传统的档案管理模式早就不能适应当今社会的发展，必然会遭到时代的淘汰。档案管理工作一定要与现代数字化管理需求相一致，实现从实体档案管理到信息资源管理的转变，信息是当前档案管理工作的重要管理对象，对于各种门类的档案都要进行数字化的加工，在对档案资源进行管理时可以借助当前先进的现代化技术手段。档案资源经过信息化的处理之后便是一个可重复利用、可多平台使用的重要的信息资源库，档案资源的储存价值以及使用价值才得到了真正的发挥，对于社会经济的发展、科学技术的进步、社会的发展繁荣都会有着非常大的助益。它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、不断创新和完善信息系统，做到充分、合理、安全地使用电子档案

建立一个完善有效的档案管理计算机信息系统是实现档案信息化的重要前提，要做到充分、合理、安全地使用电子档案需要注意以下几个问题：首先，要注意电子档案的安全性问题，随着计算机网络化的快速发展，各种计算机病毒甚至网络黑客的出现不断地威胁着网络的安全性，要想保证电子档案的安全性，必须要掌握如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击的关键性技术，来随时随地确保电子档案都处于一个绝对安全的运行状态。然后，关于电子档案的真实性，传统的档案管理模式基本上都是以纸质档案形式为主，现在要转化成为电子档案，在实际的工作当中，存在着很多导致档案信息失真的影响因素，我国当前的档案管理中从电子文件的生成再到最后的档案归档始终都没有一套完备的程序化管理系统，这就使各个系统之间都不能实现直接的链接，目前还不存在任何一种可以保证电子文件元数据能够完整归档的程序技术，许多电子档案与纸质档案的归档问题始终都找不到一套有效的管理办法。最后，关于电子档案的法律效力问题，一般而言，档案的法律效力是由档案的载体来进行确定的额，而电子档案是没有一个固定的载体的，要想让电子档案能够产生一定的法律效力还存在着一定的困难，这也是为什么当前我国一直不承认光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案法律效力的原因所在。

三、提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化

档案管理的工作绝对不是大家想象中一份简单的管理工作，其工作对于管理人员的要求应该是非常之高的，并不是任何一名有管理经验的人员就可以从事这样的工作，档案的管理人员必须具备多元化知识背景才能真正胜任档案管理的工作，当前我国一定要争取在最短的时间内建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业档案管理人员队伍。关于此专业对于的关键性要求基本上是以下几点：第一，档案管理工作中会不断引进和使用先进的现代科学成果，因此，档案管理人员必须要具备非常多元化的知识结构，并且在管理工作的同时要不间断地进行学习，积极掌握理论、文化和管理等有关知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。第二，档案管理人员要对档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能进行全面的掌握。第三，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询三方面的能力。

四、提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化

当今社会，无论在何种领域、何种行业，安全问题都会被摆在一个非常重要的位置，档案管理工作也不例外，当前我国的档案管理工作的主要生命线就是档案的信息安全，档案管理人员的信息安全素质，不仅仅有利于拓宽档案管理保护领域，而且对于档案管理学的理论研究发展也有着非常重要的作用；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。

结束语

综上所述，在信息化条件下，档案管理工作中占据着十分重要的地位的便是电子档案的管理，相关档案管理部门的工作人员一定要及时完成档案管理观念的转变，不要再受到传统档案管理模式的影响，积极建立科学有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，更好地为经济建设和社会发展服务。

参考文献

[1]浅谈信息化条件下如何改进档案管理工作刘景仙.刘伟.《时代经贸》.2012.

[2]浅谈在信息化条件下如何改进档案管理工作的几点思考.包金花.《青年时代》.2015.

[3]当前信息化条件下如何改进档案管理工作.王洁颖.《科技资讯》.2015.

[4]信息化条件下如何改进档案管理工作之我见.徐慧.《中国科技投资》.2014.