综合档案数字化管理及其应用对策分析

黄秋平 刘丽华

【摘要】综合档案数字化管理具有载体性、共享性、实效性特点。但目前管理工作存在不足，主要表现为思想观念落后、部门分工不清、人员素质偏低等方面。为弥补这些不足，应该有针对性地采取应用对策：提高思想认识、明确部门分工、提升人员素质、构建信息平台，完善硬件配置。

【关键词】综合档案；数字化管理；应用对策；信息平台

计算机和信息技术的发展与进步，为各行各业发展带来便利，对档案管理也具有积极作用，推动综合档案的数字化进程，也为档案信息交流、资料查阅创造了便利。但目前综合档案数字化管理仍然存在不足，制约其作用的有效发挥，应该采取完善对策，提升综合档案数字化管理水平，为各项决策提供准确的数据支撑，实现有效提升档案管理水平的目的。

一、综合档案数字化管理的特点

综合档案是单位的重要资料，记录日常工作的各类信息，通过搜集、整理和留存，能为各项决策以及活动开展提供支撑。随着数字信息技术的发展和进步，综合档案呈现数字化特点。采取有效措施，加强管理工作，有利于促进其作用有效发挥，对档案管理也具有积极作用，因而也越来越受到重视和关注。

（一）载体性。综合档案信息涉及的内容非常广泛，包括党政、行政、人事、财务、设备管理等内容，传统档案管理主要依靠纸张，能被直接阅读。信息化环境下，综合档案的载体是光盘或磁盘，并且可以存储丰富的档案信息，方便携带和管理。还可以此为载体，满足档案资料查阅需要，为开展各项决策提供依据。

（二）共享性。电子档案通过计算机存储并对其进行管理，从而让信息具有高度的共享性，方便档案信息资料查阅。档案作为重要的文件资源，本身具有很强的共享性特征，但纸质档案往往需要借阅和传递，易受时间和空间束缚。整个借阅和传递过程中还可能出现损坏、丢失现象，难以保障档案的安全。而数字化档案在互联网技术支持下，可以非常方便地进行信息传递，实现档案信息资源共享。

（三）实效性。综合档案数字化之后，可利用计算机进行档案信息资料查阅，实现信息的快速检索，还可以实现档案信息的远程检索和查阅。并且查阅过程简单，能及时获取档案信息，具有实效性特征，进而为用户获取档案信息资源创造便利。

二、综合档案数字化管理应用的不足

由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，目前综合档案数字化管理工作仍然存在不足，主要体现在以下方面：

（一）思想观念落后。一些管理人员思想观念落后，局限于用传统方式开展档案管理工作。未能认识档案数字化的重要作用，相关制度措施不完善，信息技术应用不到位，影响档案管理水平提升。

（二）部门分工不清。未能明确相关部门的职责和权限，一些工作人员积极性不足，相互推诿。没有进行档案资料整理和查询，难以提升综合档案数字化管理水平。

（三）人员素质偏低。忽视加强档案管理队伍建设，未能采取有效的管理培训措施，导致档案管理人员素质偏低，对提升综合档案数字化管理水平也带来不利影响。

三、综合档案数字化管理应用的对策

为弥补综合档案数字化管理存在的不足，促进管理水平提高。结合管理工作需要，笔者认为应该采取以下改进和完善对策：

（一）提高思想认识。转变思想观念，与时俱进，顺应数字化管理趋势，制定健全的档案管理措施，更好地规范档案数字化管理各项工作。提高管理人员对数字化档案管理的思想认识，并在技术、资金、软硬件设施等方面提供保障，促进管理水平提高。

（二）明确部门分工。明确管理部门的职责和权限，根据管理需要合理设置管理机构，配备管理人员，落实责任制，分工负责，相互配合。完善奖惩激励机制，激发管理人员积极性，促进综合档案数字化管理水平提升。

（三）提升人员素质。引进基础扎实、专业技能强的管理人员，确保胜任档案数字化管理工作需要。加强对他们的管理和培训工作，定期开展专业技能培训和数字化管理方面的知识教育，提高文档处理效果，预防安全隐患，确保档案信息资料安全，实现提升管理水平的目的。

（四）构建信息平台。在信息时代和互联网技术迅猛发展的背景下，档案管理部门要重视信息平台构建，合理划分档案管理部门的职责，明确相关人员权限和任务，构建完善的信息化管理体系。对档案管理进行分类，加强监督工作，落实数字化管理方案，节约纸张，实现环保节约的目的。

（五）完善硬件配置。加大资金投入，更新档案管理设备，引进先进的管理设施，为档案管理数字化提供保障。同时还要重视设备更新和维护，使其处于良好性能和工作状态，为综合档案数字化管理更好地服务。

四、结语

综上所述，综合档案数字化管理具有自身显著特点。实际工作中应该认识存在的不足，根据管理需要采取完善对策，促进综合档案数字化管理水平提升，满足人们获取档案信息需要，为各项工作开展提供准确的数据支撑，进而提高决策的科学性与合理性。

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