人事档案基础数字汇集的编制实践及价值

孙春利

【摘要】本文针对人事档案基础数字汇编的编制进行了分析与研究，阐述了人事档案基础数字会集的编制的实践和价值意义，希冀本文对同行或类似工程能够提供借鉴和帮助。

【关键词】人事档案工作；统计数字； 档案资料；基本情况；汇编

人事档案基础数字汇编，就是根据实际工作需要，从具体的人事档案资料中，选取一些反映工作的人事档案信息和数据，并按照需求进行统计，归纳总结形成的一种参考资料。因为这种参考资料形式简单、清晰明了，便于了解情况研究问题，从而制定计划，进行工作指导和经验的总结，所以人事档案信息资料是不可缺少的参考和依据。

一、人事档案基础数字汇编

人事档案基础数字汇编的形式主要有表格式、图标式和文字技术式3种汇编形式。人事档案基础数字汇编具有数据确切内容集中，说服力强，利用方便，简明扼要等特点。人事档案基础数字汇编可以为利用者掌握具体情况，从而分析研究问题，制定相应的计划，并总结经验，提供素材，为宣传教育提供参考和依据。

基础数字汇编按内容，分为综合性和专题性。综合性的人事基础数字汇编，能记录和反映一个机关的全面情况。汇编内容包容性强，篇幅大。而专题性基础数字汇编，则是根据记载机关某方面的基本情况。专题性汇编的范围有大有小，具体依据需求来确定汇编的内容和范围。在进行人事基础数字汇编时，汇集的数据必须准确无误。汇集各种信息，以来自各方权威部门正式发布的数字为基准，严禁使用估算数据和非正式渠道数据以及未定论数据。在进行人事基础数字汇编时，应当对档案中记录的数据，进行查证核实，对于某些数据有疑问或查不清楚时应当加以注明，并及时查清。人事基础数字汇编的数据计量单位必须统一，如有单位前后不一现象，必须加以说明或换算。

人事基础数字汇编将原有的数据进行集中，并对数据进行合理地归纳分析比较，从而计算出数据间的增减幅度和比率，有助于掌握事物的发展变化情况。人事档案基础数字汇编大多采用表格形式和示意图形式，当采用表格形式应当将每年的数据汇成一表，进行逐年续表，当然也可以将多年的数据汇成一表，这样做的目的是便于数据分析、比较。在进行人事档案基础数字汇编时，应当将表格形式提前设计好，条理清晰，在采用示意图时应当注意图形必须准确无误，格式规范并且图形的适应性能良好。

二、人事档案基础数字汇编的作用

一是利于有关部门和机关的领导干部了解分析情况，研究解决问题的重要资料和工具。

二是基础数字汇编是地区干部和群众进行教育的资料。

三是人事档案基础数字会揭示一种数据史料，为科学者提供了确凿的数据和大量的数据信息，也为科学工作者的研究和阐述问题，以及素材提供了有力的论据。

四是可以通过基础数字汇编，获取大量的经济效益。

三、人事档案基础数字汇集

通过数字的形式，集中地对某一地区或某方面情况，进行反映的参考资料，也称之为统计数字汇集。人事档案基础知识汇编，便于人们掌握情况进行工作的开展以及研究问题，这是重要的参考依据，可以让机关和科研工作人员在制定工作计划总结和某方面的计划时，方便利用。

（一）人事档案基础数字汇集的编写要求。保证数据、数字准确无误，采用不同的编写方法，坚持实事求是的科学态度，秉承着严谨仔细的工作作风对待问题。

（二）人事档案基础数字编写形式。采用数字形式，对某地区某专业某系统和某单位的工作理念的基本情况进行记录的参考资料。人事档案基础设置编写是一项科学严谨的工作，必须态度认真负责数据必须准确无误，集中完整，各项分类数据应当规范系统，有逻辑性，编写形式要方便利用，灵活多变。人事档案基础汇编的主题，应当根据单位的实际情况进行确定，每个表格反映每个主题。人事档案基础绘制表格的标题一般由单位名称、数据汇编内容、基础数据汇集三部分组成，并且要能概括反映表格的具体内容，反映事物的规律和关联性。人事档案基础数字汇编的数据应当收集广泛，数据准确，编写数字真实可靠，标准规范。

四、人事档案基础数字汇编的整体结构

基础数字汇集由总名、序言、凡例、正文、注释、附录组成。基础数字汇集与其他作品的正文组成部分和附录的基础数字绘制地形比较结构较为简单，只有标题、编制说明、正文，偶有注释。

（一）人事档案基础数字汇编正文的要素与形式。人事档案基础数字汇编正文，主要是叙述和反映客观内容，各种数量概念以及数量关系，被人们称之为数列。基础数字汇编正文的基本要素就是数列，数列可以包含4个方面的内容：统计对象、空间范围、统计数值、统计指标。

（二）人事档案基础数字汇编表格的制作。除表格总标题外，基础数字表格由三部分组成：横向标题，在表格的左方；纵向标题，在表格的上方；基础数值，在横向和纵向的交界处。表格内的任何基础数值，都随着横向、纵向标题限定。某些基础数字汇编表格，有附记、制表单位和具体日期等。横向的标题与纵向的标题用于标明基础的表达对象和时间空间范围，以及基础指标等具体内容。横向和纵向标题都可以再设几级小标题。

（三）人事档案基础数字汇编的编写要求。一是提供大量的统计数据为机关或部门领导以及社会的各界服务提供参考依据，从实际情况出发，实事求是，保证統计资料的准确无误。在基础数字汇编的数据收集、摘录、加工以及各种统计资料的使用时，应当严格细致，保证数码和数点都不能有所差池，并对各项统计数据进行第二次检验。二是对基础数字汇编数据的采集一定要进行严格的核实，进行广泛收集。对收集的资料进行整理编辑，保证统计资料的系统性和全面性。三是国内国外各行各业均普遍采用基础数字汇编，所以在具体编写过程中，如有国家标准或者国际标准的，应当严格按照标准执行。

基础数字的作用。对党的基本方针政策进行宣传和教育时，举办展览会时，举办报告厅时，在摆事实讲道理以理服人时，均离不开基础数字。

五、做好人事档案基础数字汇编的具体条件

（一）增强人事档案基础数字汇编工作的意识。人事档案意识的增强，是决定人事档案工作成败的关键。根据调查表明，部门领导档案意识的强弱，与人事档案工作的好坏有直接的关联。只有重视档案工作，认识到人事档案工作对人才配置，队伍建设的重要性，才会将档案管理工作列入工作议程，并对人事档案工作的环节提出合理的建议与要求，进一步促使档案管理人员能够积极主动地去挖掘档案信息，开发资源，从而汇编人事档案基础数字。

（二）人事档案的基础业务工作水平的高低。进行人事檔案基础数字汇编时，因为大部分数据来源于原始档案实体，所以对材料必须收集齐全材料完整，分类科学，并采用登记制度，全方位地保障人事档案基础数据的准确性与全面性，这很大程度上影响着人事档案基础数据的发展。

（三）人事档案数据库的建立。摒弃传统的手工搜索数据方法。利用互联网计算机对数据系统进行自动分析，进而提高搜索能力以及计算数据的准确性。领导干部可以根据人事档案数据库对员工的基本信息进行查看，便于信息数据的提取。

（四）人事档案数据汇集成果的实用性。人事档案基础数字汇编的成果应当讲究实用性，实用性决定人事档案基础汇编成果的价值所在。人事档案基础数字汇编可以有针对性的对档案进行编研工作。

六、人事档案基础数字汇编的价值意义

（一）人事档案基础数字汇编有利于高校组织人事工作。并以个人为单位进行集中保管，从而使得档案能够集中反映个人的基本全貌。

（二）采用人事档案基础数字汇编，有利于解决传统的管理模式出现的问题。传统的人事档案管理只负责保管、收集，并不重视人事档案资源的开发利用，从而极大程度上限制人事档案价值的发挥，降低了人事档案在社会上的利用价值。现阶段采用人事档案基础数字汇编可以将档案管理工作抬高并发展，从而促使高校人事档案管理者能够主动收集资料，并进行基础数据的统计归纳，并且找到了人事档案管理的工作重心，对相关的基础数据进行自觉收集，通过互联网计算数据使得人事档案数据工作更加轻便。

【参考文献】

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[2]于岚.人事档案管理问题与对策[J].办公室教育，2012.

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