试论医院文书档案管理工作

杜晖

【摘要】本文对医院文书档案管理在医院日常工作中的重要性进行分析，指出当前医院在文书档案管理方面需要改进的措施。

【关键词】文书档案管理；医院工作；重要性；改进措施

随着人们日益增长的物质文化需要，医院的各项卫生服务管理制度也需要日趋完善。在进一步完善医院现代化管理制度的同时，医院建设和医疗卫生事业发展也离不开文书档案的管理，文书档案管理为医院的各项办公文件分类归档、大事记以及医院科研资料收集工作都提供了必不可少的归档和保管作用。

一、文书档案管理对医院日常工作的重要性

（一）文书档案管理对医院会议制度的重要性。坚持做好会议文书档案管理十分重要，可以让大家明确会议的内容和精神，忠实地反映会议重要内容，便于会后参考执行；同时，可以推进会议制度化、规范化管理。要做好文书档案管理，就要求相应地规范上述程序，如会议主题、会议记录、归档管理等都须按有关规定执行；文书档案可传达领导经讨论研究达成的结果，为各部门下阶段工作的开展指明方向和重点，同时为领导提供会议的总结性资料，以便于向上级部门呈现本单位的工作、学习和发展情况。

（二）文书档案管理对医院请求报告制度的重要性。我院是一所集医疗、教学、科研、保健、康复为一体的三级综合医院和三级妇幼保健院。规模大，人员多，导致日常工作和生活中遇到的问题也较为复杂，紧急手术而病员的单位领导和家属不在，重大经济开支报批，增补、修改医院规章制度、技术操作常规时，工作人员因公出差、院外会诊、参加会诊、接受院外任务，参加院外进修学习，接受来院进修人员等一系列的问题。要处理好这些问题，就必须有文书档案管理的支持，建立相关的请求报告制度，便于以上情况能够得到快速有效的处理，以合理优化资源，提高医院工作效率。同时，文书档案管理通过对这些问题、事件解决方案的归纳和总结，又为以后同类问题、事件的处理提供了经验，节省了宝贵时间。

（三）文书档案管理对医院行政总值班制度的重要性。医院的行政总值班由职能科室有关人员参加，负责处理非办公时间的医务、行政和临时事宜，及时传达、处理上级指示和紧急通知，签收机密文件，承接未办事宜，值班人员有权组织和调配人员，集中力量解决临时发生的问题。通过把发生行政总值班发生的文字记录进行分类归档，为医院的总体综合事务得到了更全面的规范化管理。

（四）文书档案管理对医疗登记、病案管理制度的重要性。通过建立和健全登记、统计制度，方便各种医疗登记的填写，如临床各科病案、出入院登记，门诊各科病员流动情况和门诊登记等，为医院工作创造良好的工作方式，提高工作效率。同时，建立病案室文书档案管理制度，把医院病案完成收集、整理、归档和保管的工作程序，為医院的病案利用提供更便利的管理。医疗登记、病案管理制度都离不开文书档案管理的支持。

（五）文书档案管理对医院进修管理制度的重要性。为了进一步提升医务人员专业技术业务素质，医务人员需要外出学习进修，而医院的进修管理制度关系到外出学习进修的规范化管理，为了完善医院进修管理制度，加强医务人员进修的规范化管理，建立《外出进修申请表》《外出进修住宿费管理制度》和《外出进修人员考勤制度》等文书档案，为医院的人才增值和人才储备提供必要的文书档案管理。

二、医院文书档案管理工作改进措施

文书档案管理具有规范性、专业性和服务性，在医院日常工作中扮演着重要的角色，为医院规范化管理提供必不可少的文书管理工作，医院相关管理工作的工作效率和质量也需要文书档案管理的支持。为了不断完善文书档案管理的工作，我建议可以从以下几个方面进行改进：

（一）紧抓文书档案的收集整理工作。医院档案收集整理工作，是医院资料、信息保存的重要环节，使之在使用时能够按照要求提供必要的服务，这在文明医院、等级医院评比的过程中尤其重要。所以要从思想上和行动上加强对文书档案管理的认识，把文书档案管理放在重要位置上，制定持之以行的文书档案管理工作制度，落实好文书档案的收集整理工作，便于有效地开展档案工作，为医院的发展历程提供有效的档案利用。

（二）设立专职文书档案工作人员。为了进一步提高文书档案管理者的各项素质，医院必须重视档案管理者的人才培养计划，招收专业的档案管理人员，在岗位设置上设立专职文书档案管理者，为文书档案的管理工作做到规范化和科学化。同时号召医院的其他职能科室人员参加专业化档案管理业务知识培训，扩充兼职文书管理人员的知识面，为医院各项文书档案管理提供了效率和质量。

（三）建立文书档案工作绩效考评制度。为了提高文书档案管理者的工作积极性，医院可以参照办公室的工作绩效标准，利用对文书档案管理的考评方法，按照工作任务的落实情况和岗位职责履行情况，对文书档案管理者进行绩效考核，并将考评结果反馈到个人，以鼓励性绩效工资提高文书档案者的福利和待遇，让文书档案管理者全心全意投入到档案事业中去。

（四）以公文处理为主，建立健全文书档案保管制度。医院文书档案大部分都是由公文转化而来，所以做好公文管理是医院文书档案管理的前提和基础。为了提高公文管理效率，必须严格要求公文质量，制定统一标准予以规范化管理，以公文处理为主，以公文质量规范性为保障，掌握好文书档案管理的发展前沿的新技术，使文书档案管理的合理性和规范性得到进一步的落实。为了进一步健全文书档案保管制度，需要进一步改善文书档案室的软件设备和硬件设备，更新文书档案信息化管理系统，购买空调机、抽湿机和抽风机的设备，配置专业的档案储存柜，保持库房的温湿度适宜。

【参考文献】

[1]李义.试析社会网络对数字图书馆服务产生的影响[J].卷宗，2014（12）.