档案信息资源的开发利用是档案工作的重要环节

高立新

【摘要】建立和发展档案事业的最终目的，就是档案信息资源的开发利用。档案信息资源的开发利用是社会衡量档案部门工作好坏的标志之一；是对档案工作各环节的促进和推动；是对档案工作在社会上最有效的宣传。因此，应加大档案信息资源的开发利用，是档案工作永恒的主题，是档案工作不可或缺的重要环节。

【关键词】档案信息；利用； 重要环节

档案信息资源的开发利用是档案工作中最重要的环节，建立和发展档案事业，保存档案的.最终目的就是为了提供利用。档案工作中所有收集、整理、编目等环节，也都是围绕“开发利用”这一环节而进行的。因此，各档案部门十分重视档案信息资源的开发利用工作，它是档案价值、档案工作的社会地位和作用的具体体现；它是档案工作的主要方向；它是档案工作永恒的主题；更是档案工作不可或缺的重要环节。

我们都知道：档案信息资源开发利用，就是以利用者为服务对象，以馆（室）藏档案为服务手段，采取多种形式和方法，开发和直接提供档案为党和国家各项事业服务。这里需强调的是：“档案信息资源开发利用”和“利用档案”概念不同。“档案信息资源开发利用”是档案馆（室）为满足利用者的需要，向利用者提供档案，为利用者服务；“利用档案”是利用者为研究和解决各种问题到档案馆（室）使用档案。档案信息资源的开发利用工作的基本内容是：介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种形式为利用者提供档案和档案信息。档案信息资源的开发利用工作的开展，对档案工作有检验、推动、宣传和可持续发展的作用，是档案工作好坏的风向标。

首先，档案信息资源的开发利用，是社会衡量档案部门工作好坏的主要标志之一。利用工作直接与社会发生关系，向各界提供档案，是档案工作联系社会的一个窗口，能否“快、准、全”地为利用者提供所需档案，充分发挥档案的作用，必然影响到社会各方面对档案工作评价的好坏；影响到档案部门在本单位的形象；影响到档案人员基础工作的扎实程度。因此，这就要求我们档案工作人员熟悉馆（室）藏内容、成分和数量，以及存放的位置，熟悉档案分类和整理状况及其利用价值，对重点和珍贵档案尤其要了如指掌，以提高利用的工作效率。了解需要，就是要做好利用工作的预测工作，了解不同时期、不同方面对档案的不同需要能否“快、准、全”地向利用者提供所需要的档案，充分发挥馆（室）藏档案的作用，这是对提供利用的档案人员的一个基本要求。

其次，档案信息资源的开发利用工作的开展，必然向其它业务工作提出相应的要求。需要不断丰富馆（室）藏，提高整理、鉴定、保管工作的质量，编制各种检索工具，这必然促进各环节工作的开展。如我们在平时提供利用过程中，发现我集团公司设计院的利用者通常提供他们本单位惯用的一个顺序编号，可这个编号在我们以前的检索工具上并没有体现出来，我们发现：如果能在常用的检索工具中加上这一内容，就能又快又准确地提供利用。我们及时发现了工作中这一不足之处，并在进行数字化录入这一环节上，把这一编号及时加到检索工具“备注”一栏内，极大地缩短了向利用者提供档案的时间，促进和推动了我们档案的基础工作；又如：在我们平时提供利用的工作过程中，发现档案分类这一环节对档案提供利用工作起着重要作用。档案的分类必须准确，否则就会造成在提供利用時重复检索、拖延时间的现象；再如“立小卷”对提供利用也非常必要，这种立卷方法针对性强，能大大地缩短调档时间，这样就避免了在众多案卷中进行检索的麻烦，对利用者做到了“快、准、全”地提供所需档案。

第三，做好档案信息资源开发利用工作，是对档案工作最有效的宣传。通过提供档案发挥作用，能够使人们进一步认识档案的价值和档案工作的重要性，扩大在社会上的影响。如：我单位曾立项一个科研项目《口泉沟洪灾隐患》，就是利用我们档案部门50年的地质资料（地形图），通过换算坐标，经过深加工，提出了口泉沟存在的洪灾隐患，给有关部门提出了预案和决策的依据，受到了领导表扬，使得我们档案部门得到领导及各部门的重视和支持，给档案工作的发展创造了良好的条件。

总之，档案信息资源的开发利用工作，是一项系统工程，是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。因此，做为兰台人，要在实践中，勤奋学习、善于总结，使档案工作更好地为本单位的生产、经营服务。做好档案的开发利用工作，是对档案部门和人员的基本要求，是档案工作的一个重要环节。我们要加大档案信息资源的开发利用，服务好社会。