如何加强机关单位的档案管理工作

孙希芳

摘 要：伴随着经济管理体制的改革，机关单位内部的工作体制和管理模式也在不断的发展，在众多的管理中，档案管理显得尤为的重要，它对于单位制度的改革和完善方面起着至关重要的作用。但是它也面临着一些挑战，比如档案员素质低下、档案信息化程度较低、机关领导对于档案工作的不重视等等问题。因此，本文主要对机关单位档案管理出现的问题以及改进的措施等方面做了一个简单的分析，提出了新时期机关单位档案管理工作的思考和发展的方向。

关键字：机关单位 档案管理 措施

1、引言

机关单位属于国家机关的范畴，是国家为行使职能而设立的各种机构。档案是记录机关单位工作履行情况的重要载体，在保证机关单位高效、有序的运行中起到了至关重要的作用，为机关单位信息记录方面做出了贡献。但是，档案管理工作中，仍然存在很很多的缺陷，这就引起了有关部门甚至国家的重视，如何加强档案管理工作的质量成为了社会的焦点。我们必须清楚的认识到问题的来源，并采取措施去解决问题，从而实现有效的档案管理工作。

2、机关档案管理的作用作用

2.1档案管理是机关单位管理的基础环节

档案材料如果不经过严密的管理，可能会导致档案信息持有者趁虚而入，随意篡改他人信息，威胁员工，很有可能导致内部管理混乱。如果档案由各个部门保管或者掌握在个人的手中，缺乏有效的管理机制，一旦员工跳槽，就会把单位重要的信息资源带走，轻则会使管理层断裂，重则导致机关重要的机密和知识产权流失。档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。机关单位的档案更为重要，记录着机密和未公开的专利技术。一旦流失，后果不堪设想。所以对单位档案进行统一的管理，可以有效的避免因信息流失而影响机关单位的生存与发展。

2.2档案是机关单位信用管理的保证

完善的档案可以展现出机关单位重要的科技成果、管理水平等内容。随着社会信用体制的建设，档案也随之加入了社会信用系统，如有他人有违规操作，档案就会记录这一行为，使不良记录者付出惨痛的代价。可见，信用档案建设已经成为了档案管理工作中不可缺少的一部分。

3、当前机关档案管理出现的问题

3.1部分领导对档案管理工作不够重视

各单位领导对于档案管理的工作不够重视，他们把精力大多人事管理和财务管理方面，忽略了档案管理也是机关单位管理的重要环节，忽视了档案资料的重要性。虽然配备了档案室，但是也只是流于形式，对于档案管理人员的安排也很随意，大多数是由兼职人员来管理。加之档案室的位置往往处在楼层的角落内，工作本身比较封闭，导致管理人员觉得自身的岗位比不上那些坐在办公室的人，觉得档案部门就是一个没有前途的部门，缺乏自信心，从而产生自卑的心理，对于档案管理工作也不上心。

3.2缺乏完善的档案管理制度

目前，拥有一套完整的制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的前提。但是，还有少数的机关单位的档案分散在各个部门去保管，缺乏统一的管理制度。档案管理做不到科学化、专业化的管理，还停留在传统的管理模式，比如“信袋式”的管理。而且还不能及时、完整的收集、归档和整理各个科室的资料。在信息的提取方面还存在困难，往往会浪费一定的时间和人力去查找资料，影响档案的使用效率。

3.3缺乏专业的人才

目前，很多的机关单位缺乏专门的档案管理人员。即便是有，但是他们的专业素质普遍不高，档案管理工作都是由一些内部人员代为管理的，设专职人员的单位很少。这与档案管理工作的需求是相互矛盾的。面对相对枯燥的工作，无法满足他们日常的工作需要，加之档案部门在他们眼中就是一个“冷部门”，通过勤恳的工作很难升职，自我价值得不到提升，难免会失望，从而能产生消极的情绪，工作中也会缺乏积极性和主动性。还有就是档案人员缺乏培训，档案管理部门经费向来紧缺，得不到领导的重视。加上工作比较很定和安逸，使许多工作人员在心理上产生了一种惰性，失去了学习的动力，也更加不愿意去外面学习。

3.4档案管理科学化水平低

随着信息化的发展，电子计算机、办公自动化等新事物相继出现。目前机关单位的档案管理工作还停留在传统的管理模式，大多数是手工操作，信息化管理水平比较低，不具备恒温、恒湿的保存要求。查找资料时效率比较低，耗用的时间比较多。大部分的资料采用的是纸质型，缺少大数据、存储设备的现代化管理手段，很多声音和视频资料因为缺乏保存的条件而被舍弃，从而影响了档案的完整性。

4、提高机关档案管理工作水平的措施

4.1提高机关单位的档案管理意识

首先，机关单位的领导要提升自身的意识，对档案管理工作加大资金的投入，为其创造一个良好的条件。其次就是要提高单位领导的管理意识，重新认识到档管理工作的重要性，在开会的时候要时刻强调档案部门的重要地位。在日常的学习和生活中，要多学习一些关于档案部门管理的知识，借鉴一些国外档案管理工作的经验，正确认识档案管理的重要意义。最后，要提升档案管理员的管理意识，使他们清楚的认识到自己工作的重要性，不断提高自身的管理水平。

4.2加强档案管理人员的培养

档案管理人员使档案管理工作的主体，他们的自身专业素质直接影响档案工作的效率。所以，机关单位要聘请专业的档案管理专家，对档案员进行定期和不定期的培训，提高他们的专业技能和专业水平。除此之外，各大高校要加强对档案管理专业人才的培养，加大科研经费的投入，增设相关专业的研究生、博士点，为我国的档案管理事业提供源源不断的人才。

4.3建立科学合理的档案管理体系

档案管理比较繁琐，所以必须要建立科学合理的档案管理体系，目的就在于将各类信息进行有序的划分，归档保存，提高档案的使用效率。首先，档案员要按严格的程序和规范对资料进行归档、整理、保存。其次就是制定相应的安全保密级别，对于重要的文件要加强管理的级别，严格按照规章制度和流程办事，明确制度依据，保证档案管理工作顺利的进行。

4.4提高档案管理信息化水平

加强对软硬件设施的投入，对已有的档案资料及时的整理、更新，并利用现代化网络手段对资料进行保存，同时档案管理人员还要不断提升自己的业务知识和信息处理能力，不断的提高机关档案的服务质量，提高档案管理的快捷性。

5、结语

综上所述，面对机关单位档案管理工作的种种问题，我们需要充分的认识到档案管理的重要性，必须正视问题的存在，制定相应的解决办法。比如革新传统的观念，制定相应的管理制度，提高信息化建设的水平，加强档案管理人员的专业素质等方法，以此来提高机关单位档案管理工作的水平。

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