浅析流动人员人事档案存在的问题及对策

李阳

摘 要：随着人事制度改革和人才流动的加速，流动人员的档案管理工作不断地出现这样那样的问题。本文通过分析当前流动人员人事档案存在的一些突出的问题，探寻解决这些问题的有效措施，力求为流动人员档案管理提出可供参考的建议。

关键词：流动人员；人事档案；管理

中图分类号： G275 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）25-26-2

1 概述

人事档案也叫干部档案，它是记录个人社会经历、政治面貌、品德作风、业务能力等情况的文件材料，是人力资源管理的重要工具，具有凭证、依据和参考作用。在个人转正定级、职称申报以及开具出国等相关证明时，都会用到人事档案。

流动人员不同于流动人口的概念，它是指所在单位无权保管人事档案或者没有人事档案接收单位的个人。流动人员主要包括待业的大中专院校毕业生、自费出国人员、非国有单位员工以及辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员等。

流动人员人事档案是从干部档案派生出来的一种人事档案。在市场经济环境下，私营、合资、股份制等多种经济形式并存，很多人在私企等企业工作，按规定，这些企业不具有人事管理权限，其员工的人事档案就需要委托给正规的人才服务机构管理，只有这样才能实现人事档案的作用和价值。因为个人利益与人事档案直接挂钩，如果人事档案不能挂靠妥当，长期得不到托管，个人的相关权益就无法得到保障。

对于流动人员人事档案的有效管理能够促进人才在不同行业、地区之间实现无障碍流动、合理流动和配置，提高人才质量，促进社会经济的发展。流动人员随意处理个人人事档案将影响个人国家公职的保留、档案工资的调整、工龄的计算以及其他应受到保障的个人权益能否得到保障。如果没有人事档案就不能参加各种社会保险，即使随工作单位入了社会保险，将来如果没有人事档案也无法享受待遇，不能办理退休手续，会直接影响年老以后的生存问题。因此，流动人员人事档案不容忽视。

2 当前流动人员人事档案管理存在的问题

近些年，国家出台相关文件规范流动人员人事档案的管理，但实际工作中，流动人员人事档案管理仍存在着一些问题。

2.1 流动人员对档案的重视程度不够，档案材料难以收集

一些流动人员对人事制度和人事档案缺乏了解，尤其是高校毕业生，对于人事档案的作用和价值认识不清，档案管理意识淡薄。面对人事档案复杂繁琐的调动程序，有的人为了免去麻烦，选择自己揣着档案，导致弃档、档案丢失的现象时有发生。除此之外，受用人单位不重视档案以及档案管理不规范等因素的影响，有的人觉得档案没有用，找到工作后就把档案忘在了脑后，完全不考虑给档案找个可靠的“归宿”；还有一部分人把档案转到人才交流中心后，在高薪工作的诱惑下选择“弃档走人”，导致“人档分离”。虽然“人档分离”是我国人事制度改革的一种趋势，但并不意味着档案制度会取消，也不代表档案是能够随便丢弃、可以置之不理的“身外之物”，对自己的人事档案不闻不问将很可能在今后遇到麻烦。这些做法都容易导致档案信息难以汇集，造成流动人员档案不完整。如果人事档案直接丢失，流动人员就失去了学籍、身份、工龄等，也就意味着失去了社会保障。

2.2 多头管理，影响人才流动

据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案应交由县级以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构管理。但实际工作中，除了人才交流机构外，社会上很多部门都在公开或私自管理人事档案，比如失业管理部门、社会保险机构、私企、民办中介机构等，都在以各种名目接管流动人员人事档案，甚至把保管档案作为谋利和限制人才流动的手段，不仅制约了流动人员人事档案管理水平的提高，还造成了极其恶劣的社会影响。

2.3 流动人员档案真实性不高

流动人员人事档案以大中专院校的毕业生档案居多，档案中包括入学材料、学籍记录和毕业生登记表等学生阶段的有关材料。但毕业生工作后由于人员流动，进入用人单位后，用人单位对聘用人员在工作期形成的材料并不做收集、归档，工作单位与档案管理部门相脱节，流动人员的真实表现无法被记录下来。当用到档案时，一些人甚至会为了个人私利擅自涂改档案信息，导致档案的可信度大大降低。

2.4 管理水平差，档案调动流转不规范

一些管理单位对于流动人员人事档案的管理手段落后，仍在采用原始粗放的管理手段，档案信息化管理的程度不高，而且硬件环境参差不齐，管理人员业务水平不高，对档案缺乏责任感，管理不够规范。此外，一些单位接管了流动人员的人事档案，但是在人员流动过程中，不能及时移交收取的人事档案材料；一些单位不按照规定采用机要信件的方式传递档案，而是直接将档案交给当事人保管、传递，或者交由快递公司进行投递，导致档案缺损、遗失。在一些高校，学生毕业后，学校不对其人事档案进行规范传递，而是直接把人事档案交给学生自己保管、传递，容易造成档案遗失。有学生违规将档案拆封，甚至对档案内容进行修改，使档案材料失去真实性。

3 解决流动人员人事档案管理问题可采取以下对策

流动人员人事档案管理过程中出现的各种问题需要根据时代发展的要求去解决，赋予其新的生命力，才能更好地为人才流动和社会经济发展服务。

3.1 强化档案意识，加大流动人员人事档案宣传力度

人事档案在现实生活中容易被流动人员忽略，一部分原因是相关部门对人事档案的宣传力度不够。强化流动人员的档案意识，相关部门应该紧随时代发展，利用多种形式、多种媒介，深入到企业、学校等流动人员集中的场所，主动向流动人员宣传人事档案的内容、意义、管理办法、转递程序等相关的档案管理知识。而且宣传要有针对性，特别是高校毕业生，要让他们认识到人事档案的重要性，认识到私存档案、不按规定移交档案是违法行为。促使他们在毕业后按照相关规定，及时把档案转入政府所属人才流动服务机构保存，使自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。

3.2 调整档案内容，增强档案使用价值。

人事档案应该顺应历史潮流和社会发展的价值取向，对内容进行调整。以前的档案内容侧重于记录个人的思想觉悟、奖励和惩罚情况，而现在一些企业更注重员工的业绩，这也是流动人员人事档案被忽视的原因。基于这一点，国家相关部门可以出台文件，调整档案内容，提高档案的信息价值和实用价值。可以在档案中补充流动人员的业绩考核、职称考评、继续教育等内容和个人在社会活动和经济方面的诚信记录等，促使流动人员和用人单位提高对档案的关注度和重视程度。

3.3 完善相关法律，约束“重新建档”

“重新建档”是人事档案缺失的补救方法，是一种非常措施。但是“重新建档”容易导致“人档不统一”和“一人多党”，使人事档案的全面性和真实性失去保证。因而完善档案法律法规，对“重新建档”和违反规定“重新建档”进行约束限制很有必要，这样不仅能让流动人员以负责的态度对待自己的人事档案，还能在一定程度上提高人事管理的成效，使流动人员人事档案的管理更加规范。

3.4 提高档案管理人员素质，加强流动人员人事档案的信息化管理

提高档案管理人员的综合素质，利用现代技术设备和管理手段把流动人员人事档案信息转化为数据信息，建立信息收集、反馈和跟踪系统，对流动人员人事档案信息实施信息化、动态化管理。可以把档案和户籍管理结合起来，建成一个信息化系统，把流动人员的所有信息资料，包括户籍、家庭情况，收入情况，信用记录等都输入信息系统，有条件地查询和使用。

4 结语

流动人员人事档案的规范化管理需要人才服务机构、流动人员、用人单位多方努力。通过加大宣传力度、提高人事档案价值、完善相关法律法规，提高管理水平让流动人员人事档案焕发生机与活力，更好地为人才流动服务，为社会经济发展提供强有力的保障。

参 考 文 献

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