企业档案信息化建设实践与探讨

王瑞芳

伴随着企业的快速发展和信息化时代的到来，企业所产生的档案的数量、内容、存在形态和运行方式等都在发生着巨大的变化。企业档案作为重要的信息资源，如何通过运用信息化手段，提供快速、准确、高效、优质的档案管理服务，满足企业不断发展的需求，成为档案部门急需解决的问题。本文结合本单位开展档案信息化工作实际，就企业开展档案信息化建设工作进行探讨。

一、档案信息化建设实施背景

中车石家庄车辆有限公司始建于1905年，是一个拥有百余年历史的企业。随着社会的发展，公司步入了市场经济的大潮中。为提升市场竞争力，公司助力改革，转型升级，逐步由单一的铁路货车修理向多元化发展，随之产生档案信息的数量、内容、传输渠道、载体形式的变化，以及公司发展对档案信息更高更为迫切的需求等，都给档案管理工作带来了新问题。

1.产品多元化使档案信息数量及内容骤增

过去，公司只是单一铁路货修业务，技术含量较低，产生档案资料单一且数量少。随着市场的激烈竞争，公司不断拓展新业务，产品涉及了货车修理、制造、铁路空调、城轨、新能源汽车等多领域，公司产品发展的多元化，使产生的档案信息呈多样性且数量大，内容繁多。

2.档案的产生及管理方式出现了很大变化

过去，文件传递、排序、编号、编目等，都靠手工完成，档案的提供利用也仅靠查询检索卡片完成。随着公司发展和信息技术发展，产生了大量的电子文件，且都在计算机、网络中完成，较传统档案管理，档案的收集、整理、归档、利用等各项业务活动都发生了新变化，对档案工作提出了新要求。

3.公司快速发展对信息的需求量愈来愈多，要求亦愈来愈高

在计划经济时期，企业只需按照下达的计划指标完成生产任务即可。随着市场经济的到来，公司自负盈亏，为在市场竞争中获胜，需要数量更多、内容更为丰富的档案信息，作为领导决策、市场分析、产品开发、质量提升等参考依据，档案信息利用需求激增。

显然，依靠过去传统的档案管理方法和手工查询方式等，已远远不能适应公司快速发展的节奏，无法满足公司对信息更多更高的需求。开展档案信息化建设，利用高效的信息化管理手段，提升档案管理水平和服务效率，为公司快速发展提供高效优质的信息化服务，迫在眉睫。

二、档案信息化建设开展情况

为改变档案工作对公司发展的制约，满足公司日益增长的信息需求，公司引入了《清华紫光综合档案管理系统》，购置了大型工程复印机、扫描仪、刻录机等信息化设备，运用先进的管理系统和现代化技术，对各类档案开展高效的信息化管理。

1.完成系统前端设置，保证电子信息完整和准确

建立档案管理用户14个；建立文书、科技等档案类别库18个；建立档案信息数据库123 个，统一各类别库、档案数据库结构，统一各档案字段设置，确保档案信息数据传输渠道畅通，保证电子信息完整和准确。

2. 完成与“OA”对接，推进电子档案管理

以OA办公自动化系统为切入点，编写接口软件，与档案管理软件进行有效对接，完成了文书电子文件的收集、整编、控制和传递，实现了文书档案信息的网上浏览和检索，传统的文书档案管理方法得到变革。

3. 开展传统档案数字化工作

⑴通过馆藏档案内容信息采集、编辑和处理，建立科技、文书、会计、照片、实物等馆藏档案电子目录数据库，建立电子信息18万余条。

⑵应用计算机、扫描、数据库等现代技术，按照数字化不同要求，对重要的馆藏纸质文档进行全文扫描，形成电子文件，通过批量挂接，导入管理系统，实现档案全文浏览与检索。

⑶利用word、excel、dbf等格式电子文件，通过数据格式转换，批量导入管理系统，建立电子目录信息3万余条。

4.搭建平台，开展档案信息共享

（1）整合档案管理系统内电子档案信息，开展电子信息的二次加工，建立专题档案目录库，如，“重大建设项目档案库”，实现档案利用效率最大化。

（2）通过为相关业务部门授权，发布档案系统内电子档案信息，实现在线浏览，快速满足利用需求。

（3）将系统导出的数据筛选，建成动态数据库，及时更新提供给专门用户共享。专为设计部门编辑的特种车图纸库，成为技术人员设计参考的“字典”。

（4） 依托公司内部网络平台，实施档案信息网上数据传输，为领导决策和使用部门提供信息服务。

5.建立电子档案信息安全保障

⑴采取身份认证、权限控制，做好档案系统安全保密；

⑵定期将电子档案信息上传专门服务器管理，做好电子数据备份，保证信息安全；

⑶开展电子档案信息刻录及光盘存储，并定期检测，异地保管；

⑷将档案数据与互联网物理隔离；做好档案电子化的终端设备、扫描仪等安全管控和输出管理等。

三、档案信息化建设取得效果

1.改革传统档案整理模式 提升档案工作效率

利用管理系统文档整编功能，实现了归档文件的排序、编目和整理立卷，彻底改变过去纯手工组卷繁琐过程；利用系统打印功能，一次输入，多项输出，同时完成各类档案目录的打印，彻底改变过去只能通过人工录入，单一打印一种目录的局面。档案整理过程的自动化，提升了档案整理的质量，节省了人力，缩短了工作时间，提高了档案管理效率。

2.建立公司电子档案信息中心

通过计算机、扫描仪等现代技术，将馆藏文书、科技、会计、照片、实物等纸质档案转化成了标准的电子信息，建成了20余万条各类档案电子信息，实现了对档案原文的识别和转储，实现了档案信息网上浏览、检索。

3.电子档案管理实现规范化

以电子档案管理制度作保证，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理和监控，保证管理的持续性和可追溯性，实现了电子文件的接收、传递、存储、利用等规范化管理，保证电子档案的真实、完整和安全，保证了电子信息有效利用。

4.实现档案服务向高效的信息化服务转变

专业的档案系统管理，快速便捷的电子检索，高效的网络信息共享，开创了公司档案信息化建设新局面，服务效能显著，为公司新产品研制及货车修造，为公司决策及形象建设，为维护公司利益及员工权益等提供了大量翔实准确的依据，共计60余万条，发挥了重要的凭证和依据作用。创造了一定的经济效益和社会效益，

⑴为新产品开发研制、抢占市场发挥作用

通过提供大量的产品电子档案信息，为技术人员设计开发新品种提供技术依据，使设计人员通过共享产品设计所需信息，缩短设计周期，获得最佳结构方案，在最短时间内高质量的完成新产品设计，极大节省了设计时间，为企业抢占市场发挥重要作用。

⑵为打造公司品牌形象发挥效力

在公司搬迁新址展厅建设中，通过提供照片电子信息，仅用半天时间，企化部即从提供的16000张照片中，选用了200余张数码照片，应用于公司搬迁新址形象展厅，再现了工厂场景、建筑物、历史事件、重要人物等，见证了公司的建立和成长。至今已接待领导及员工1500余人次，成为公司教育员工，展示形象，增强荣誉感，提升美誉度的重要载体。

⑶提升档案管理水平和服务效能

通过推进档案信息化建设，使档案工作改变了传统落后的管理模式，逐步实现了由繁杂的人工组卷到专业管理系统中的优化，实现了档案信息由分散管理到档案信息的集成，实现了档案服务由单一手工查询到高速信息化服务转变，提升了档案管理水平和服务效能。

四、档案信息化建设下一步设想

当前，社会已步入互联网+时代，公司将主动适应社会信息化、网络化、电子化的新趋势，把档案信息化建设纳入公司档案信息化建设总体规划，全面应用现代信息技术，在管理系统与“OA”对接基础上，逐步推进与企业资源管理系统“ERP”各子系统（财务等）对接，加大档案数字化力度，大力推进存量档案数字化，增量档案电子化，以档案网络化共享为目标，开展档案信息的全集成、全管控、全服务和智能化，提升档案现代化管理水平，打造公司档案信息资源中心，全方位地为公司发展提供优质高效的信息化服务，助推公司发展。

企业档案信息化建设，是促进企业发展的有效手段，是实现企业档案现代化管理的必由之路。

（作者单位：中车石家庄车辆有限公司档案馆 ）