浅谈正式体英文电子邮件书写要领

孔祥航

摘 要 电子邮件在现代人生活中起着重要的作用。随着中国在国际社会地位的提高，国人出国现象也日益普遍。出国离不开信息的交流。如何正确书写正式体英文电子邮件尤为重要。

关键词 正式 英文 电子邮件

中图分类号：H315 文献标识码：A

电子邮件在现代人生活中起着重要的作用。它是当今天人与人交往的简便而有效的交流工具。随着中国在国际社会上影响力越来越大，国人出国交流、学习、工作和旅行也越来越普遍。然而这一切离不开信息的交流。除了具备一定的英文阅读及听说能力，英文电子邮件可以说是与外国办事机构及个人交流的名片。一封书写格式正确、用词准确、语气恰当的电子邮件，会给人留下清新的印象，从而打开交流的大门。而一封错误百出、用词不当、语气生硬甚至让人产生误解的邮件无疑会使事情变得糟糕，很可能会石沉大海。那么如何正确地书写英文电子邮件？从广义的划分类别上讲，英文电子邮件一般分为两大类：正式体和非正式体。正式体邮件通常指商务信函和官方信函。非正式体邮件指与朋友和熟人之间的书信往来。两者在格式、称谓、用词、标点符号以及语气上有着很大的区别。本文将举例从电子邮件的标题、问候语、正文、祝福语及署名等几个方面介绍一下正式体电子邮件的书写要领。

Subject： Latest Bill of Connect Fiji

Dear Ms Kong，

I am the customer service representative of Connect Fiji.

Thank you for contacting us.

Your account has been adjusted accordingly for the time it was suspended. Please be advised that the Nomad Dongles are still out of stock. But once it is in， the customer service representative who served you will be in contact for you to come and collect your dongle.

Our sincerest apologies for the inconvenience.

Kind Regards，

Fanny Raboiliku

1标题

正式体电子邮件的标题基本上包含两个内容：写信人身份和写信目的。从例信标题可知这是一封斐济网络公司写给客户关于近期账单的邮件。正式体英文电子邮件的标题之所以如此安排，体现其简明扼要，一目了然。

2问候语

正式体英文电子邮件的问候语一般包括三部分：Dear，带收信人称谓的姓氏和逗号。如Dear Mr/ Madam Young，如果不大确定收信人姓氏，可直接问候Dear+ Sir/Madam。当然，如果是已经有过邮件往来的商业伙伴，在对方允许的情况下，也可以使用收信人的名字代替其称谓和姓氏，如Dear Mike。此外，如果是官方间的电子邮件，如证明信或介绍信，可以使用比较笼统的问候语To Whom It May Concern。

3正文

正式体电子邮件的正文通常以自我介绍开头。这种介绍一般为个人姓名及机构单位名称。之后表明写信目的。在正式体英文电子邮件中，要避免使用缩写式。如：“I am”不能写成 “Im”。 当然，随着科技的进步，有些电子邮箱软件可以在信件最底部设置固定的签名，包括写信人姓名及单位名称和职务。在这种情况下，可以省去正文开头处的自我介绍。同样，在正文中也不宜使用缩略词。如“information”不可写成“info”， “address”不宜写成“add”。此外，首字母缩略语也属于正式体英文电子邮件需要回避的范畴。如“ASAP” and “BTW”不可代替 “as soon as possible” 和 “by the way”。除了用词上的讲究，正式体英文电子邮件的语气一般比较礼貌、委婉。如在上述例信中“please” “thank you” “sincere apologies” 等词体现了正式体英文电子邮件套用的客气。此外，正式体电子邮件应避免使用寒暄语。

4祝福语及署名

在正式体英文电子邮件中，常用“Thank you” 和 “Best/KindRegards”和逗号结束信件。此外，信件的底部要署上写信人的全名。

5结语

总之，正式体英文电子邮件之所以被称之为正式体，是因为它具有较强的约束性和书面性。因此在标题，问候语，甚至是标点符号上都有着相关的要求。正文语气委婉，讲究客气。而且回避使用缩写式、缩略词及首字母缩略短语。所有这些安排都是为了体现电子邮件的正式。掌握了正式体英文电子邮件的书写要领，将使您在与外国人书面交流时更加轻松愉快、挥洒自如。

参考文献

[1] Axelrod，R.B.and C.R.Cooper.1987.Reading Critically Writing Well.New York：St.Martins Press.

[2] Nicholas Stephens.剑桥第一证书英语考试教程1（教师用书）[M].北京：北京大学出版社，2009.