提高机关公文处理水平的有效策略研究

钟静

摘 要：公文处理基本工作是机关准确规范、高效务实、实事求是的重要环节。提高公文处理能力，工作人員需要在文件的安全保密、归档、保管、催办、传阅、制发、承办以及签收、登记等诸多方面做到切实执行，要以遵章守纪、严格规范、高效务实、细致有序为准则，只有将日常公文处理工作严格把控，提升其处理水平，才能最大发挥其重要作用。

关键词：遵章守纪；公文处理；安全保密

从公文的起草一直到实现它的实际效用，直至立卷归档，其所包含的工作环节都非常重要，在进行公文处理的工作中，整个工作流程都会形成一个环环相扣、先后有序、首尾相接的完整工作任务，这便是公文的正常处理程序。

1 遵循处理程序，确保公文处理的规范性

（一）撰写准确无误，充分体现领导意图

公文质量的重要标准之一就是公文办理准确度，并且也是非常重要的基本标准。例如审核和草拟公文，从遣词造句、篇章结构、思想内容、标点符号，每一个环节都杜绝差错，必须严谨把关，任何环节的差错都有可能造成不良影响，更有甚者导致政治层面的被动。尤其在工作环节中，工作人员起草校核相关公文时，要把握领导主旨，撰文要对实际意图进行充分体现，只有如此才可以正确地对领导的决策部署进行准确执行。

（二）确保处理及时，有效传递思想政策

公文进行处理时一定要严格掌控时效标准，任何公文在处理时都存在期限，甚至有些存在最佳的公文处理时机。在进行公文处理时要巧妙借助时机，既不可以延误，也不能盲目超前。要通过不断总结经验，对工作机制不断完善，来塑造一套高效、严谨、科学的公文处理规范流程，保证信息能够及时、精准、有效的传递。

（三）严格实施管理，保障公文安全严密

专人专项，坚持对公文处理进行严格的处理，对文件妥善保管，确保不损坏、不丢失。在遇到涉密的文件时，在各个工作环节中都必须严格执行保密制度，确保文件内容不会泄露。

2 强化审核程序，确保公文内容的科学性

（一）认真把关，合理精简公文内容

公文精简，最直接有效的方法是进入办公环节之前，对相关来文单位拟制的初稿，对前置关口做好把控，语言要通俗易懂，简单扼要，并能保证制发的相关文件能够解决实际问题，杜绝表面工作。我们必须规定，行文没有可行性和必要性的，不行文；没有具体的新的措施，仅仅照抄、表态性的，不行文；对于已经讨论决定的部署，可当面或电话议定的工作，不行文；等等。

（二）依法审查，保障公文的合法性

制发的公文在内容和思想上一定要符合党政机关的政策、方针以及路线，必须与国家的相关法律法规相符合，要充分体现相关工作的决策思想。采取将制发的规范性文件列入所在省市法制审查的工作范围内的方式，在领导进行会签之前，一并将公文送往相关法制部门进行严格把关，领导进行会签完成之后，再及时将文件送往相关部门实施规范性文件的备案，从而杜绝制发文件与现行相关法律法规以及领导政策上产生冲突。

（三）加强考核，确保公文切实可行

在进行文件内容的校核过程中，除了文件语言要通俗易懂，简单扼要外，文件制定的相关措施和政策也要尊重民意，充分体现和反映实际情况。日常工作过程中，对涉及社会经济成长中的重要决策以及与人民利益相关的文件，要坚持调查研究，充分了解现实状况，加强考核，做到合理、科学，切实可行。

3 加强督办程序，确保公文落实的有效性

（一）细化文件，加大催办力度

在进行公文处理中，相关文书人员要对文件进行有序保管，对涉密的、重要的文件进行单独存放或者是归类存储，以便随时查找和使用。在进行文件归档工作中，应该充分利用档案管理平台以及OA办公系统，及时完成文件的归档和整理工作。首先对收到的相关文档进行归类，例如涉及更换单位名称、单位改制的或者是领导职务更换或者任免的，要对个人及单位进行决定、表彰等都需要进行归档，以便日后查阅；再者就是对于制发的相关文件进行归档，必须打印并发文稿纸，电子文件、红头文件等进行整理归档。其次要对档案管理系统做到熟练运用，认真填写发文页码、发文日期、发文字号、保管期限、责任者、标题、附件等条目。最后要对归档文据进行保留，需要打印相关档案的交接文据以及档案凭据一式两份，与电子文件和纸质的资料依照限定时间移交档案部门。此外，对于催办、承办的相关工作要做出明确、严格的规定，保证公文操作和处理的流程能够有章可循。

（二）注重监管，强化督办作用

公文在进行处理和传递时，要保证公文的时效性。文件在传阅的过程中，要做到随时处理，不误事、不拖拉、不积压，这也是对公文处理工作的基本要求。从某些方面来说，公文时效性将直接决定和影响着整个机关单位的实际工作效率和成果。文书人员要有很强的时间把控观念，在整个工作环节中要尽量化繁为简，使文件管理科学、流程简便，操作相关手续尽量简化，以此保证文件管理实现高效利用。在进行文件送阅时，若领导不在，文书人员应依照文件处理的重要和急缓程度，一要将文件主旨思想通知分管的领导，二是要将相关文件及时复印给有关承办部门，做到提前承办，不耽误相关工作；若领导在其他事情上过忙导致忘记批阅，文书人员要委婉适时的给予提醒。

对于需要进行催办的文件，工作人员在转办之后，要密切关注文件的实际落实情况，可以以多种灵活的方式，与对方主动联系，不可将文件送达相关承办部门后就不管不问，而要对文件的执行情况进行定时的跟踪监督，核查实际情况，以避免文件漏办或误压，保证承办部门在限定时间内办理事项。在催办过程中，可以采取打电话咨询、发催办单等多种方式，对于重要紧急的文件，可以专人进行跟踪和催办，要切实实现重要工作的及时、有效办理。在文件处理完成之后，要注明落实时间、相关结果以及落实的单位，并将处理的实际情况进行规范整理，反馈给相关领导以及分管领导进行报告。重要的相关文件，可以根据实际情况，随时进行反馈和告知。

（三）增加回访，提升落实效率

对于涉及到人民群众相关利益的，以及重大领导决策的相关事项等方面的重要文件，要积极展开回访调研。及时邀请相关单位的有关人员，针对重要文件的实际实行效果，进行实地调查研究，从而掌握一线的执行情况，及时作出评判和处理。通过执行回访调研，及时做好成果统计，为相关领导的决策提供切实有效的参考，从而促进工作能够及时有效的落实。

4 遵纪守法，确保公文的保密性

在公文处理过程中，时常会涉及到涉密工作，文书人员必须依照《中华人民共和国保密法》相关要求，对涉密文件的相关工作环节严格把控。严格按照文件的阅知范围和保密要求执行，在处理和运行中要妥善保存和管理。文书人员是相关涉密文件的最直接的接触者，一定要树立牢固的保密观念，时刻检查和注意自己的言行，保护好、处理好自己的每个涉密文件，保证安全保密。

总结：总之，要提高公文处理的工作水平，要在实际的工作过程中不断累积经验，要多锻炼、多总结，要有强烈的事业心、责任感，对于任何粗心大意、推脱责任、主观臆断等都有可能造成严重的失误和重要损失。文书人员的能力和素质对公文处理的水平有着直接性的影响，文书人员要努力提升自身业务能力和政治素养，建立完善的公文处理体制，才能够切实提高公文处理水平，使之能够有效、快捷的发挥作用。

参考文献

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