浅谈港口企业应收账款管理

王红

摘 要：本文主要分析了港口企业应收账款形成的主要原因，并从加强日常应收账款的管理、清欠管理、风险防范、完善收账政策等方面进行阐述。目的在于加快资金回笼，降低坏账风险，保证港口企业资金的充足性和流动性，促进港口企业健康发展。

关键词：港口企业；应收账款；管理

港口企业应收账款是指港口企业在提供货物和劳务等港口作业服务过程中，向货主或代理人收取的款项，主要包括应收取的港杂费、客货运附加费和其他代垫款项。

港口企业应收账款形成有两方面原因，一是市场竞争，这是发生应收账款的主要原因。市场经济竞争机制作用迫使港口企业出于增加吞吐量的需要，不得不以延期付款作为一种优惠条件招揽货主，由此引起的应收账款即是一种商业信用。第二是提供作业服务和收款的时间差。作业和收款时间的不一致很难做到即时结清款项，产生应收账款在所难免。应收账款管理作为港口企业营运资金管理的重要内容，在竞争激烈的市场经济活动中，加强应收账款管理显得非常重要。

1 加强日常应收账款管理

1、严格客户信用控制。港口企业在提供服务或支付款项前，应对客户的资金支付能力、经营实力、信用等级状况等方面进行调查、分析和评估，建立客户档案，以此作为确定其信用等级和最大信用额度的依据，制定合理的信用管理政策。定期完善、更新客户信用档案。至少每年度更新客户信用管理档案，对于客户的重大变化事项应及时掌握并记录，并据此调整对客户的信用管理政策。

非市场营销所必须的、应收账款风险不可控的业务，必须坚守“先收款、后作业”的原则，严格限制赊账政策使用。对于不了解信用状况、缺乏制约措施、履约记录不良的客户以及零星业务不得给予赊账政策。对战略客户、所处行业竞争激烈的、资信状况良好的，可给予最长不超过90天的信用结算期，特殊客户信用期确需延长的，需报集团公司审批。

2、严格经济合同审核管理。港口企业发生的经济业务，除采用即时结清方式外，均应订立书面合同。合同中应明确约定费用的结算方式、结算周期、争议的处理、违约责任的追究等事项，消除隐患，确保应收账款的风险和额度在可控范围之内。合同和协议的签署需严格履行授权审批程序，不允许未签署合同的情况下提供服务或作业。

受理个体户、私营企业以及一次性或季节性货种的装卸业务，必须坚守“先收预交款、后作业”的原则，收款可以利用支票、汇款、现金、刷卡等多种方式，预收支票的必须在作业结束前与银行确认预收款已实现。

3、完善应收账款信息管理。建立应收账款台账管理规范，详细反映债权单位应收账款的发生、增减变动、余额及账龄等财务信息，以便对应收账款清欠工作适时进行调度管理。

建立应收账款信息传递机制，确保相关管理信息在经营管理层、各相关部门之间及时顺畅传递与反馈。

4、实施应收账款分析控制。在对应收账款管理和控制的过程中，财务部门和相关职能部门必须跟踪分析应收账款的变化，以采取相应的收账方法，制定切实可行的收账政策。

5、建立应收账款的预警机制。业务部门负责对客户的资信认定和控制，分别设置各客户应收账款控制上限警戒线，原则上对欠账超过或达到警戒线的客户高举红牌，及时请示有关领导后，通知有关单位立即扣留货物，并停止作业。

6、建立应收账款核对制度。财务部门每年与债务人至少核对一次欠款金额并取得欠款函证，如双方金额不相符，应及时与债务人联系，查找原因，做到债权明确。

2 应收账款催收及清欠管理

1、建立应收账款的催收责任制度。凡出现不能按期收回的应收账款，财务部门应及时以书面通告相关责任部门进行催收。对应收账款的每次催收行为，责任部门及责任人应保留催收行为的书面凭证，包括对账单（要求债务人盖章，经办人签名或盖章）、电话催收记录、催收信函（挂号信、特快专递）、车票、住宿费发票等，并留存相关信息管理系统中的双方磋商电子记录。

2、落实应收账款清欠责任。港口企业应收账款应按照“谁造成拖欠、谁负责清欠”基本原则，落实清欠部门责任和具体责任人。应收账款应实行第一责任人制和责任追究机制。各单位的负责人是应收账款清欠的第一责任人，依据产生逾期欠款的具体原因，对相关部门的直接责任人追责，并且不因岗位的变化而终止欠款催收责任。各业务主办部门要结合实际，完善考核机制，将应收账款管理责任分解到各业务流程环节。建立回款一条龙责任制，对于责任部门及责任人在考核收入指标的同时，将应收账款作为其考核指标，明确风险意识，加强资金回笼。

3、及时采取法律手段进行清欠。在确保收费依据准确、费用透明合理、服务无过错的前提下，对有长期拖欠、清收难度大的单位或个人，应在规定的法律时效期内，及时采取法律手段清欠。法律部门负责应收账款的法律咨询、诉讼事宜，配合律师努力保证企业利益最大化。

4、对应收账款的追缴应以货币资金方式为主，特殊情况下，确需以资产偿债、修改债务条件等方式进行债务重组的，相关部门须报集团公司批准后方可实施，并与欠款单位做好债务重组协议的签订、实物交割和账务处理等工作。

3 应收账款风险防范措施

港口企业为防范债务人无限期地拖欠货款，可采用以下风险防范措施：

1、将应收账款改为应收票据。由于应收票据具有更强的追索权，且到期前可以背书转让或贴现，在一定程度上能够降低坏账损失的风险，所以当客户到期不能偿还货款时，港口企业可要求客户开出银行承兑汇票以抵销应收账款。

2、应收账款抵押与让售。港口企业可通过抵押或让售业务将应收账款变现。应收账款抵押是企业以应收账款为担保品，从金融机构预先取得货款，收到客户支付欠款时再如数转交给金融机构作为部分借款的归还。但一旦客户拒绝付款，金融机构有权向企业追索，企业必须清偿全部借款。应收账款让售是企业将应收账款出售给从事此項业务的代理机构以取得资金，售出的应收账款无追索权。客户还款时直接支付给代理机构，一旦发生坏账企业不须承担任何责任。这项业务可以使企业将全部风险转移。

3、进行信用保险。虽然信用保险仅限于非正常损失，保险公司通常把保险金融限制在一定的范围内，要求被保港口企业承担一部分坏账损失，但是这种方式仍然可以把企业所不能预料的重大损失的风险转移给保险公司，使应收账款的损失率降至最低。

4 不断完善收账政策，促使应收账款管理系统化

当港口企业应收账款遭到客户（供应商）拖欠或拒付时，企业应当首先分析现行的信用标准及信用审批制度是否存在纰漏，然后对违约客户的资信等级重新调查摸底，进行再认识。对于恶意拖欠、信用品质差劣的客户应当从信用清单中除名，不再对其采取延期付款的政策，并加紧催收所欠款项且态度要强硬。催收无果，可与其他经常被该客户拖欠或拒付账款的同伴企业联合向法院起诉，以增强其信誉不佳的有力证据。对于信用记录一向正常甚至良好的客户，在去电发函的基础上，在派人与其面对面地沟通，争取在延续、增进相互业务关系中妥善地解决账款拖欠的问题。企业在制定收账政策时，要在增加收账费用与减少坏账损失、减少应收账款机会成本之间进行比较、权衡，以前者小于后者为基本目标，掌握好宽严界限，拟定可取的收账计划。总之，港口企业应根据市场和客户的变化不断完善收账政策，并逐步将应收账款系统化，保证应收账款及时回笼。

参考文献

1.《财会信报》（2005年3月）

2.谈谈大中型国有企业应收账款的控制问题（2002年1月）

3.浅析应收账款余额的确定（2002年1月）