地震档案数字化工作思考

2016-05-10熊燕妮

卷宗 2016年3期

摘要：通过从事地震监测预报、震灾预防、地震应急和救援的科研、仪器的研制，以及在基本建设活动中产生的具有一定保存价值的图文图表、文字数据、计算材料、光盘、照片、录像等等资料统称为地震档案。笔者在黔江区地震监测站从事档案管理工作的过程中，充分认识到开发利用地震档案信息对于防震减灾事业的重要性。

关键词：地震档案；数字化工作；档案管理

由于计算机和网络时代的到来，档案资源在不同范围内共享成为发展趋势。档案数字化将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过智能的信息處理手段，扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。依托互联网技术，建立计算机网络平台，逐步建立起全省乃至全国性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，不因时间和空间的限制，方便给人们更多地从网络中提供查询、搜索。数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。档案数字化是大势所趋，具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，任何电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息；另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

1 地震监测站档案数字化的发展情况

通过从事地震监测预报、震灾预防、地震应急和救援的科研、仪器的研制，以及在基本建设活动中产生的具有一定保存价值的图文图表、文字数据、计算材料、光盘、照片、录像等等资料统称为地震档案。在从事地震科技档案管理的工作中，科技档案管理与利用对于防震减灾事业有着不可忽视的重要性。为了使地震档案信息更好地服务于防震减灾事业，更好地服务于经济的发展，我市根据中国地震局的统一部署，严格按照国家档案局和地震局的管理标准，在优化管理上下足工夫，建立了重庆市黔江区地震档案数据库。通过成熟的计算机管理系统，改善了地震档案的管理和服务模式，提高了服务的质量和工作效率。但同时，通过一系列的工作实践，总结出我站在工作中的一些不足之处，数字化的工作经验不够，建设不能一步到位，同时，也受到经费、技术设施以及人才等因素的限制。

1档案工作数字化受到经费制约，现代化设备投入不足，档案信息对于计算机及软件系统的更新要求较高，制约着数字化工作的发展。档案数字化前期鉴定工作量大，并且工作要求较高，费时耗力，导致许多工作人员不愿接手。并且，档案数字化工作需要的工作人员素质相对偏高，而我站工作人员素质有限，这些都制约着档案数字化工作的进一步发展。

2档案部门工作机制不健全，档案管理人员的安全危机意识不强，没有引起足够重视。安全工作不扎实，流于形式，少数领导和工作人员的安全意识不强，业务素质不高，工作流程不够规范，工作效率低，随意性大，使得档案数字化工作落实不到实处，以致灾难发生时，档案损失惨重。档案安全制度和规范是档案数字化工作顺利开展的保证。

3通过把纸质档案信息转化为电子档案，虽然解决了传统档案容易损坏或者遗失等诸多问题，但同时又带来新的管理问题。电子档案的真实、可靠、完整和可利用性受到考验，计算机病毒危害及黑客的攻击，都会对数据库和服务器造成致命的破坏。

2 对地震档案数字化工作的思考

为了更好地开发利用地震档案信息资源，使地震科技档案在为防震减灾事业服务的同时，做到面向社会、面向科技、面向经济、面向市场，更好地为经济的发展。我们一直在努力探索档案管理及资源开发利用的新思路、新理念，力争使“信息数字化、传输网络化、超越时空化”早日实现，为防震减灾事业提供更加有力的知识支撑。

2.1 健全标准化体系

标准和规范化的数据是实现数据资源共享的前提和基本保障。因此，要根据国家地震局制订的地震科技档案业务规范、技术方法以及设备等方面的统一原则和要求，并遵照国际、国内行业标准及网络数字化过程中各部门共同遵守的各项标准，建立健全标准化体系，从而保证在进行地震档案数字资源建设中，严格遵循标准，避免出现不按规范和标准建立非标准数据库的现象和造成人力、物力、财力的浪费。

2.2 改变传统管理方式

建立起规范化、标准化、特色的资源专题数据库，利用这些特色资源，建好特色资源专题数据库，对档案资源进行深层次的开发，使档案静态资源得到深入的利用。

2.3 加强网络档案信息资源开发

档案数字化需要高质量并且丰富的信息资源。因此，要充分利用网络资源，最大限度地开发，不能局限于只提供自有资源。档案管理员要打破传统，根据本部门的实际工作情况，充分利用网络优势，通过网络加强档案信息资源的收集，取他人之长补己之短。

2.4 建立高效的网络档案信息检索系统

档案资源数字化的最终是要实现高效快捷的信息检索。因此，高效的检索系统，才能真正实现档案数字化的目的。而解决好各方面技术的衔接，才能实现信息检索的高效化，服务质量才能真正得到大幅度提高。

2.5 档案资源共享中的安全保密和知识产权保护

地震档案的管理有严格的保密制度，因此，在数字化工作的过程中，更应该处理好资源共享与保密性的关系，使档案数字化信息得到规范合理的利用。在涉及到知识产权问题上，需要在维护知识产权的前提下，开发利用数字化信息，建立合理的网上收费制度，以支付作者的版权费用，并要通过手段有效防止盗版与非法复制。

2.6 加强档案人员的素质培训

档案工作要求工作人员掌握档案学理论，还要熟悉与掌握同档案工作相关的理论和文化知识，如信息学、图书情报学、社会学、计算机管理及现代化设备的操作技术等等。

因此档案管理人员应当注重自身学习，更新观念，练就过硬的业务技能，增强档案人员的事业心、责任感，提高档案安全防范意识，适应档案工作的需要。

3 结语