我国档案行政管理体制的思考

何宇

摘 要：系统地阐述了档案行政管理体制的改革动因与作用，以及政府行政管理体制和档案行政管理的改革和发展方向。认为我国档案行政管理体制改革受到档案行政系统内外因素的交互作用，档案行政管理体制改革的动因源于社会经济、政治、科学技术发展的客观需要和档案行政系统内部不断自我调整和改造的需要，它的改革与发展受行政和档案双重理论影响。

关键词：档案行政；管理体制；行政管理；体制改革

档案行政管理体制是我国档案行政机构的设立、行政职权的划分及其运行等各种相关制度的总称。作为国家行政管理体制的重要组成部分，它的发展变化同国家行政管理的改革话动有着非常密切的关系在实际工作中，作为一种专业行政管理体制，人们在研究其发展变化时往往从档案专业行政管理角度来考虑，而忽略了从公共管理学、管理科学等角度来研究。以此为切入点，结合运用公共管理学、管理科学和档案学等学科的基本原理，从另一角度，对我国档案行政管理体制的改革与发展作较为个面的研究

1 档案行政管理体制改革的动因与作用

1.1 档案行政管理体制改革的内部动因

1.1.1发挥档案行政管理功能的需要

档案行政管理功能是有关组织制度系统及其载体对其“环境”客体发挥作用的能力。档案行政管理能否具有良好的运行机制，其中关键性的因素就是其行政管理体制本身是否具备优良的功能。优良的档案行政管理体制，必须具有同其作用环境相协调的基本特征。随着社会的发展，政府档案管理事务的范围不断扩大，自然要相应改革档案行政机构和档案行政机制，使档案行政功能得以顺利发挥。

1.1.2对档案行政权力进行监控的需要

档案行政权力的监督主要包括档案行政机关对本机关各职能部门、所属单位及其工作人员的监督，对同级档案馆的行政工作的监督，对下级人民政府档案行政部门的监督，对同级负有监督任务的专业主管部门档案机构行使档案行政权力的监督。档案行政管理体制需要有完整的档案行政权力监督功能，使其在档案行政管理运行过程中能有效实施各种不同形式的监督，并能随着监督对象的发展而不断完善

1.2 档案行政管理体制改革的外部动因

1.2.1经济原因

经济基础决定上层建筑，随着经济基础的发展变化，作为上层建筑要素之一的档案行政管理系统也要发生相应变化，以调整和完善与经济基础之间的关系，更好地服务于经济基础。

1.2.2科技原因

科技的发展促使政府档案行政管理日趋专业化、技术化和职业化，这便要求档案行政管理人员具有较高的素质，通过档案行政管理领域进行变革和创新

1.3 档案行政管理体制改革的作用

1.3.1规范作用

档案行政管理体制改革的基本作用之一，就是起到进一步规范化科学的档案行政管理体制，是对有关档案行政机构及其行政人员的行政职责明确而合理的划分为特征的。所以，档案行政管理体制进行改革的作用首先起到规范和制约各级各類档案行政机构的职权和义务。

1.3.2促进作用

科学的档案行政管理体制，具有促进国家档案事业发展的作用能力。在科学的档案行政管理体制的促进下，可以实现各级各类档案行政机构的合理配置，并保证它们能够运转灵便、富有效率。不够科学的档案行政管理体制，只能给整个国家档案事业的顺利发展带来障碍，

其运作的结果只能是档案行政机构职责不明、运转失灵、机构膨胀、缺乏效率、人浮于事

1.3.3保证作用

科学的档案行政管理体制，具有保证各级各类档案行政机构顺利实现各自组宗旨的能力。不同级别、不同类型的档案行政机构都有法定的职能，这此职能的科学实现，必须有一种相应的组织制度机制作为保证。科学的档案行政管理体制，是我们有效地实现国家宏观与微观的档案行政职能的必要保障条件之一。它能够使各级各类档案行政机构做到各司其职、协调配合，并保证国家有关档案行政法律、法规的有效推行。

2 我国档案行政管理体制改革与发展

2.1 推行文件与档案一体化的行政管理运行机制

文档一体化管理的目的在于以最低廉的代价和最有效的方式来管理文件与档案，以最大限度地满足工作需要。美国是最早开始研究文件管理的国家之一，在理论与实践的结合上比较紧密，美国的文件管理体制及其运行机制效果表现明显，一方面可以使机关不需要专门设置机构管理文件，另一方面在档案机构和档案人员参与下，可以对文件的整个生命周期进行有效的控制，保证了文件从非现行文件成为档案的紧密衔接，从而保证了档案的完整与质量安全。

出于几十年来实行高度的文档一体化集中管理体制，美国的文件和档案管理水平一直居于世界前列。这对我国改革档案行政管理运行机制，推行文档一体化，改变目前文书工作与档案工作自成体系，没有一个能统管文书、档案工作的行政管理机关，使档案管理部门不能有力地参与和指导文件管理的状况，有着积极的参考作用。

2.2 合理设置各级档案行政管理机构

出于美国联邦政府与州政府的分权，州政府拥有固定的权限，档案行政管理上下隶属关系不明显，各州自行决定本州的档案行政管理体制和管理办法，各州根据具体情况合理设置档案行政管理机构，地方档案机构多种多样，同我国地方档案机构的“条块结合”管理相比，管理形式要分散的多，中央注重宏观管理，地方上只是职能的执行，效率很高，有一定合理性。对改变我国在“统一领导、分级管理”的体制下，出于部门利益的作怪，“条条”的强力十预，机构设置上下一般粗，职能重叠，机构臃肿，行政运行效率低的状况有着一定的启发。

2.3 加强档案行政管理的集权性

同法国相比，我国档案行政管理实行的是“集中、分级、分专业”的体制，不可避免地出现分散管理的倾向，如各级的档案局馆隶属于各级政府或党委，只在业务上接受上级档案局的指导，专业系统的档案行政管理部门和档案馆接受专业主管部门的领导。各级档案馆之间各行其是。法国的档案行政管理体制决定了国家的公共档案管理方面是实行高度集中管理的，国家档案局局氏兼任档案馆馆长，各级公共档案馆均处于局氏的掌管之下，负责领导国家档案馆、省档案馆和市镇档案馆，使各级公共档案馆成为一个国家档案管理体系。这对我国进行档案行政管理体制改革时，如何加强档案行政管理工作，有一定的借鉴意义。

3 结语

本文系统地阐述了档案行政管理体制的改革动因与作用，以及政府行政管理体制和档案行政管理的改革和发展方向。认为我国档案行政管理体制改革受到档案行政系统内外因素的交互作用，档案行政管理体制改革的动因源于社会经济、政治、科学技术发展的客观需要和档案行政系统内部不断自我调整和改造的需要，它的改革与发展受行政和档案双重理论影响。如何借鉴国外先进的档案管理制度，是我们未来工作中需要探索的问题。

参考文献

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