对医院文书档案管理工作的若干体会

于瑛

摘 要：随着医疗体系的完善，医院文书档案管理工作成为院内办公事务的基础问题。在相关人员对文书档案的整理过程中，文书档案工作能够帮助医院增进医疗水平，有效的推进各项工作。本文针对医院文书档案管理工作进行探究，力求结合实际，探究文书工作的现代化管理。

关键词：医院；文书档案管理；系统化；科学性

随着医疗体系的完善，医院文书档案管理工作成为院内办公工作的基础问题。文书档案管理工作指的是医院各项活动、医疗公文、病患档案归纳等相关资料的收集和整理。在工作人员对文书档案的整理过程中，通过建立便捷、高效的文书档案管理，能够帮助医院增进医疗水平，有效的推进各项工作。因此，它也 成为了做好医院档案管理工作的核心问题之一。

1 文书档案管理工作的主要分类

从根本上说，文书档案管理工作作为记录医院发展历史的技术手段，能够使医生、患者获取到有价值的信息，对医院的健康发展起到了重要的意义，主要分为标准性、安全性和服务性三个方面：

（1）标准性文书档案管理

医院文书档案的收集一般都是上级领导及相关领导的原始文件及资料，它是医院发展过程中的有力见证。标准型文书档案工作体现在纸张、填写、规格、等多个方面，由于它涉及的技术含量较高，具有严谨的操作性，所以对工作流程的要求比较高。在档案信息的存储上，文书档案工作的收集、鉴定、保管都要按照严格的审批流程来看，使之相互协调、相互统一。

（2）安全性文书档案管理

安全性文书档案管理工作主要指的是具体的档案内容和形式而言的。在常见的医院档案中，一般会存在纸质档案和电子档案两种，这两种档案的形式有其不同的特点。纸质档案较为脆弱、不易保存。电子档案容易受到网络影响，存有极大的安全隐患，因此需要不定期的进行改变和加密。不管是纸质档案还是文书档案，其信息的保密性和安全性都是医院文书档案管理工作的重中之重。

（3）服务性文书档案管理

服务性文书档案管理工作是针对于领导的决策和业务探讨而言的。通过文书资料的统计、研究和编排，能够使这些历史资料在必要的时候发挥借鉴、参考的作用，让文书档案资料发挥重要的服务价值。特别是在等级医院、文明医院的评比上面，能够更好的反映医院医疗水平。除此之外，在医疗改革等方面，服务性文书档案能够强化医疗信息和人员的各项情况，使领导在进行决策的时候能够借鉴参考，为患者和医生提供更加便利的咨询服务。

2 文书档案管理工作中存在的问题

尽管文书档案工作具有如此重要的价值，但是在医院文书档案工作中，依然凸显出几点问题，具体分析如下：

（1）文书档案管理意识的缺乏

文书档案价值的重要性不言而喻，但是在当前我国一些医院建设中，存在着文书档案管理意识缺乏的现象。在档案管理队伍方面，缺乏具有专业档案管理水平的档案人员，由于管理人员自身知识的限制，文书档案工作存在文化素质低、业务知识弱的现象。而在医院建设上，文书资料档案工作价值想得到更大的发挥，就需要通过适当的文书宣传工作，扩大人们对文书档案工作的重视，继而减少文书档案工作的中的发展漏洞和潜在危机。

（2）文书档案机构的科学性较弱

文书档案管理的系统化是医院职能、机构松散的一个表现。档案管理混乱是医院管理者面临的重要问题。很多病理档案和图片档案简单的存放在各个科室，没有形成明确的分类整理，一旦遇到重大档案信息管理问题，那么会严重影响工作的具体进行。在综合档案信息上，没有明确的分出财务档案、科技档案、医疗档案等等。在X线胶片档案、病理切片档案等专业档案的存放上，也没有设立相应的部门进行管理。否则，在各种混乱的管理模式中，不仅不能实现管理模式的科学化、在资料存储、信息分类等方面都会出现不良的发展局面。

（3）文书档案的具体存放问题

尽管电子计算机技术已经深入千家万户，但是基于医院的实际情况，档案工作的硬件设施十分有限。很多医院的床位设置都十分拥挤，根本没有设立相应档案存放的科室，缺少档案管理工作的空间。而即使在电子存储技术的升级上，也应该设立相应的电子计算机、播放器、投影仪等设施，确保档案信息的调阅能够清晰、顺畅。

3 强化文书档案管理工作的若干策略

（1）提升文书档案队伍的专业素养

为了加强相关医疗法规的学习水平，相关医院管理者要通过各种措施，不断加强文书档案工作的管理水平。在医院领导对于档案信息存档的认识上，要予以一定的关注和认可。因为只有管理部门认识到文书档案工作的重要性，才能将档案管理工作纳入医院整体发展议程中。使每一个医院职工都能主动投入到医院文书档案管理工作中来。

在档案项目运作上，医疗部门要通过加大资金投入、增加医疗服务意识、提高绩效考核水平等方法，为档案管理人员提供必要的设施投入，为文书档案工作的发展奠定扎实的基础。同时，要不断强化档案工作人员的进取精神，既要让他们能够踏踏实实的进行医疗档案的收集，还有档案存放上面，融入“人性化”的管理方式，不断督促广大档案管理者努力做好医疗信息资料的整理，为医院临床医疗、教学、科研等方面建立完善的医疗保健服务，不断提升文书档案队伍的专业素养。

（2）制定严谨的医院文书档案管理流程

首先，相关医疗部门要建立“具体到科、责任到人”的制度，在档案信息的存储、保存等方面，树立周密的防范意识。档案管理人员首先要做好文书资料登记工作，通过档案登记、资料审核、批办、承办等规范的部门流程，对不同安全性、服务性等不同类型的档案进行规范的录入。确保文件的落实、收回、封存等等。对于各项服务类文件，要严格管理医院的印章，实施每件档案都需印章加盖封存的放法，把握好档案收集的安全性。在整个工作过程中，严格遵照相应的医疗档案标准来执行，确保文件资料的科学性。对纸质档案通过放置干燥剂、药粉的方法，起到防潮、防火、防虫蛀的作用，而在电子档案工作中，要通过人员轮换、定期更换密保、防火墙加固等方法，实现现代化、科技化的医疗档案管理方式。

（3）实现文书档案管理的现代化发展

随着时代的发展，传统的档案管理工作已经不能满足现代医疗的发展需求。在“无纸化“办公的今天，广大档案管理者要正确认识当前文书档案管理的发展现状，使相关工作能够沿着现代化的医疗方式进行，通过光盘、U盘等各项电子手段，节约医疗人力成本，深入的挖掘出医疗文书档案的利用价值。

同时，通过医疗专业的不同的方面，来及时更新和发展档案。例如，用建立医院内部医疗档案信息库的方法，提高信息数据存储速度和档案查阅效率。对于医疗内容单一、层次反映不够深入的医疗档案要实行综合的归纳方法，对于卷宗中设计重复的组合，要进行循序渐进的更新和发展。实现档案信息中记录条目的科学性和精确性，使档案的管理价值能够得到深度的体现。

4 总结

综上所述，为了提升医院的综合水平，确保医疗档案的科学性，在医疗文书档案工作中，相关部门要通过提升人员素养、强化档案信息办结流程等方法，对硬件设施、人员调配、技术维护等方面进行强有力的推进。使医院文书档案工作能够呈现更加流畅、完善的发展趋势，更好的为医生、患者提供帮扶。

参考文献

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