实物档案的管理及利用研究

李一卉

摘 要：在现代化发展的大背景下，城市工程项目建设在不断增多，一个个城建项目的实施，会产生大量的档案资料，其中实物档案成为重要的一种类型。实物档案，顾名思义，就是实际存在的资源与物品，其具有很高的档案管理价值与收藏价值，一般的城建实物档案管理都是一些文物、档案、书籍等，具有高度的珍藏价值。为了充分发挥实物档案的重要价值，应强化对实物档案的有效管理与利用，为此，本文就实物档案的管理及利用进行了分析与探究。

关键词：实物档案；管理；利用

作为城建工作的重要内容，档案管理工作非常关键，其所管理的档案资料都具有重要的价值意义，尤其是实物档案，具有独一无二性。城建过程中的实物档案是在城建工作开展的过程中经过不断的收集、整理而发现的，如木制品、石头、器具、陶器、瓷器等等，都属于实物档案，其中还包含有大量的文物，做好实物档案的科学化管理，是城建部门的重要工作。

1 实物档案的管理及利用的重要意义

新时期，为了实现社会的不断进步与发展，城市工程建设项目在不断增加，城市规划与建设正紧罗密布的展开，其在工程项目实施的过程中会产生大量的档案信息，其中不乏有城建资料、合同、项目设计方案、图片、音频、影像资料等。除此之外，还会产生大量的实物档案资料，如木制品、石头、器具、陶器、瓷器等等，都是在城建过程中的常见实物资料[1]。这些实物资料都是城建工程建设过程中不断积累下来的，且这些实物资料具有很高的应用价值，能为研究人员提供重要的信息借鉴，同时，在城建过程中还会发现一些文物，如古代的宝剑、刀具、陶瓷等，既是实物档案资料与文物资料，对城建工作具有重要意义。新时期，城建工作在如火如荼的开展，若想城市建设工作得到不断的突破与发展，应强化对城建实物资料的管理，对实物资料进行合理的开发与利用，对未来城建工作的开展具有重要价值。实物档案信息必须保证资料的原始性与完整性，不得对原始数据进行更改，否则就失去实物档案资源管理的意义[2]。

2 实物档案收集的基本流程

2.1 注重对实物档案基础信息的掌握

城镇化建设的不断推进，城市环境改造与建设成为当前的重要工作，在旧城改造过程中，必须对所施工区域的实物档案资料予以调查、分析，及时对旧城改造现场或历史文化区域进行实物档案的及时规范，对现场实物档案资源的类型、形态与基本布局等信息进行初步的把握，同时为保证实物档案资料的完整性，应强化对信息的有效收集，开展档案的实时跟踪与管理工作，是保证档案质量的重要前提。

2.2 注重档案由粗到细开展收集工作

在城建项目开展的过程中，做好实物档案的收集工作变得异常重要，以馆藏档案为重要根据和前提，尤其应关注馆藏中关于实物档案典藏的记录与运行模式，与城建工程实际运行情况的有机结合，进而确定初步的收集范围。在开展档案调研与咨询的过程中，应对城建实物档案开展更为规范性的分析，以突发城建工作开展的特色性、代表性与系统性[3]，在保证实物档案具备高度珍藏价值的同时，还要具备实际使用效益，可为收集范围的确定提供重要的借鉴。

2.3 强化对实物档案的组织论证工作

通常条件下，实物档案的存在价值更高，甚至很多都属于重要的文物，其社会价值与文化价值较高，其在城建工作中发挥重要价值的同时，还要具备一定的文化储备功能，为了保证实物档案运营的规范性，应开展组织论证工作，由专家对所收集的实物档案资料的价值予以评估，同时还要对档案资料的特色性、应用价值、开发空间和易保管性等予以分析，以保证实物档案的真实性。

3 实物档案管理策略

3.1 做好实物档案的收集与登记工作

档案信息的合理化处理与归档，应及时对相关信息进行收集与处理，并将重要的信息进行更为规范性的整理与归档处理，及时按照实物档案的储藏要求进行更为规范性的保管，是保证档案真实价值的基本条件。在城建实物档案收集时，应及时办理好相应的交接手续，要填写好相应的移交书[4]，并对相关实物的数量、类型、资料完整性等予以检查与清点，以保证资料信息的一致性与完整性。在档案移交书中应主要涉及到交接双方的名字、责任、工程项目的名称、事物名称、数量以及一系列的目录清单等，然后对这些实物资料进行整理与安排，最终移至档案库。实物档案资料收集完毕后，应加强后续的档案管理工作，制定更为科学合理的档案管理制度，强化日常档案资料管理的合理化登记，若相关人员来领取或借阅档案时，必须对档案室的出入记录进行登记，及时对档案领取人员姓名、领取时间、隶属部门、用途等予以明确记录，不可遗漏任何一个档案管理的关键点，是档案管理工作的基本条件。

3.2 建立完善的实物档案管理制度

在城建工作开展的过程中，仅仅是通过纸质档案、音频档案、影像档案是完全不够的，还需要相应的实物档案予以辅助，是保证城建工作高效开展的关键[5]。面对实物档案管理工作，应建立更为完善的实物档案管理制度，借助制度来约束与规范相关人员的行为、责任，能大大增强管理人员的责任意识与使命感，同时，建立相配套的奖惩制度，将日常实物档案管理工作中所存在的实际性问题全部罗列到制度体系中，利用制度来约束相关人员的行为，保证档案管理工作的规范性，做到档案管理工作的有章可循。

3.3 做好实物档案的合理化库存管理

一般情况下，实物档案与一般的文字档案、音频档案不同，其对外界环境的要求较高，会使得实物档案的质量受到严重的威胁，且实物档案的寿命会受到严重的影响，做好档案的库存管理工作非常关键。实物档案库存管理的有效开展，必须根据实物的储存要求进行合理化的规范，且其会因为种类不同对存储条件的要求也不尽相同。实物档案形态各异，体积不同，若想保证实物档案的质量与使用价值，应强化对实物档案的针对性保管，分别从档案的安全性、经济性等方面予以考量，对于档案管理来说是一项重大的挑战。一般情况下，实物档案都保管在库房，因此，库房必须具备干燥、防潮、防火、防高温、防霉等特点，根据实物档案的实际属性来选择合适的承载器皿与保存环境。例如，在城建项目中所收集的易碎实物，要将其放置在相对平稳、安全、固定的空间内；若实物为金属材质，应禁止放置在容易生锈、防止氧化的条件下，以提升实物档案的质量。

4 实物档案的利用

实物档案的收集与管理并不是一种摆设，而是可以作为后续相关工作的重要依据，强化对实物档案的合理化应用非常关键。实物档案的利用，其所呈现的是最为原始性的信息，能为城建相关人员提供重要的信息借鉴，更具立体性与说服力。此外，以实物档案为前提，打造相关的照片管理体系，可大大提高实物档案的利用率。借助现代化的数字化技术、计算机技术等，可为馆藏提供足够的制作目录、图册以及光盘等，能丰富档案资料的表现形式，提高档案的利用率。

5 结束语

综上所述，实物档案是城建工程项目实施过程中的常见档案表现形式，研究人员会将这些实物进行收集、整理与归档，以求为后续的研究、工程建设提供重要的借鉴与依据，实物档案的价值意义是不容忽视的。强化城建实物档案的有效管理，既能为以后的城建工作提供借鉴，也可为实现对重要文物的保护，将这些实物档案视为城市发展的特色与名片，创新与完善实物档案管理模式是必然选择。

参考文献

[1]吴静研. 高校实物档案的管理与利用论析[J]. 保定学院学报，2013，06：114-117.

[2]卢剑虹. 浅谈加强实物档案的管理与利用[J]. 科技致富向导，2013，15：185.

[3]何晓晖. 企业实物档案管理利用[J]. 铁道勘察，2012，03：104-106.

[4]耿丽，张振玲，李燕，张波萍. 浅议高等农业院校实物档案的管理与利用[J]. 教育教学论坛，2012，39：19-20.

[5]张秀清. 实物档案的管理与利用[J]. 科学中国人，2015，33：107.