人事档案知情权研究

李晓红

摘 要：人事档案知情权是当事人合法拥有的、对人事管理部门保管有关自己档案材料内容状况及利用情况等方面的权利，大体包含人事档案填写内容和人事档案管理与利用状况两个方面。有效提升当事人对自己人事档案的知情权，具有非常重要的现实意义。本文研究人事档案知情权有关问题，首先从保障人事档案知情权的依据阐述出发，包括法律依据、事实依据和公共需求，然后就加强人事档案知情权的重要性进行了深入的分析。最后就如何提升人事档案知情权的具体实现途径从完善立法，健全监督机制、加快人事档案信息化管理进程、深化人事档案体制改革及推进人事档案告知制度多个方面进行论述。希望为今后人事档案知情权方面的研究奠定一个具有参考价值的文献基础材料，促进我国人事档案知情权深度发展。

关键词：人事档案；知情权；信息化管理

为了最大程度上保障人事档案的真实性、保密性和准确性，我国人事档案长期以来一直奉行内向式的封闭管理模式。由于人事档案不对当事人开放，直接导致人事档案知情权这种应有权利无法成为法定权利和现实权利，严重阻碍了我国人事档案开发利用的效率[1]。为此，本文研究人事档案知情权有关问题，无论在理论意义上还是在现实意义上都具有非常大的研究价值。

1 保障人事档案知情权的依据

1.1 法律依据

从法律的角度来看，虽然人事档案知情权并没有在我国《宪法》中明确体现，但是根据《宪法》中“中华人民共和国的一切权利属于公民”这一条来看，人民享有人事档案知情权。因此，在我国法制化社会建设历程不断加进下，保障公民人事档案知情权是未来法制化建设的必然趋势，同时也是我国法制社会建设进程中的一项核心任务[2] [3]。

1.2 事实依据

人事档案知情权的事实依据体现在人事档案内容组成上。人事档案的部分材料都是由当事人亲自填写，有些需要组织盖章认可后才能够进入人事档案。对于少数鉴定，包括考核、考察材料、政治历史审查等资料，当事人却不知道里面的内容，需要对档案当事人暂时性的保密。因此，人事档案中真正对当事人保密的内容仅仅只是占据了其中的小部分，而不是全部。这为人事档案知情权奠定了事实依据。

1.3 公共需求

随着我国人才跨区域流动频率的加快，人事档案一般都委托给人才中心代为保管。并且人事档案当事人通过人事档案了解自身情况的需求也逐渐增加。从目前的实际情况来看，人事档案材料虚假、不全面及材料归档随意性等问题也在逐渐加剧。再加上人事档案当事人迫切希望通过人事档案信息如实反映自己真实情况的意愿也在增强[4] [5]。如果当事人没有享有对其人事档案的知情权，那么根本无法保障这一基本述求得到实现。

2 加强人事档案知情权的重要性分析

加强人事档案知情权，无论是对于国家、社会、企业，还是对于个人都具有至关重要的作用。首先，加强人事档案知情权有利于解决人事档案管理中出现的一系列问题。在我国，人、档分离的现象较为普遍，人事档案内容虚假、材料不完整等问题较为突出，从而大大降低了人事档案的真实性和可靠性。同时，封闭性的人事档案管理无疑造成了人事档案当事人丧失了解自身档案信息的权利，从而降低了人事档案的社会价值。这些普遍问题的产生在一定程度上都与人事档案知情权保障缺乏存在关联。因此，加强人事档案知情权，可以有效解决人事档案管理工作中遇到了各种问题[6] [7]。

加强人事档案知情权，可以推动人事档案的社会认知度。例如，户籍改革制度的推进与人员跨区域的流动，使得人事档案内各种各样的鉴定材料补充和填写并没有按照统一的标准进行。同时监督机制也异常匮乏，很多的鉴定结论只是流于形式，严重影响到了人事档案的参考价值和社会认知度。为此，提升人事档案知情权，不仅仅可以将监督机制引入到人事档案管理工作中，同时还能够提升公民对人事档案的重视程度，增强对人事档案管理工作的重视，加深对人事档案内容的理解。

加强人事档案知情权，可以有效实现人事档案的价值。人事档案的真实性是其价值的基本体现。但我国长久以来对人事档案封闭性的管理，直接造成了社会用人单位对人事档案上的单方面控制，非常容易导致人事档案造假事件的发生。但是，一旦保障人事档案知情权，就能够及时打破当下人事档案材料内容造假的生存环境，最大程度上杜绝人事档案材料内容虚假情况的发生，提升人事档案的自身价值[8]。

3 提升人事档案知情权的具体实现途径

3.1 完善立法，健全监督机制

完善管理制度需要建立一支由专业管理机构统一管理的人才队伍，为人事档案查阅创造出更加快捷的查阅程序。同时还需要明确人事档案管理人员的职责，对于随意公开、篡改他人档案信息的行为给予严厉的处罚。完善人事档案监督管理工作，向社会大众公布人事档案管理的监督电话，方便公民了解人事档案监督管理工作，并根据实际情况开展人事档案监督检查工作，保护公民的隐私权。

另外，工作调动档案转递、下岗后人事档案托管时，当事人对于自身档案的内容、简述等要知情，交接时严格手续，便于责任的明确。对于后期哪一个环节上出现的问题，便于查询并且追究各方面的责任，防止相互推诿扯皮的情况发生同时也可以对人事档案管理部门起到监督作用[9] [10]，使得人事档案管理人员责任心增强，严格按照人事档案管理规定管好人事档案。

3.2 加快人事档案信息化管理进程

加快人事档案信息化进程要求人事档案管理部门建立人事档案信息管理系统。建立人事档案信息管理系统是信息时代存储和利用人事档案信息资源的必然要求，同时也是实现人事档案信息资源和社会共享的必要条件，为保障当事人对人事档案知情权提供了强大的技术性支撑。当前在人事档案信息管理系统构建方面，许多地区出现了典范。但每个区域的人事档案信息管理系统构建，必须要结合自身所在区域的人员流动、地方人事档案管理法规等实际情况来制定，杜绝完全照搬的情况出现。建立信息数据库需要充分发挥现代网络技术的优点，将人事档案与互联网结合，建立公开化的现代信息系统。进一步完善计算机技术作为人事档案管理工作的辅助性功能，建立网络人事档案数据库，从而有效提升人事档案管理工作的效率，实现高度共享的人事档案查询功能，使得当事人可以随时随地直接进行个人档案的查询与管理。

3.3 深化人事档案体制改革

由于人事档案具有封闭性、内向性等特点，直接造成了社会公众对人事档案的认知处于一种神秘的误解状态。为此，要想加快人事档案知情权建设，就必须要改革当前人事档案管理体制，竭尽全力营造良好的人事档案社会亲和力，促进人事档案知情权的保障体系建设。无可否认，虽然人事档案信息的公开势必会造成一定的矛盾与纠纷，但是如果将监督机制引进来，同时严格把控人事档案的形成过程，就可以有效减轻由于人事档案公开引发的负面问题，保障人事档案内容的公平性、公正性。以此同时，也可以采取针对性的法律法规，并结合技术性的操作手段，提供人事档案利用过程中的监控细作和防范措施。

改进人事档案信息开放形式必须要全面注意人事档案的安全性，杜绝忽视人事档案保护工作的现象发生。由于人事档案的特殊性，原始内容诸如当事人手稿、审核人签名等重要记录，一旦遭到破损将无法修补。在对人事档案进行数字化信息转换时，就必须要加强对人事原始材料保护工作。在利用网络技术时，还必须注意计算机病毒或者是硬件损害等意外情况带来的危害。因此，在人事档案信息开放形式的挖掘中必须确保人事档案的安全。

3.4 推进人事档案告知制度

推进人事档案告知制度是保障人事档案知情权最为直接的方式，但也需要注意以下几个方面的问题。首先，本文所指的人事档案告知并不是人事档案内容的完全公开，需要根据具体的人事档案内容而定。对于人事档案当事人履历、自传等方面的客观性材料和考核鉴定等方面的主观性信息，可以公开。保障人事档案当事人理应享有的知情权，特别是对于个人处分方面的材料，必须要经过本人才能够适当公开（国家司法单位及其他法律规定的情形除外）。同时，对于检举、揭发人等个人身份信息需要做好严格保密工作。除此之外，对于其他组织或者个人对人事档案进行利用的情况及在这一过程中的维权方式，也需要在最短的时间内告知人事档案当事人，包括以下两种方式。一是由人事档案管理不同采取有效手段，将人事档案当事人拥有人事档案知情权的内容告知本人（主动方式）；二是人事档案管理部门依据法律法规，按照人事档案当事人的申请，将其所关心的人事档案内容在规定的时间内通过电子邮件、电话或材料寄送等方式告知人事档案当事人（被动方式）。也可以将以上两种方式合并使用。

4 结语

人事档案作为国家、社会进行人事管理工作的重要收集资料，可以最大程度上反映出个人的工作能力和社会价值。但随着人们档案意识、法制意识的不断增强，人事档案引发的问题频繁突出，给社会管理及人才配置带来了严重的阻碍。加之我国现存的人事档案管理制度也不能够完全满足人民群众享受知情权的内在需求。人事档案知情权是当事人合法拥有的、对人事管理部门保管有关自己档案材料内容状况及利用情况等方面的权利，大体包含人事档案填写内容和人事档案管理与利用状况。长久以来，为了最大程度上保障人事档案的真实性、保密性和准确性，我国人事档案长期以来一直奉行内向式的封闭管理模式。由于人事档案不对当事人开放，直接导致人事档案知情权这种应有权利无法成为法定权利和现实权利，严重阻碍了我国人事档案开发利用的效率。

在这样的背景下，有效提升当事人对自己人事档案的知情权，具有非常重要的实现意义。本文研究人事档案知情权有关问题，首先从保障人事档案知情权的依据阐述出发，然后就加强人事档案知情权的重要性进行了深入的分析，最后就如何提升人事档案知情权的具体实现途径进行论述。其主要的目的在于对今后人事档案知情权方面的实践工作奠定可行条件，促进我国人事档案知情权深度发展。

参考文献

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[2]赵雪妮.浅析人事档案的阳光化管理——适度公开人事档案，维护当事人知情权[J].经营管理者，2011，20：132.

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[4]李莉鸿.人事档案知情权存在的种种弊端及其改进方法[J].兰台世界，2010，06：46-47.

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[10]张秀，勾丹.高校人事档案知情权推进的困境及其利益相关者分析[J].云南档案，2014，07：43-45.