推动国有企业档案管理数字化建设的策略探析

摘 要：信息化、数字化、智能化是当前社会科技发展所呈现出的一种必然趋势，随着其如今被广泛运用于社会其它行业以及各个领域之中，其快捷性、系统性以及科学化的管理模式以及服务特点，逐渐为使用者所高度重视。国有企业档案管理工作的有效性不仅是企业平稳、快速发展的重要基础，也是指导高层决策、员工调升等相关事宜的重要依据和有效凭证，因此，促进数字化建设与档案管理相结合，不仅是顺应时代发展的必然要求，也是国企改革创新的必然方向。

关键词：国有企业；数字化；档案管理；信息服务

随着科学技术的飞速发展，人类社会已步入信息社会。这一形势不仅给国有企业档案管理工作带来了新的机遇，同时也发起了新的挑战。如何改善档案管理工作、如何推动数字化建设进程、如何提高档案管理水平等一系列问题是国企档案管理人员面临的新课题。因此，积极探究国企档案管理数字化建设路径具有重要社会意义。

1 档案管理数字化建设的必要性

在信息化社会，因特网普及与网络技术的发展使得数据资源获取、共享成为现实。在世界各个角落，人们均可通过计算机访问数据信息资源。在这种环境下，数据档案馆、档案信息系统应运而生，进一步提高了数据资源的共享程度。数字化引入档案管理不仅能够实现管理清晰化、服务流程规划化，同时能推动广大档案管理人员综合素质提升，以及专业化能力的拔高。反之，如果一味地沿用传统、旧有的管理模式，排斥对数字化进程的引入，不仅将制约国企内部管理工作流程和效率的提升，更将影响到广大档案信息的安全化实现，最终将影响到国企科学化的发展进程。

2 影响档案信息化建设的因素

（一）档案信息传输问题。档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，一旦云端被攻克、或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么随即而来的就是档案信息安全性的全面丧失。而档案数字化建设离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。所以说，影响档案数字化建设的首要因素即是档案信息传输安全。

（二）档案信息介质问题。当网络和计算机技术成为档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，其安全与否、其抗灾害能力如何，也自然成为了影响档案安全的重要因素。如，档案存储的外在介质，当其遭遇到不可抗力灾害（地震、火灾或其它类型的自然灾害）时，其中固有的信息数据则很有可能随着外在介质的被破坏，而遭到严重的损害；又如，进行信息数据维护的工作人员一旦出现擅离职守、或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，便将导致档案独立运作系统的全盘崩溃。

3 推动国企档案管理数字化建设的措施

相较于传统档案管理方式本身存在着的片面性、滞后性以及宣传薄弱型的特征，数字化能够充分利用既定档案内容所生成的电子数据信息，利用数据以及多媒体和网络平台，使得处于不同地域、不同工作环境的工作人员能够使用统一的管理数据系统，在基于安全的情况下，实现网络共享。因此，推动国企档案管理数字化建设是极具现实意义的。基于上述理论与笔者工作经验结合，下文将就推动国企档案管理数字化建设的具体措施展开探讨。

（一）建立网络共享服务平台，提高内部调档与查询速度。首先，可通过计算机网络技术加强对于国企档案信息的管理，完善档案信息处理过程中的各项事务的操作与运营，保障信息技术的使用能够切实为国企管理服务，并始终贯彻于档案管理工作的各个流程当中，全面推动现代化的实施。其次，建立网络共享服务平台，按照档案信息的具体内容和所属区域进行分类归档，并提供非限制和非保密性文件的统一检索和管理服务，提高调档查询速度，提升工作效率。而在这一过程当中，电子档案的收集、转化以及上传是应当给予高度重视的环节，为保障工作效率，笔者认为应建立自动上传的窗口及网络技术，在接收数字档案时，同步完成自动上传，实现收集、上传、归档等链条式的管理模式。

（二）重视档案数据信息安全，扩大管理业务的培训范围。加强对档案信息安全维护的主要手段之一，就是保障信息内容的完整性、可用性以及严密性。相对于传统纸质档案只限于纸质载体媒介的客观形式，数字化建设下的档案存储介质以扩充为光盘、硬盘等一切可以用于存储数据的电子载体，这就使得对其安全性维护变得更加复杂与艰难。为此，国企档案管理人员必须及时展开信息安全业务培训，提高对安全内涵、安全意识的重视度；从理论和实践两个角度出发，在提升档案管理人员理论素养、促其从理论上了解技术和科技发展趋势的同时，还要从实践操作的角度加强对档案管理人员基本业务技能的培训，提升其有关计算机网络应用技术、云端、大数据等的操作使用本领，切实强化技能水平。

（三）全面采取信息安全备份，强化档案信息安全性管理。非人为的不可抗力因素，是对档案信息安全造成重大损害的症结之一。计算机网络硬件故障、各类自然灾害和不可预估性事故一旦出现对于档案、尤其是对国企内部“孤本”档案所造成的危害无疑是致命性的。其不仅会威胁到企业档案信息本身的完整性，更将影响其使用价值，以及日后可用性，所以，在提高企业档案信息安全性的同时，还应当适时做好档案数据的安全备份工作，以防万一，以备不时之需。此外，为了让数字档案备份更加安全、更有保障，档案管理人员可进行多重备份，并定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。需要注意的是，备份至云端的数据需要及时构筑防火墙、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升提供更多重保障。同时，为了避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现，对于国企数字档案的备份还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害，或是其他可能威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时还可增加一定的资金和设备投入，来完善对于两地同档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。

4 结语

立足于信息时代下，先进科学技术已逐步取代传统档案工作方式，科学技术使档案管理工作人员在繁琐的工作中解放出来，无须花费大量精力、时间处理琐碎工作，从而有更多精力投入档案资源开发中去。在档案管理中积极应用数字化技术，能有效实现信息自动化存取，促使纸质资源数字化、电子化，进一步提高档案工作效率。与此同时，在数字化技术支持下，档案资源开发也逐步朝向更深层次、高水平、智能化发展，从而能够更好的满足不同角度、不同层次读者需求。因此，国有企业应基于目前档案管理工作现状，积极创新，加强数字档案信息安全性管理，从多角度、多层面出发，定期进行网络系统的升级和排查，将电子信息的安全化使用纳入有关的法律体系当中，以免不法人员窃取相关信息而造成难以想象的损失和危害。唯有最大程度保障数字信息共享化和安全化的完美对等与平衡，国有企业档案管理数字化建设才能以一种更加和谐的状态发展，为国企可持续发展战略目标的实现提供更多服务与便利。

参考文献

[1]吴明华.档案信息化标准体系建设研究[J].办公室业务，2014（15）

[2]宋可可.新时期企业档案管理体制、模式的建构[J].商场现代化，2008（31）

[3]卓云芳.企业人事档案管理中的路径依赖与选择[J].兰台世界，2008（03）

[4]任文娜.央企科技档案工作新特点探析[J].兰台世界，2011（08）

作者简介

赵宇红（1978-），女，吉林松原，档案馆员，档案管理。