公路工程质量监督文件管理标准化研究

赵一林， 罗卫华， 郑京杰， 常广乐

(1.湖南省交通建设质量安全监督管理局， 湖南 长沙　410000；

2.湖南省永龙高速公路建设开发有限公司， 湖南 永顺　416700；　3.湖南大学 土木工程学院， 湖南 长沙　410082)



公路工程质量监督文件管理标准化研究

赵一林1， 罗卫华2， 郑京杰1， 常广乐3

(1.湖南省交通建设质量安全监督管理局， 湖南 长沙410000；

2.湖南省永龙高速公路建设开发有限公司， 湖南 永顺416700；3.湖南大学 土木工程学院， 湖南 长沙410082)

摘要：通过对公路工程中文件管理工作的现状进行研究，通过对湖南省公路管理过程中的各类规范、制度以及各类模板进行梳理，针对目前公路工程质量监督过程中，文件管理相对较为繁杂，且存在较为严重的执行问题，在对各种质量管理理论分析的基础上，将各项理论进行比较，利用全面质量管理理论提出了相应方案，通过对各个环节文件管理和监督，以全面参与和逐步改进为特点，制定了整个监督过程中相应的方案和表格。

关键词：公路工程； 质量管理； 文件管理； 全面质量管理

1公路工程中文件管理现状

公路工程文件是在公路工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图[1]，是施工单位、监理单位和建设单位对工程管理的重要依据，也是合理使用、维护的主要依据。

公路工程文件管理工作作为质量管理的重要组成部分，其工作开展的标准与否，直接体现出企业的技术水平和管理水平。

虽然经过几十年的发展，公路工程中的文件管理工作已经形成了一定的制度性和规范性，总体形势已经步入正规，但与现阶段发展要求相比，我们的管理工作仍存在不相适应的方面，仍需进一步完善细节制度，加快推进管理过程中的规范性和专业性。

文章结合调研和实践，通过对湖南省高速公路文件管理各方面的研究，认为公路工程质量监督的文件管理存在以下几项突出问题：

1) 公路工程文件管理工作缺少指导性文件；

2) 施工日志内容不具体，填写不规范；

3) 资料报审不及时，与工程进度不同步；

4) 日志记录等内容简单，出现后补日志的现象；

5) 施工材料存档混乱，查找困难；

6) 竣工后材料移交不及时[1]。

2全面质量管理理论的可行性研究

针对上述问题，从公路工程质量监督文件管理标准化角度出发，笔者认为需要做到以下几点：

1) 健全资料管理制度。

制度的建立是公路工程质量监督文件管理的重要保障，应对项目中的文件管理进行标准化的管理，从文件的提交、文件的书写、文件的归档等方面提出明确的要求。

2) 做好资料的收集和记录。

对于公路工程的参与方，对于施工过程都应做好资料的收集和记录，按照要求进行填写和上报，并及时归档，各相关负责人应在工作上相互配合，做好衔接，使工作井然有序，确保施工材料与工程进度的同步。

3) 统一文件格式、标准。

各单位应统一文件的格式和标准，避免因格式不同导致的查阅困难、信息不完整等问题，避免因标准不同而导致文件一改再改，浪费时间，浪费资源。

4) 加强文件的分类建档。

按照文件的类别进行划分，相应的建档、存档，方便于文件的检查和管理。

5) 做好文件自检工作。

各单位主管资料人员应定期对文件资料进行阶段性检查，对资料进行整理，确保文件资料的及时性和完整性。

针对以上观点，与其他质量管理理论相比，从广义上讲，全面质量管理理论存在普遍适用性，尤其在工程领域中的应用，已经广泛应用于诸多领域，不论是在理论研究，还是在实践运用上的验证，都取得了较为满意的效果[2，3]。作为公路工程的一项重要组成部分，文件管理工作中采用全面质量管理理论存在一定的合理性和必然性。从狭义上讲，全面质量管理理论存在以下几方面特点也说明了文件管理工作引入全面质量管理理论具有一定的可行性。

全面质量管理作为一个以质量为中心，以全员参与为基础，以最大程度满足客户需求为目标，并可以进行持续改进的质量管理理论，已经在土木工程行业乃至整个工程领域得到了较为广泛的应用。该理论通过计划阶段、实施阶段、检查阶段和处理阶段四个步骤对工程进行全过程的质量监督和管理(见表1所示)，不断地将结果与预期进行比较，并逐步改进，最终得到最大程度上符合客户需求的结果[4-6]。

表1 PDCA管理循环流程循环阶段阶段目的方法说明计划阶段(P阶段)找出问题与标准对比,判断问题是否存在找出各阶段中的影响因素找出影响因素的主次因素分析原因寻找问题原因,分析主次矛盾制定措施确定对策,制定执行方案实施阶段(D阶段)实施措施按措施要求进行实施检查阶段(C阶段)检查改善后的工程与标准对比,判断问题是否存在找出影响因素的主次因素找出各阶段中的影响因素处理阶段(A阶段)总结经验修正标准化要求,提供相应经验、数据转入下一循环依照以上方法进行下一循环

1) 程序严格。

合理的程序是文件管理的重要要求，只有严格按照规定的程序进行，才能确保文件管理的合理性和规范性，才能保障工程合理合法的进行。而且该项特点，在目前管理人员缺乏相应培训的情况下，更为实用。

2) 注重全员参与。

全面质量管理注重工程的全面管理以及人员的全员参与，针对目前文件管理的阶段性和单一性，尤其是针对文件管理员的参与性，该特点促使整个过程的监督和管理以及各个人员的监督和管理，粗至竣工验收等重大环节，细至重点工程的细小环节，保证了各项任务的合法和规范。

3) 注重过程管理。

在文件管理的现存问题中，一个较为严重且比较容易被忽略的问题就是文件管理的检查一般只注重结果，不关心过程，体现在工程中就是文件的自检不够详细，而全面质量管理不同于其他质量管理理论的一点就是注重过程管理，在过程中发现问题，并解决问题。

4) 及时评估。

针对每一项的管理，都有相应的文件，并针对文件进行及时的评价。在目前的阶段，文件管理队伍不仅要根据要求记录内容和填写报告，同时还要作为评估者对自身工作进行监督，缺乏科学的、客观的评估机构，而全面质量管理的这一特点促使了问题的发现和解决，便于及时改进和总结经验。

5) 持续改进。

随着时代的进步，文件管理的要求和存在的问题会逐步凸显出来，另外，常年积累的办法，也会随着时代的变化而出现不合理和不适应之处，而全面质量管理理论则为这一问题的发生提供了科学而明确的方向。

3全面质量管理理论在文件管理中的应用

根据全面质量管理理论要求，认为完善文件管理的主要工作任务是要认真做好现有管理阶段的划分和各阶段管理体系的规范，所以根据理论的要求，我们的工作重点应该放在关注管理流程的梳理、文件格式的统一以及档案管理的规范上，也就是标准化的管理上。

在文件管理的过程中，将结果与标准进行比较，找出存在需要完善的问题的过程对应全面质量管理的计划阶段(P阶段)；返回相应过程进行完善的过程对应全面质量管理的实施阶段(D阶段)；将改善后的结果与标准进行比较，对应全面质量管理的检查阶段(C阶段)；对完善过程进行总结，并进入下一阶段对应全面质量管理的处理阶段(A阶段)。

3.1管理流程标准化

所谓质量监督文件管理流程的标准化，即为对文件管理的流程进行规范，制定一定的标准。根据公路工程的总体流程，制定以下流程图(图1)(左侧为质量监督过程中不同阶段，右侧为各阶段需留存的相应文件)。

图1　流程图

3.2文件格式标准化

文件格式，实际上就是文件的外观形式，是准确体现文件内容的方式方法，虽然文件格式的改变并不会影响内容的表达，但是标准化的文件格式可以让查阅者对信息一目了然，也能使内容更加完整充实。

文件格式的标准化在一定程度上是准确地撰写文件、确保文件效用的前提条件，是提高文件处理效率的根本保证，也是方便文件制发、传递、办理和归档的基础。

在公路工程的前期准备和施工过程中，在每个环节都会形成相应的文件[7，8]，这些文件不仅仅要求齐全，还应按照规定的模板及规范的格式进行填写，以便监理人员、业主和政府管理人员的检查及归类[9]。

文件格式的标准化包括以下几个方面：

1) 文件种类标准化：按照本行业法定权限，结合工作实际，质安监管公文分“通用公文”和“专用公文”两种，不同的用途应使用相应的公文、文件。

2) 文件内容标准化：不同的文件种类应对应相应的内容，例如请示为下级对上级，批复则为上级对下级。

3) 文件书写标准化：对于存档的工程记录等文件，各文件的书写内容、书写方式都有一定的要求或同意的模板，方便管理员的分类和存档。

3.3档案管理标准化

档案标准化就是要求档案管理实现规范化、科学化、信息化。监督过程中文件的存档进行规范化的管理，便于监督和检查。

档案应由专人管理，并对管理人员进行培训，提高管理人员的业务素质。

存档范围包括自交通工程建设项目质量监督申请，工程项目建设期间质量安全监督检查、检测、交工验收质量检查、检测、工程质量评定，缺陷责任期质量检查、检测，竣工验收质量检查、检测，监督检查的意见、通报等文件及整改回复资料，举报调查，直至工程项目竣工质量鉴定全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等形式与载体的原始记录等。

档案移交时必须进行简单编目，按监督申请、中间检查、交工检测、举报调查其它等内容分好类，贴好标签再移交。归档资料应为原始资料。

4实践与总结

依据文章提出的质量监督文件管理的相关理

论，笔者以龙永高速公路为例进行实践。在龙永高速公路建设过程中，文件的管理流程严格按照文章介绍程序和相应文件模板进行，结果显示不论是建设过程中的质量监督，还是工程后期的存档备查，该流程都具有较为显著的可行性和先进性。

参考文献：

[1] 庄园，徐臣晨.论如何做好工程施工资料的管理工作[J].科学中国人，2015(3)：82.

[2] 张治帅.ISO9000质量管理体系在机关公文处理中的应用研究[D].大连：大连理工大学，2009.

[3] 刘燕婷.公文处理规范化中存在的问题与对策[J].广东行政学院学报，1998(3).

[4] 雷冬兰.公文处理中的问题与对策[J].丽水师专学报，1997，19(4).

[5] 万衍.基于PDCA循环的建筑工程施工质量控制研究[D].重庆：重庆大学，2009.

[6] Haidong Wang，Guangle Chang.Theoretical Research on New Method of Highway Engineering Quality Supervision and Management-Comprehensive Six Sigma Quality Management[J].Architecture，Building Materials and Engineering Management IV，2014：2250-2263.

[7] 王海天.IS09000质量管理体系在政府部门的建立与实施[D].厦门：厦门大学，2006.

[8] 北京土木建筑学会.建筑工程资料表格填写范例[M].北京：经济科学出版社，2005.

[9] 北京土木建筑学会.市政基础设施工程资料表格填写范例[M].北京：经济科学出版社，2005.

中图分类号：U 415.1

文献标识码：A

文章编号：1008-844X(2016)01-0001-03